Aan het organiseren van een vergadering kleven verschillende vereisten. Voldoet u niet aan deze vereisten, dan zijn alle besluiten vernietigbaar. Het is dus van groot belang dat u zich aan deze formaliteiten houdt.
Handleiding
1. REGLEMENT - Beschikt u over een kopie van de splitsingsakte? En heeft u de juiste versie van het modelreglement bij de hand? Indien u de akte niet heeft, kunt u deze hier opvragen. De modelreglementen treft u op deze pagina. In de akte van splitsing kunt u lezen welk modelreglement op uw VvE van toepassing is (meestal onder het kopje vaststellen reglement of iets soortgelijks). Klik hier voor een handleiding splitsingsakte lezen voor tips bij het interpreteren van de akte.
2. NAMENLIJST - Controleer of u over alle namen en adressen van de VvE leden beschikt. Mocht u deze niet allemaal hebben, vraag dan de ledenlijst van uw VvE hier op.
3. OPROEPTERMIJN - Controleer in de akte wat de oproeptermijn is voor de vergadering. De oproeptermijn hangt om te beginnen af van welk modelreglement u heeft: modelreglement 1972 (8 dagen), modelreglement 1973 (8 dagen), modelreglement 1983 (8 dagen + dag van vergadering + dag van verzenden uitnodiging), modelreglement 1992 (15 dagen + dag van vergadering + dag van verzenden uitnodiging), modelreglement 2006 (15 dagen + dag van vergadering + dag van verzenden uitnodiging). Let op dat de oproeptermijn in de akte niet gewijzigd is!
4. DATUM VASTSTELLEN - Zodra u weet welke oproeptermijn u moet hanteren, kunt u een datum prikken (hou er rekening mee dat u ook tijd nodig heeft om alle documenten te verzamelen of te maken. Zie de volgende stappen).
5. UITNODIGING SCHRIJVEN - Schrijf de uitnodiging. Zorg ervoor dat hierin in ieder geval het volgende staat: (A) Datum vergadering, (B) Tijdstip vergadering, (C) locatie vergadering, (D) verwijzing naar de agenda (meesturen met de uitnodiging!). Let op: u dient de uitnodiging te versturen naar het woonadres van de eigenaar! U kunt een voorbeeld van de uitnodiging hier downloaden.
6. AGENDA MAKEN - Maak de agenda (een voorbeeld kunt u hier downloaden). Hierin komen alle punten te staan die besproken moeten worden en waarover besluiten genomen gaan worden. Standaard dient u de volgende punten op te nemen:
- Tekenen presentielijst, vaststellen aanwezige stemmen, vaststellen agenda. (Tijdens elke vergadering moet de presentielijst getekend worden. Hierop staat de datum, tijd en locatie van de vergadering en de aanwezigen zetten hierop hun handtekening. Daarna telt u hoeveel procent van de stemmen vertegenwoordigd zijn in de vergadering. Tenslotte keuren de aanwezigen de agenda goed)
- Ingekomen stukken (onder dit agendapunt kunt u zaken bespreken die tussen het moment van verzenden van de uitnodiging en het houden van de vergadering bekend zijn geworden)
- Goedkeuren jaarstukken vorig boekjaar en goedkeuren begroting lopend en / of aankomend boekjaar (indien in een eerdere vergadering de jaarstukken zijn goedgekeurd, kunt u dit agendapunt achterwege laten)
- (her)Verkiezing bestuur en (kas)commissie(s)
- Machtigen van het bestuur tot het nemen van rechtsmaatregelen bij wanbetaling (zie voorbeeldbesluit). Lees hier waarom.
- Rondvraag
7. MACHTIGINGSFORMULIER - Maak een machtigingsformulier. Een voorbeeld kunt u hier downloaden.
8. BIJLAGEN - Zorg ervoor dat u alle documenten verzameld. Bijvoorbeeld:
- Indien de jaarstukken besproken en goedgekeurd gaan worden, voeg de jaarstukken aan de uitnodiging toe.
- Indien er offertes besproken gaan worden: voeg een kopie aan de uitnodiging toe.
9. VERZENDEN - Verstuur de uitnodigingen naar alle leden van de VvE. Voeg alle relevante documenten toe (zie onder meer punt 8)
Documenten
- Model uitnodiging vergadering
- Model agenda vergadering
- Model machtigingsformulier vergadering
Gerelateerd
- Te lage opkomst? Lees hier 11 tips! (artikel)
- Tweede vergadering: vereisten
