2 – MJOP uitvoering. Waar let je op?

Door: Raderbeheer B.V. – projectbureau t.b.v. technisch beheer vastgoed
Redactie: Nederlandvve.nl

Tips op gebied van onderhoud en techniek voor de VvE: Deel 2

In het vorige artikel is er gesproken over de meerjaren onderhoudsbegroting en vooral de zaken waar je op moet letten om een goede meerjaren onderhoudsbegroting te verkrijgen.

De meerjaren onderhoudsbegroting is opgesteld. Hoe nu verder?

Naast het feit dat er een financieel overzicht ontstaat van geprognosticeerde onderhoudskosten, biedt het ook een planning van de uit te voeren activiteiten. De meerjaren onderhoudsbegroting (MJOB) en meerjaren onderhoudsplanning (MJOP) zijn termen die dan ook vaak door elkaar worden gebruikt (definitie). Er ontstaat inzicht in de onderhoudsactiviteiten die benodigd zijn om het gebouw in een goede staat te houden.

Indien de meerjaren onderhoudsbegroting is opgesteld conform NEN 2767 dan zijn geconstateerde gebreken de aanleiding om onderhoud te plegen. Gebreken kunnen variëren van vervuiling tot bijvoorbeeld breuk. De aard van het gebrek bepaalt in belangrijke mate de prioriteit die deze krijgt voor herstel. Naast onderhoud op basis van gebreken komen ook reserveringen voor klachtenonderhoud (definitie), wettelijke verplichtingen en contractonderhoud terug in de begroting.

In de meest ideale situatie zijn de onderhoudsbudgetten kostendekkend voor het noodzakelijke onderhoud. In de praktijk blijkt dit lang niet altijd het geval. Op het moment dat kritisch gekeken moet worden naar de beschikbare middelen in relatie tot het noodzakelijk onderhoud is de prioriteit de belangrijkste indicator.

MJOP uitvoering: Hoe ga je nu te werk?

• Prioriteitsbepaling is essentieel bij de keuze welk onderhoud wordt uitgevoerd. Is er risico op veiligheid- of gezondheidsaspecten of technische vervolgschade wanneer een onderhoudsactiviteit niet uitgevoerd wordt, of is het puur een esthetische kwestie? Kijkend naar beschikbaar budget, kun je op deze manier een prioriteitenlijst maken met bijbehorende kosten.
• Probeer inkoop- en schaalvoordelen te behalen waar mogelijk. Kijk dus ook niet naar slechts één begrotingsjaar. Extra kosten als hoogwerker, steiger en dergelijke kunnen wellicht over meerdere activiteiten verdeeld worden, die niet allebei in een zelfde jaar vallen. Ga hier slim mee om: vervangen van voegwerk in de gevel, terwijl je het jaar daarvoor een schilderbeurt gaat plannen is misschien niet zo handig, aangezien de kosten voor de steiger twee maal gemaakt moeten worden. Daarnaast kan het verse schilderwerk beschadigd worden door de voegers. Indien mogelijk plan je deze werkzaamheden dus aansluitend in het zelfde jaar.
• Formuleer een goede uitvraag naar de uitvoerende partij, zoals aannemer, schilder of installateur. Bij grote opdrachten is het raadzaam om een werkbeschrijving of bestek op te stellen. Vanwege de specifieke kennis die hierbij komt kijken, zowel juridisch als technisch is het raadzaam om dit door een deskundige (externe) te laten doen.
• Vraag meerdere offertes aan. Staar je niet blind op één aannemer (“want daar werken we al zo lang mee” of “hij staat zo goed bekend”). Bepaal vervolgens de verschillen in prijs / kwaliteitverhouding. Let goed op wat geleverd wordt, tegen welke prijs. Blijf “appels met appels” vergelijken.
• Communiceer met de uitvoerende partij gedurende een project. Niet dat je heel de dag achter een medewerker moet aan lopen, maar zorg voor controlemomenten en overleg. Dit is niet omdat je de aannemer niet vertrouwd, maar verwachting en ervaring moeten wel gelijk zijn. Hier betaal je immers voor. Bewaak planning, kwaliteit en budget. Bij complexere vraagstukken is het, vanwege specifieke kennis en expertise, raadzaam hier een externe hierbij te betrekken. Zij kunnen namens opdrachtgever controle uitoefenen.
• Zorg voor een officieel oplevermoment. Dat is het moment dat de opdracht voor de aannemer afloopt en dat het product en de dienst geleverd zijn. Voor de VvE is dat moment het moment om te bepalen of er aan de verwachting is voldaan. Betrek hier eventueel een externe, onafhankelijke, partij bij.
• In de meerjaren onderhoudsplanning (MJOP) behoren ook wettelijke verplichtingen naar voren te komen. Voorbeeld hiervan zijn o.a. NEN 3140 keuring, SCIOS keuringen, liftkeuringen en keuring van blusmiddelen (brandblussers). Zorg dat je dit soort zaken goed regelt. Als gebouweigenaar ben je namelijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor het voldoen aan de wet- en regelgeving.
• Bepaal te allen tijde welke activiteiten voor de VvE zijn en welke niet, vergelijk het MJOP dus met de Akte van Splitsing. Bepaal ook goed wat in de servicecontracten is opgenomen!

Gerelateerd

– Deel 1: de opsteller van het MJOP: waar let je op? (artikel)
– Vaststellen hoogte reservefonds: een controverse? (artikel)
– Handleiding vaststellen hoogte reservering en reservefonds (handleiding)