Stappenplan VvE Beheerder vinden

Om een goede VvE beheerder te vinden die bij uw VvE past, kunt u onderstaand stappenplan gebruiken.

Uw VvE heeft een beheerder en wil een nieuwe beheerder

De drie stappen hieronder zijn alleen van toepassing op VvE’s die al professioneel beheerd worden.

  1. Ga na of er een overeenkomst is met de beheerder en zoek daarin de opzegtermijn. De meeste beheerovereenkomsten lopen van 1 januari tot en met 31 december en meestal wordt een opzegtermijn van 3 maanden gehanteerd. Dit houdt in dat alle stappen van deze handleiding doorlopen moeten zijn vóór 1 september van het betreffende jaar, om zo op tijd te kunnen wisselen van beheerder. Klik hier voor de Handleiding VvE beheerovereenkomst Opzeggen.
  2. Kijk in de overeenkomst welke diensten uw beheerder op dit moment aan uw VvE levert en tegen welke prijs. Ga daarbij na hoe vaak uw VvE elk jaar van ‘extra’ werkzaamheden gebruik maakt.
  3. Stel op basis van stap 2 vast welk dienstenpakket de nieuwe beheerder aan zou moeten bieden tegen een vaste prijs en welke diensten eventueel niet in de overeenkomst hoeven te staan.

Uw VvE heeft nog geen beheerder of de stappen hiervoor zijn doorlopen

De volgende stappen zijn van toepassing als uw Vereniging van Eigenaars nog geen beheerder heeft of als uw VvE wel een beheerder heeft en de eerste drie stappen heeft doorlopen.

  1. ONDERZOEK: Doe eerst een onderzoek naar welke beheerders er zijn in uw regio. Raadpleeg onze bedrijvengids, vraag vrienden of kennissen, of kijk in de telefoongids.
  2. VOORSELECTIE (1): Indien uit stap 1 heel veel kandidaten naar voren komen, maak dan een voorselectie waaruit u minimaal 5 beheerders over houdt. Omdat u tot op heden nog geen contact heeft gehad met de betreffende beheerders, gaat u af op recensies die u bijvoorbeeld op internet vindt of de indruk die de beheerder via de website of bedrijfsvermelding op u maakt.
  3. OFFERTE AANVRAGEN: Vraag bij de beheerders die uit stap 2 overblijven een offerte aan. Geef in de aanvraag duidelijk aan wat uw wensen zijn. Wilt u bijvoorbeeld dat de beheerder alleen de financiële administratie doet? Of wilt u dat de beheerder de VvE van A – Z beheert (Administratief, financieel, technisch, calamiteiten, juridisch, etc.)? Weet u dit nog niet zeker, vraag dan naar de verschillende alternatieven (veel beheerders noemen dit modules of pakketten).
  4. OFFERTE’S BEOORDELEN: Beoordeel de offertes vervolgens op hoofdlijnen. Kijk vooral niet alleen naar de prijs, maar kijk naar het totaalplaatje. U moet bijvoorbeeld (onder andere!) letten op het volgende: hoe snel reageert de beheerder op uw aanvraag? Is het een standaard verhaal of wordt er specifiek op uw aanvraag in gegaan? Wat heeft de beheerder te bieden? Hoe is de toon van de offerte? Maar ook: krijgt u een goed gevoel bij de offerte? Etcetera.
  5. VRAGEN STELLEN (1): Mocht u nog vragen hebben over de offerte, benader de beheerder dan. Dit is erg belangrijk, omdat u meteen kunt testen hoe adequaat er op u gereageerd wordt. Als u bijvoorbeeld een week moet wachten voordat u een antwoord op uw e-mail krijgt of bijvoorbeeld niemand aan de telefoon krijgt of heel vaak doorverbonden moet worden, dan kunt u ervan uitgaan dat dit ook zo zal gaan als deze beheerder uw VvE in beheer heeft. Vooropgesteld: dit geeft niet aan of de beheerder goed of slecht is, maar kan wel een indicatie zijn of deze specifieke beheerder wel bij uw specifieke VvE past.
  6. VOORSELECTIE (2): Uit deze offertes zullen er waarschijnlijk meteen enkele afvallen. Zorg er in ieder geval voor dat u, voordat u naar stap 7 gaat, drie offertes hebt om uit te kiezen. Heeft u er minder dan drie, ga dan terug naar stap 1.
  7. UITNODIGEN: Met de drie overgebleven beheerders kunt u een gesprek aan gaan. Indien u bij stap 5 geen extra vragen aan de beheerder hebt gesteld, doe dat dan nu! Zo komt u er snel achter welke beheerder voor uw VvE geschikt is. Nodig de beheerders vervolgens uit voor een gesprek.
  8. WAAR OP LETTEN BIJ UITNODIGEN: Al bij het maken van de afspraak zijn er enkele punten waar u op moet letten. Hoe zit het bijvoorbeeld met de bereidheid van de beheerder om in de avonduren de offerte te bespreken? Is de beheerder bereid om het complex te bezoeken om daar het gesprek te houden? De antwoorden op deze vragen geven niet aan wie een goede beheerder is of niet, maar zijn wel degelijk van belang voor het keuzeproces: het antwoord geeft namelijk aan welke beheerder bij uw VvE past! Als namelijk pas achteraf blijkt dat de beheerder niet bij u past, raadpleegt u over een jaar wederom deze handleiding, en dat is natuurlijk niet de bedoeling…
  9. MEERDERE AANWEZIGEN: Ga de gesprekken aan in het bijzijn van meerdere personen. Dit kunnen meerdere bestuursleden zijn of, bij kleinere VvE’s, alle leden. Reden hiervoor is dat verschillende personen andere dingen zullen opvallen in het gesprek.
  10. VRAGEN STELLEN (2): Stel de beheerder alle vragen die bij u op zijn gekozen bij het doorlopen van de voorgaande stappen. Vraag daarnaast in ieder geval naar de volgende zaken: hoe zit het met de bereikbaarheid (beperkt aantal uren per dag?), is er een 24-uurs calamiteitenservice, opent de beheerder een bankrekening op naam van de VvE, maakt de beheerder gebruik van een online boekhoudpakket waarmee u continu inzicht heeft in de administratie, wat voor overeenkomst hanteert de beheerder (bepaalde of onbepaalde tijd, opzegtermijnen, etc. Lees de overeenkomst goed door), krijgt u een vast aanspreekpunt, etctera. Daarnaast is het uiteraard ook belangrijk om na te gaan of de beheerder zelf zorg draagt voor overdracht van de administratie (van de vorige beheerder of van het bestuur) en of er extra kosten verbonden zijn aan het eventueel activeren van de VvE.
  11. KEUZE / AANBEVELING: Maak op grond van de gesprekken van stap 10 een keuze, of doe op grond hiervan een aanbeveling aan de overige eigenaren.
  12. BESLUIT VIA E-MAIL: Als u een kleine VvE heeft, kunnen de leden via een e-mail akkoord geven op de keuze voor de nieuwe beheerder. LET OP: dit soort besluiten moeten unaniem genomen worden. Lukt dit niet, ga dan verder naar stap 13.
  13. VERGADERING ORGANISEREN: Mocht het niet mogelijk zijn een unaniem schriftelijk besluit te nemen, dan zult u een vergadering moeten organiseren. Gebruik daarvoor de Handleiding vergadering organiseren. Zorg ervoor dat in de uitnodiging van de vergadering staat dat een nieuwe beheerder gekozen zal gaan worden. Voeg bij de uitnodiging tevens alle relevante stukken van de beheerders, waaronder de offerte’s, de overeenkomsten en uw aanbevelingen / conclusies.
  14. BESLISSING: De vergadering van eigenaars heeft in alle keuzes binnen de VvE het laatste woord en besluit dus ook over wie de VvE mag gaan beheren. Indien de beheerders verschillende offerte’s hebben uitgebracht voor verschillende opties (zie stap 3) zorg er dan voor dat er duidelijk een besluit wordt genomen over welk pakket is gekozen. Machtig in deze vergadering een van de bestuurders om de beheerovereenkomst met de gekozen beheerder te onderteken.
  15. NOTULEN: Zorg ervoor dat u van de vergadering notulen maakt en deze naar alle eigenaren verzend. Zet daarin duidelijk welke beheerder gekozen (en welk pakket) is en wie gemachtigd is om de overeenkomst te tekenen namens de VvE.
  16. Evt. OPZEGGEN OUDE BEHEERDER: zeg de overeenkomst met de huidige (vorige) beheerder op. Doe dit eventueel aangetekend als de beheerovereenkomst dit vereist of als u vreest dat u later zal moeten bewijzen dat de opzegging op tijd verzonden en aangekomen is. Ons advies is om dit altijd aangetekend te doen: baadt het niet, dan schaadt het niet.
  17. ONDERTEKENING: Maak een afspraak met de nieuwe beheerder om de overeenkomst te ondertekenen.
  18. ANDEREN INLICHTEN: Licht de andere beheerders die een offerte hebben uitgebracht in dat u voor een andere beheerder hebt gekozen.

Het bovenstaande stappenplan is natuurlijk geen 100% garantie dat u de juiste keuze zult maken, echter dienen als leidraad om het keuzeproces zo gestructureerd mogelijk te laten verlopen.

Wij wensen u veel succes bij uw zoektocht!

Zie ook de Handleiding beheerovereenkomst opzeggen indien u van beheerder wisselt.