VvE splitsingsakte wijzigen

Splitsingsakte wijzigen? Gebruik dan onderstaand stappenplan voor hulp bij het wijzigen van de splitsingsakte van de VvE.

JURIDISCH KADER

Wijziging van de Akte van Splitsing wordt geregeld in artikel 5:139 e.v. BW. Ook in boek 2 BW staan enkele regelingen over wijziging van de akte (statuten). Daarnaast kan het zo zijn dat in de akte zelf regels zijn opgenomen over het wijzigen van de splitsingsakte.

VEREISTE MEERDERHEID

Voor het wijzigen van de splitsingsakte is in beginsel unanimiteit vereist: dat wil zeggen dat alle eigenaren de gewijzigde akte moeten ondertekenen (5:139 lid 1 BW). Mocht het niet lukken om alle eigenaren hun handtekening te laten zetten, dan kan het besluit in een vergadering genomen worden als 80% van het totaal aantal stemmen in de VvE voor het besluit stemt (5:139 lid 2 BW). In de akte van splitsing kan overigens bepaalt zijn dat er een grotere meerderheid van stemmen nodig is om de akte te wijzigen.

VERGADERING OM DE SPLITSINGSAKTE TE WIJZIGEN

De akte kan gewijzigd worden door het nemen van een daartoe strekkend vergaderbesluit. De uitnodiging voor deze vergadering moet minimaal 15 dagen van tevoren verzonden worden aan alle eigenaren. In de uitnodiging moet staan dat in deze vergadering een besluit genomen gaat worden over het wijzigen van de splitsingsakte. Als dat er niet in staat, dan kan het vergaderbesluit om de akte te wijzigen niet genomen worden (2:42 lid 1 BW), tenzij alle leden aanwezig zijn en het besluit unaniem genomen wordt (2:42 lid 3 BW).

Voor overige vereisten met betrekking tot het organiseren van een vergadering, zie de Handleiding Vergadering Organiseren. Voor meer informatie over stemverhoudingen in de VvE, klikt u hier.

TOESTEMMING BEPERKT GERECHTIGDEN

In beginsel is voor het wijzigen van de Akte van Splitsing toestemming nodig van de “beperkt gerechtigden” (art. 5:139 lid 3 BW). Beperkt gerechtigden zijn bijvoorbeeld de hypotheekverstrekkers van de individuele eigenaars.

GEEN MEERDERHEID VAN 80%

Mogelijk wordt ter vergadering het voorstel tot wijziging verworpen. Indien degenen die tegen het besluit hebben gestemd of hun medewerking hebben geweigerd en dit kennelijk zonder redelijke grond hebben gedaan, kan de kantonrechter een vervangende machtiging geven (art. 5:140 lid 1 BW). Een redelijke grond om wijziging van de akte te weigeren (tegen te stemmen) is bijvoorbeeld het leiden van schade door de wijziging. Indien er sprake is van een onbillijke of onredelijke situatie – bijvoorbeeld als de akte echt niet overeen komt met de werkelijkheid – zal de kantonrechter vaak zijn vervangende machtiging geven.

Klik hier voor de Handleiding Vervangende Machtiging.

STAPPENPLAN WIJZIGEN SPLITSINGSAKTE

  1. Eerste vergadering – In een eerste vergadering zal het besluit genomen worden dát de Akte van Splitsing gewijzigd zal worden. Daarbij wordt dan besloten op welke punten de akte gewijzigd zal worden. Besluiten in deze vergadering worden genomen met gewone meerderheid van stemmen. In deze vergadering wordt ook een wijzigingscommissie benoemd, welke het traject zal gaan leiden. Tot slot wordt een budget vastgesteld voor het wijzigen van de akte zelf en de kosten van bijvoorbeeld juridisch advies. Het is raadzaam als een bestuurder voorafgaand aan deze vergadering contact opneemt met een notaris om te kijken welk budget redelijk is. Voor het organiseren van deze vergadering, zie de Handleiding vergadering organiseren.
  2. Notaris – De wijzigingscommissie kan na deze eerste vergadering een notaris benaderen. De notaris zal dan in overleg met de wijzigingscommissie en aan de hand van de notulen gaan werken aan een concept-akte.
  3. Concept-akte – De concept akte kan aan de leden gestuurd worden zodat deze hem kunnen bekijken en vragen kunnen stellen aan de wijzigingscommissie. Ook kan het zo zijn dat VvE-leden voorstellen willen doen over de concept-akte. Het is in deze fase van groot belang dat alle leden goed geïnformeerd worden zodat voorkomen wordt dat ze het in een later stadium niet eens blijken te zijn met de wijziging, waardoor de vereiste meerderheid van 80% niet gehaald wordt.
  4. Tweede vergadering – Als de concept-akte klaar is en iedereen heeft er inzage in gehad, dan kan een nieuwe vergadering georganiseerd worden. In deze vergadering wordt gestemd om de akte te wijzigen: dit gebeurd met een meerderheid van 4/5e (80%). In de uitnodiging moet duidelijk staan dat in deze vergadering gestemd gaat worden om de akte te wijzigen. De uitnodiging moet minimaal 15 dagen van tevoren verzonden worden, of langer als de huidige splitsingsakte dit bepaalt. Zie ook de Handleiding vergadering organiseren. Het bestuur of de wijzigingscommissie moet ervoor zorgen dat een kopie van de wijzigingsakte (of: nieuwe splitsingsakte) ter inzage beschikbaar is voor alle leden (2:42 lid 2 BW). Aan deze eis kan ook worden voldaan door een kopie mee te sturen met de uitnodiging.
  5. Stemmen – In de vergadering moet de wijzigingsakte / nieuwe splitsingsakte met minimaal 80% van de stemmen goedgekeurd worden. Dus moet in die vergadering ook minimaal 80% van de leden aanwezig zijn. Het is belangrijk dat de notulist duidelijk noteert wie voor of tegen stemmen. Daarnaast is het aan te raden de notulen al tijdens de vergadering op te maken en om alle aanwezigen deze meteen te laten ondertekenen.
  6. Wijzigen van de akte – Het bestuur of de wijzigingscommissie kan met de ondertekende notulen terug naar de notaris die de akte vervolgens wijzigen. De wijziging van de splitsingsakte is afgerond nadat de notaris de akte heeft ingeschreven bij het Kadaster.

CHECKLIST WIJZIGEN SPLITSINGSAKTE

WAT WIE

V

Vergadering 1
Besluit tot voorbereiden wijziging Alle leden (vergadering)
Benoemen wijzigingscommissie Alle leden (vergadering)
Vaststellen budget voor wijziging Alle leden (vergadering)
Na vergadering 1
Gesprekken notaris Wijzigingscommissie / notaris
Opstellen concept wijzigingsakte Notaris
Beoordeling door wijzigingscommissie Wijzigingscommissie
Al dan niet aanpassen door notaris Notaris
Bijeenkomst
Presentatie concept wijzigingsakte Wijzigingscommissie
Beantwoorden vragen leden Wijzigingscommissie (en evt. notaris)
Bespreken voorstellen / commentaar leden Alle leden (vergadering)
Na bijeenkomst
Gesprekken notaris Wijzigingscommissie
Aanpassen wijzigingsakte Notaris
Voorbereiding vergadering 2
Oproep vergadering Bestuur / wijzigingscommissie
Zie vereisten Bestuur / wijzigingscommissie
Vergadering 2
Goedkeuring besluit 80% van alle leden (vergadering)
Opmaken en ondertekenen notulen Bestuur / notulist / evt. notaris
Afronding
Verzenden notulen naar notaris Wijzigingscommissie
Passeren en inschrijven akte Notaris