[Marloes]

Onlangs heeft de VvE een Algemene Ledenvergadering gehad. Geagendeerd stond “bespreking offertes van een bepaald contract” en de offertes zouden nagestuurd worden want waren ten tijde van het versturen van de uitnodiging niet beschikbaar.

Een week voor de vergadering (uiterste inleverdatum voor indienen van de offertes) was dit echter nog steeds het geval en is er op de vergadering een notitie uitgedeeld met een samenvatting van de belangrijkste punten inzake de offertes.

Eigenaars hebben dus geen offerte gezien, maar op de vergadering is er wel een mandaat afgegeven voor een bepaald bedrag om verdere besprekingen te voeren over de details met een van de bedrijven waaraan het contract gegund gaat worden.

Is dit een correct genomen besluit?

Groet,

Marloes

[Rob]

Hoi Marloes, correct en netjes vind ik deze handelswijze persoonlijk niet.
Nu de meerderheid van de leden hier wél  accoord mee is gegaan en het bestuur een nieuwe mandaat heeft gegeven zie ik echter geen reden waarom het besluit niet rechtsgeldig zou zijn !
Overigens heb je natuurlijk nog wel alle recht om volledige inzage te krijgen in alle offertes.

[William]

Als het bestuur of een commissie tot een bepaald bedrag mandaat heeft gekregen voor het afsluiten van een contract, zie ik ook geen bezwaren.
Dit komt vrij vaak voor hoor, vooral bij last-minute verzoeken om iets te agenderen of als er huidige contractpartijen op een vergadering besproken worden.

[Rob]

Wanneer het bestuur wel in staat was om een samenvatting te maken van de offertes zie ik niet zo in waarom het bestuur dan in staat is gebleken de offertes geheel te delen met de eigenaren.
Persoonlijk ben ik geen voorstander van mandaatverlening aan bestuur en commissies.
Daarmee doe je je als eigenaar en als vergadering toch een beetje te kort naar mijn idee.
Ik vind dat bestuursleden en commissies hun voorbereiding zodanig zouden moeten regelen dat het de vergadering blijft die uiteindelijke de definitieve keuze maakt.

[William]

Hoi Rob,
daar ben ik het ten dele mee eens. Uiteraard is het de taak van het bestuur, commissie en/of beheerder om op de vergadering offertes te hebben voor de te verwachten uitgaven.
In de praktijk komt het echter (in mijn ervaring) vaker voor dat het bestuur en/of een commissie mandaat krijgt voor een door de vergadering bepaald bedrag, of een bedrag dat op de MJOP staat. Dit heeft uiteenlopende oorzaken; voorbereiding te laat begonnen, late verzoeken van leden om bepaalde zaken te agenderen, verzoeken op de vergadering zelf, het vooraf niet duidelijk zijn of een bepaalde post wel of niet moet worden uitgevoerd waardoor het offerte-traject nog niet begonnen is etc.
Bovendien, als de vergadering zelf vindt dat men zo te kort wordt gedaan, hoeven ze een dergelijk mandaat niet te geven toch 🙂

[Marloes]

Hallo Rob en William,
bedankt voor het reageren. Om duidelijker te zijn het volgende. Ikzelf heb dit zo geregeld en ben gewoon eigenares en geen bestuurs- of commissielid. De samenvatting komt dus van mij
Het betreft hier een nieuw contract dat per september in moet gaan omdat het huidige contract met een ander bedrijf onlangs is opgezegd in verband met grote ontevredenheid.
Er is momenteel heel veel recht te zetten binnen deze VvE en heb het de eigenaars, die pas sinds begin dit jaar een enorme betrokkenheid tonen, niet willen aandoen om de volledige offertes, die erg onoverzichtelijk en sommigen erg lang waren,  op de vergadering uit te reiken. Er was namelijk ook al een ongelooflijke lange agenda.
Maar juist voor die betrokken eigenaars wil ik tonen dat het belangrijk is om juiste besluiten te nemen en ik had achteraf toch mijn vraagtekens hierbij. Met het nieuwe contract gaan we er alleen maar op vooruit, daar verwacht ik geen moeilijkheden om, maar het gaat me hier puur om een correcte procedure.
groet,
Marloes
 
 

[William]

Hoi Marloes,
begrijpelijk hoor. Zoals gezegd, als de vergadering jou mandaat heeft gegeven tot een bepaald bedrag, om een bepaalde kwestie of contract te regelen, zie ik geen enkel probleem.

[Carla]

Geen enkele twijfel aan de goede bedoelingen van Marloes. Toch nu, na de nadere toelichting, kijk ik er met enige verbazing naar. ‘ De leden van de VvE geven toestemming aan een ander lid, die blijkbaar haar nek heeft uitgestoken, om uitgaven te gaan doen. Zij is geen lid van het bestuur.
Waar was of is in deze het bestuur?

[Marloes]

Aan Carla,
Nee. Er is geen mandaat aan mij gegeven. Ik heb offertes aangevraagd, de samenvatting gemaakt, de leden hebben gekozen, het mandaat is aan het bestuur gegeven om dit verder uit te werken.
Maar nogmaals het ging mij of het besluit op deze manier correct was.
Zoals aangegeven, er valt veel recht te zetten binnen deze VvE en heb als lid inderdaad mijn uiterste best gedaan om offertes aan te vragen omdat we anders langer aan het huidige, niet goed werkende, contract hadden vastgezeten.
Het bestuur is ook nieuw en in de afgelopen vergadering benoemd en heeft geen kans gezien het voortraject te doen. Vandaar mijn hulp.
groet,
Marloes

[Roel]

Helder Marloes. Dank voor je reactie. Succes met je inzet voor het recht breien van dat wat aandacht behoeft binnen jullie VvE.
Met vriendelijke groet,
Carla.

Ik weet niet alles, maar daar weet ik dan wel alles van...

[Redactie VvE-Forum.nl]

De discussie over het mandaat aan het bestuur is verplaatst naar HIER !

[Auteur]

Berichten