Het is bekend dat er in sommige VvE’s met grote regelmaat te weinig eigenaren op de vergaderingen aanwezig zijn om rechtsgeldige besluiten te nemen.
Om te voorkomen dat men extra kosten moet maken voor een nieuwe vergadering worden er soms allerlei oplossingen aangedragen waar ik toch mijn vraagtekens bij zet.
Zo ook in deze kwestie.
Deze VvE heeft, op iniatief van (ik benoem het toch maar weer even, een SKW gecertificeerde) beheerder een besluit genomen om over te gaan tot fictieve vergaderingen.
Men heeft hiervoor een voorstel gedaan om deze vergaderprocedure in het huishoudelijk reglement op te nemen.
Ter info, in deze VvE is MR1992 van toepassing.
Het voorstel luidde als volgt:
“Voorstel toevoeging Huishoudelijk reglement (HR of HHR)
Ingevolge de Akte van Splitsing (art.33.2) dient de VvE binnen 6 maanden na sluiting van het boekjaar een jaarvergadering te houden.
Omdat ingevolge de artikelen 37.5, 38.5 en 45.2 een quorum is bepaald waarmee de vergadering rechtsgeldig gehouden kan worden en de opkomst op elke eerste vergadering kritiek is, zeker v.w.b. de laatste 2 genoemde artikelen die bepalen dat een opkomst van 2/3e van het totaal aantal uit brengen stemmen vereist is, wordt voorgesteld de navolgende procedure te hanteren vanaf 2016.
De extern bestuurder schrijft een eerste vergadering uit, te houden op een nader te bepalen datum om 10.00u in de morgen in de bestuurskamer in het gebouw.
Eén der bestuursleden is aldaar op dat moment aanwezig en tekent de ontvangen volmachten in op de aanwezige presentielijst en ontvangt eventuele leden die alsnog komen opdagen. In een begeleidende brief bij de convocatie voor de eerste vergadering wordt nadrukkelijk aangegeven dat de aanwezigheid van de leden niet noodzakelijk is. Tevens wordt alvast aangegeven wat de datum is voor de zogenaamde reglementaire tweede vergadering. Hiermee voorkomt u dat u 2 maal zaalhuur moet betalen en extra kosten voor het dubbel “opdraven” van {vve beheerder} voor een vergadering die niet doorgaat. {vve beheerder}ziet dat namelijk als een gemiste mogelijkheid om met een andere VvE wel te vergaderen; oftewel inkomstenderving.
Door deze procedure zo te houden, voldoet u aan het reglementaire en voorkomt u genoemde extra kosten. Bovendien kunnen in een zogenaamde tweede vergadering rechtsgeldige besluiten worden genomen, ongeacht het aantal aanwezige eigenaars.
Certificeringsgewijs moeten wij u periodiek vragen of u dat zo wenst te behouden.
Door het toe te voegen aan het HR of HHR, dat elk jaar op de agenda staat wordt het elk jaar opnieuw vastgesteld.
Wij stellen u dientengevolge voor de navolgende twee besluiten te nemen:
1. De VvE besluit de fictieve vergadermethode als hierboven omschreven te gaan hanteren vanaf 2016 en deze procedure op te nemen in het HHR;
2 (niet van belang voor deze kwestie) ”
Persoonlijk sluit ik me aan bij hetgeen NederlandVVE heeft geschreven in dit artikel onder het kopje “wat u vooral niet moet doen”
Deze VvE heeft echter kennelijk gekozen voor de optie, zoals deze is aangegeven op pagina 3 t/5 in dit artikel van dhr. Rijssenbeek
Wat mij daar sowieso in verbaast is dat eerst wordt aangegeven:
“… Wat betekent dit nu voor de VvE? Kan de VvE bijvoorbeeld besluiten een vergadering over te slaan, of de tweede vergadering aan te laten sluiten op de eerste vergadering, danwel bij de oproeping tot een vergadering aan de leden kan adviseren niet op te komen dagen? Neen. Anders dan bij de vereniging bedoeld in de voormelde zaak, dienen VvE’s de in de MR’s opgenomen termijnen voor het houden van de tweede vergadering (in ieder geval) in acht te nemen.”
Iets verder lees ik : “… Het gemak zit hierin, dat dan voor de eerste vergadering als locatie het kantoor van de (professionele) beheerder of een locatie binnen het appartementencomplex kan worden genomen, in plaats van de gebruikelijke te huren (dure) zaal. Het laten plaatsvinden van de (eerste) vergadering op een kleine locatie heeft bovendien het voordeel, dat er dan sowieso weinig animo voor het daadwerkelijk verschijnen zal zijn.”
Als ik het goed begrijp is het niet toegestaan om de leden te adviseren niet op te komen dagen, maar is het wel toegestaan de aanwezigheid zo onaantrekkelijk mogelijk te maken.
Ik vind dat vreemd !
Wordt dat verstaan onder “uitnodigen van de eigenaren” voor de vergadering ?
Los daarvan geeft dhr. Rijssenbeek ook duidelijk aan “…Allereerst benadrukken wij nog eens dat de volgende mogelijke wijzen van oproepen alleen toepasbaar (en nodig) zijn als uit de praktijk van jaar en dag volgt dat op de (eerste) vergadering telkens veel te weinig stemmen aanwezig zijn.” , waar in de onderhavige VvE overigens zeker geen sprake van is.
Met de opmerking van de VvE beheerder “Hiermee voorkomt u dat u 2 maal zaalhuur moet betalen en extra kosten voor het dubbel “opdraven” van {vve beheerder} voor een vergadering die niet doorgaat. {vve beheerder}ziet dat namelijk als een gemiste mogelijkheid om met een andere VvE wel te vergaderen; oftewel inkomstenderving. ” vraag ik me ook af of het iniatief van deze beheerder tot deze procedure niet voortkomt uit eigenbelang (de kostenderving) in plaats van het VvE belang.
En hoezo inkomstenderving? ook voor de tweede vergadering worden door de VvE beheerder kosten in rekening gebracht.
Uiteindelijk was een klein aantal eigenaren tegen het voorstel en is het voorstel met een meerderheid aangenomen. Saillant detail hierbij is dat het voorstel pas bij de tweede vergadering (waar overigens slechts 32% van de stemmen aanwezig waren) is toegevoegd aan de agenda! Is dat wel toegestaan?
Wat ook direct duidelijk maakt dat er door deze procedure snel sprake kan zijn van onjuiste besluitvorming.
In een tweede vergadering mogen alleen die punten aanhangig gemaakt worden waar in de eerste vergadering geen besluit over genomen kon worden.
Voor eventuele “extra” agendapunten in een tweede vergadering (als dat al mogelijk is!?) geldt weer het quorum wat ook bij de eerste vergadering van toepassing zou zijn.
Door een dergelijke procedure vast te leggen in het HHR geef je naar mijn idee expliciet aan dat je af wil gaan wijken van de procedure zoals deze is vastgelegd in het splitsingsreglement met alle mogelijke gevolgen en risico’s vandien.
Geen enkele eigenaar is verplicht zich te houden aan hetgeen in deze procedure is vastgelegd en kan besluiten de eerste vergadering gewoon bij te gaan wonen.
Wanneer er op die eerste vergadering onverhoopt toch genoeg stemmen aanwezig blijken te zijn (wellicht door volmachten), zal die vergadering door moeten gaan, komt er geen tweede vergadering en hebben de eigenaren die rekening hielden met de tweede vergadering het nakijken.
Daarnaast biedt juist MR1992 art. 37-5 ook nog eens de bijzondere mogelijkheid bij een quorumtekort toch besluiten te kunnen nemen over specifieke zaken, namelijk “.. besluiten die betrekking hebben op posten die door de vergadering overeenkomstig artikel 5 eerste lid en artikel 33 tweede lid op de jaarlijkse begroting zijn geplaatst, voor zover deze posten met niet meer dan tien procent worden overschreden, of met betrekking tot uitgaven waarvoor een speciale reserve is gevormd.”
Ook hierop zouden eigenaars zich in de eerste vergadering kunnen beroepen en is daarmee een extra risico voor de uitvoering van deze procedure.
Dat een VvE besluit deze procedure te hanteren vindt ik persoonlijk al fout, maar om hem ook als zodanig in het huishoudelijk reglement op te nemen !?
Tenslotte blijkt uit de slotopmerking van de vvebeheerder maar weer eens dat wanneer je “foute” procedures ieder jaar vastlegd in het HHR je kennenlijk al voldaan hebt aan de eisen van het SKW.
Ik ben erg benieuwd naar jullie reacties en/of opmerkingen over de fictieve vergadermethode!!
