De fictieve vergadering

  • Dit onderwerp bevat 10 reacties, 4 deelnemers, en is laatst geüpdatet op Geen antwoorden door .
11 berichten aan het bekijken - 1 tot 11 (van in totaal 11)
  • Auteur
    Berichten
  • #3592
    Rob
    Deelnemer

    Het is bekend dat er in sommige VvE’s met grote regelmaat te weinig eigenaren op de vergaderingen aanwezig zijn om rechtsgeldige besluiten te nemen.
    Om te voorkomen dat men extra kosten moet maken voor een nieuwe vergadering worden er soms allerlei oplossingen aangedragen waar ik toch mijn vraagtekens bij zet.
    Zo ook in deze kwestie.

    Deze VvE heeft, op iniatief van (ik benoem het toch maar weer even, een SKW gecertificeerde) beheerder een besluit genomen om over te gaan tot fictieve vergaderingen.
    Men heeft hiervoor een voorstel gedaan om deze vergaderprocedure in het huishoudelijk reglement op te nemen.

    Ter info, in deze VvE is MR1992 van toepassing.
    Het voorstel luidde als volgt:

    Voorstel toevoeging Huishoudelijk reglement (HR of HHR)
    Ingevolge de Akte van Splitsing (art.33.2) dient de VvE binnen 6 maanden na sluiting van het boekjaar een jaarvergadering te houden.
    Omdat ingevolge de artikelen 37.5, 38.5 en 45.2 een quorum is bepaald waarmee de vergadering rechtsgeldig gehouden kan worden en de opkomst op elke eerste vergadering kritiek is, zeker v.w.b. de laatste 2 genoemde artikelen die bepalen dat een opkomst van 2/3e van het totaal aantal uit brengen stemmen vereist is, wordt voorgesteld de navolgende procedure te hanteren vanaf 2016.

    De extern bestuurder schrijft een eerste vergadering uit, te houden op een nader te bepalen datum om 10.00u in de morgen in de bestuurskamer in het gebouw.
    Eén der bestuursleden is aldaar op dat moment aanwezig en tekent de ontvangen volmachten in op de aanwezige presentielijst en ontvangt eventuele leden die alsnog komen opdagen. In een begeleidende brief bij de convocatie voor de eerste vergadering wordt nadrukkelijk aangegeven dat de aanwezigheid van de leden niet noodzakelijk is. Tevens wordt alvast aangegeven wat de datum is voor de zogenaamde reglementaire tweede vergadering. Hiermee voorkomt u dat u 2 maal zaalhuur moet betalen en extra kosten voor het dubbel “opdraven” van {vve beheerder} voor een vergadering die niet doorgaat. {vve beheerder}ziet dat namelijk als een gemiste mogelijkheid om met een andere VvE wel te vergaderen; oftewel inkomstenderving.
    Door deze procedure zo te houden, voldoet u aan het reglementaire en voorkomt u genoemde extra kosten. Bovendien kunnen in een zogenaamde tweede vergadering rechtsgeldige besluiten worden genomen, ongeacht het aantal aanwezige eigenaars.
     
    Certificeringsgewijs moeten wij u periodiek vragen of u dat zo wenst te behouden.
    Door het toe te voegen aan het HR of HHR, dat elk jaar op de agenda staat wordt het elk jaar opnieuw vastgesteld.

    Wij stellen u dientengevolge voor de navolgende twee besluiten te nemen:
    1. De VvE besluit de fictieve vergadermethode als hierboven omschreven te gaan hanteren vanaf 2016 en deze procedure op te nemen in het HHR;
    2 (niet van belang voor deze kwestie)

    Persoonlijk sluit ik me aan bij hetgeen NederlandVVE heeft geschreven in dit artikel onder het kopje “wat u vooral niet moet doen

    Deze VvE heeft echter kennelijk gekozen voor de optie, zoals deze is aangegeven op pagina 3 t/5 in dit artikel van dhr. Rijssenbeek

    Wat mij daar sowieso in verbaast is dat eerst wordt aangegeven:
    … Wat betekent dit nu voor de VvE? Kan de VvE bijvoorbeeld besluiten een vergadering over te slaan, of de tweede vergadering aan te laten sluiten op de eerste vergadering, danwel bij de oproeping tot een vergadering aan de leden kan adviseren niet op te komen dagen? Neen. Anders dan bij de vereniging bedoeld in de voormelde zaak, dienen VvE’s de in de MR’s opgenomen termijnen voor het houden van de tweede vergadering (in ieder geval) in acht te nemen.

    Iets verder lees ik : “… Het gemak zit hierin, dat dan voor de eerste vergadering als locatie het kantoor van de (professionele) beheerder of een locatie binnen het appartementencomplex kan worden genomen, in plaats van de gebruikelijke te huren (dure) zaal. Het laten plaatsvinden van de (eerste) vergadering op een kleine locatie heeft bovendien het voordeel, dat er dan sowieso weinig animo voor het daadwerkelijk verschijnen zal zijn.

    Als ik het goed begrijp is het niet toegestaan om de leden te adviseren niet op te komen dagen, maar is het wel toegestaan de aanwezigheid zo onaantrekkelijk mogelijk te maken.

    Ik vind dat vreemd !
    Wordt dat verstaan onder “uitnodigen van de eigenaren” voor de vergadering ?

    Los daarvan geeft dhr. Rijssenbeek ook duidelijk aan  “…Allereerst benadrukken wij nog eens dat de volgende mogelijke wijzen van oproepen alleen toepasbaar (en nodig) zijn als uit de praktijk van jaar en dag volgt dat op de (eerste) vergadering telkens veel te weinig stemmen aanwezig zijn.” , waar in de onderhavige VvE overigens zeker geen sprake van is.

    Met de opmerking van de VvE beheerder “Hiermee voorkomt u dat u 2 maal zaalhuur moet betalen en extra kosten voor het dubbel “opdraven” van {vve beheerder} voor een vergadering die niet doorgaat. {vve beheerder}ziet dat namelijk als een gemiste mogelijkheid om met een andere VvE wel te vergaderen; oftewel inkomstenderving. ” vraag ik me ook af of het iniatief van deze beheerder tot deze procedure niet voortkomt uit eigenbelang (de kostenderving) in plaats van het VvE belang.

    En hoezo inkomstenderving? ook voor de tweede vergadering worden door de VvE beheerder kosten in rekening gebracht.

    Uiteindelijk was een klein aantal eigenaren tegen het voorstel en is het voorstel met een meerderheid aangenomen. Saillant detail hierbij is dat het voorstel pas bij de tweede vergadering (waar overigens slechts 32% van de stemmen aanwezig waren) is toegevoegd aan de agenda! Is dat wel toegestaan?

    Wat ook direct duidelijk maakt dat er door deze procedure snel sprake kan zijn van onjuiste besluitvorming.
    In een tweede vergadering mogen alleen die punten aanhangig gemaakt worden waar in de eerste vergadering geen besluit over genomen kon worden.
    Voor eventuele “extra” agendapunten in een tweede vergadering (als dat al mogelijk is!?) geldt weer het quorum wat ook bij de eerste vergadering van toepassing zou zijn.

    Door een dergelijke procedure vast te leggen in het HHR geef je naar mijn idee expliciet aan dat je af wil gaan wijken van de procedure zoals deze is vastgelegd in het splitsingsreglement met alle mogelijke gevolgen en risico’s vandien.
    Geen enkele eigenaar is verplicht zich te houden aan hetgeen in deze procedure is vastgelegd en kan besluiten de eerste vergadering gewoon bij te gaan wonen.
    Wanneer er op die eerste vergadering onverhoopt toch genoeg stemmen aanwezig blijken te zijn (wellicht door volmachten), zal die vergadering door moeten gaan, komt er geen tweede vergadering en hebben de eigenaren die rekening hielden met de tweede vergadering het nakijken.

    Daarnaast biedt juist MR1992 art. 37-5 ook nog eens de bijzondere mogelijkheid bij een quorumtekort toch besluiten te kunnen nemen over specifieke zaken, namelijk “.. besluiten die betrekking hebben op posten die door de vergadering overeenkomstig artikel 5 eerste lid en artikel 33 tweede lid op de jaarlijkse begroting zijn geplaatst, voor zover deze posten met niet meer dan tien procent worden overschreden, of met betrekking tot uitgaven waarvoor een speciale reserve is gevormd.”
    Ook hierop zouden eigenaars zich in de eerste vergadering kunnen beroepen en is daarmee een extra risico voor de uitvoering van deze procedure.

    Dat een VvE besluit deze procedure te hanteren vindt ik persoonlijk al fout, maar om hem ook als zodanig in het huishoudelijk reglement op te nemen !?

    Tenslotte blijkt uit de slotopmerking van de vvebeheerder maar weer eens dat wanneer je “foute” procedures ieder jaar vastlegd in het HHR je kennenlijk al voldaan hebt aan de eisen van het SKW.

    Ik ben erg benieuwd naar jullie reacties en/of opmerkingen over de fictieve vergadermethode!!

    • Dit onderwerp is gewijzigd 1 jaar, 2 maanden geleden door .
    #3612
    William
    Deelnemer

    Hoi Rob,
    opmerkelijk verhaal inderdaad. We weten natuurlijk dat een artikel in het HHR, dat in tegenstrijd is met de akte, nietig is. Daar lijkt me hier ook sprake van. Alleen komt dit natuurlijk pas aan de orde als één van de leden hier van gaat zeggen of wat aan gaat doen, gezien de ‘lage’ animo in de betreffende VVE vermoed ik dat dit ook niet snel gaat gebeuren.
    Ik durf wel met zekerheid te zeggen dat het SKW een dergelijk gang van zaken zeker niet goed keurt. Echter, als de VvE zo handelt, staat een beheerder normaliter machteloos, men kan een VVE niet dwingen. Ik begrijp dat dit voorstel juist wel vanuit de beheerder komt?
    Tenslotte blijkt uit de slotopmerking van de vvebeheerder maar weer eens dat wanneer je “foute” procedures ieder jaar vastlegd in het HHR je kennenlijk al voldaan hebt aan de eisen van het SKW.
    Deze vlieger gaat niet op voor de betreffende beheerder lijkt mij 🙂 .
    Het gekke is volgens mij, dat de genoemde procedure juist wel geldig is als deze niet wordt vastgelegd. Organiseer een ALV in de bestuursruimte, een bestuurslid draagt zorg voor de presentielijst, concludeert dat er geen quorum is gehaald en sluit de vergadering weer. Het enige probleem verschijnt inderdaad wanneer het benodigde quorum wel wordt gehaald.

    #3622
    Rob
    Deelnemer

    Hoi William,
    Inderdaad, dit voorstel komt vanuit de beheerder toen er bij de laatste vergadering geen quorum bleek te zijn en er dus een tweede vergadering nodig was.
    Het betreft hier mijn oude VvE en daar waren voorheen 2 ledenvergaderingen per jaar die ik zo goed als allemaal ook heb bijgewoond.
    In de ruim 15 jaar dat ik daar woonde heb ik hooguit 3 tweede vergaderingen meegemaakt, dus wat het animo onder de leden betreft valt het volgens mij nog wel mee.
    Het gaat om een grote VvE beheerder met veel VvE’s onder hun beheer.
    Ook in notulen van andere VvE’s met deze beheerder heb ik soms gelezen dat zij eveneens gebruik maken van deze fictieve vergadermethode.
    Ik ben dan ook eerlijk gezegd best nieuwsgierig in hoeveel VvE’s van deze beheerder deze fictieve vergadermethode wordt toegepast.
    Hoewel ik meer voorstander ben van het aanmoedigen en betrekken van de leden bij de ledenvergadering ben ik het wel met je eens met betrekking tot je laatste alinea.
    En inderdaad….. ontstaat er een probleem wanneer het benodigde quorum wel wordt gehaald.
    Ook blijf ik me nog even afvragen wat de invloed kan zijn van het bepaalde in MR1992.
    Wat betreft de SKW komt hier weer naar voren dat je als individuele eigenaar weinig kan doen wanneer een VvE Beheerder zich niet aan de regelgeving houdt en vervolgens de meerderheid in de VvE ermee instemt.
    Een klacht over de beheerder wordt alleen aangenomen wanneer deze door de VvE wordt ingediend en dat zal simpelweg niet gebeuren.
    In het verleden heeft ook o.a. Helene al eens aandacht gevraagd voor die problematiek.
    Daar is nog wel enige verbetering mogelijk naar mijn mening !

    #3674
    William
    Deelnemer

    Dat laatste komt denk ik meer voort uit het feit dat men anders 100 meldingen per dag krijgen van individuele leden, die voor allerlei (al dan niet ter zake doende) meldingen gaan bellen/mailen. In de trant van:
    – onze beheerder zou terug mailen, maar dat is een week geleden, of;
    – het tocht in ons appartement en onze beheerder wil er niets aan doen
    Ik kan me goed voorstellen dat men dit bij het SKW op voorhand heeft willen uitsluiten.

    #3678
    Rob
    Deelnemer

    Ik kan me dat aan één kant ook wel goed voorstellen William.
    Dat betekent echter wel dat beheerders zonder gevolgen in strijd kunnen blijven handelen met de akte en dat zou in mijn ogen onmogelijk moeten zijn wanneer zij SKW gecertificeerd zijn.

    #3793
    Rob
    Deelnemer

    Hoi Carla,
    In een ander topic op het forum schreef je:
    … Verder ben ik van mening dat elke VvE , behalve de voor haar geldende regelgeving, ook een eigen klimaat heeft. Omvang, eigenaars, huurders, karakters, welwillendheid of juist niet, geschiedenis, enz…….. Dit zal mede bepalend zijn hoe soepel of stroef de zaken verlopen.
    Daar ben ik het volkomen mee eens.
    Voor het goed functioneren van een VvE is medewerking en toewijding vereist van alle betrokken partijen.
    … Bij een vijfkoppig bestuur, zoals bij ons, werkt het gebundelde voorzitterschap ( ik gebruik die ‘titel’ zelf nooit ) prima. En ik denk dat dit komt omdat wij als bestuur, behoudens in noodgevallen ) geen enkele zelfstandige beslissing nemen. Alles gaat, indien nodig, met de nodige toelichtingen naar de leden. ( twee keer per jaar ).
    En dat vindt ik dus zo leuk om te lezen.
    Geen bestuur die zijn eigen weg en wil en doorheen wil drukken, maar de leden zoveel als mogelijk betrekt bij allerlei beslissingen.
    Ik denk dat daar een belangrijke oorzaak te vinden is waarom er in jullie (toch redelijk grote) VvE tot zelfs 2 maal per jaar toch kennelijk genoeg eigenaren bereid zijn om de eerste vergadering bij te wonen.
    VvE’s waar telkens te weinig eigenaren op de vergaderingen aanwezig zijn zouden eens moeten onderzoeken wat de reden daarvan is.
    Ik vrees dat veel eigenaren zich niet betrokken voelen bij VvE’s omdat men weinig kennis heeft over de VvE of  de gedachte “het bestuur bepaalt toch alles”
    Hoe meer betrokkenheid men kweekt bij de eigenaren hoe minder men hoeft te zoeken naar risicovolle alternatieven zoals fictieve vergaderingen !
     
     

    #3815
    Carla
    Deelnemer

    Hoi Rob,
    Hetgeen je opmerkt beste Rob……geen bestuur die zijn eigen weg en wil er doorheen wilt drukken……klopt. Maar eigenlijk is dat in mijn optiek heel normaal. Ja, ik lees ook met regelmaat dat er veel zaken worden verweten aan besturen. Ik kan je melden dat die verwijten zich ook bij ons voordoen maar dan in de richting dat we eens wat soepeler met de regelgeving om moeten gaan……:-) Tja, het kan verkeren!
    Verder denk ik dat er heel wat motivatie aan ten grondslag kan liggen waarom een quorum wel of niet wordt gehaald binnen een VvE. Mijn eigen ervaring is b.v. dat de eerste jaren er altijd een grote opkomst was. Dat valt ook wel te verklaren, alles is nieuw, nieuwsgierigheid naar de gang van zaken is groot, nog los van het feit of alles begrepen wordt. Gaandeweg neemt die nieuwsgierigheid af  en komt er een ander item boven drijven in de zin van ‘ alles gaat toch goed ‘!  En niet onbelangrijk ‘ als de maandelijkse kosten maar gelijk blijven of in elk geval niet verhoogd worden’….. Dus of het nu werkelijk aan de toewijding van de eigenaars ligt…..?? ( ik denk het niet )
    Dat bedoelde ik dus ook met de opmerking dat je steeds maar weer, heel veel uit moet leggen. Want hoe of je het wendt of keert…….de meeste mensen laten het toch over aan het bestuur. Die dient zich dan ook tot de gegeven regelgeving te verhouden. En ook dat valt niet altijd in goede aarde. Het is niet anders.
    Ik heb nog geen ervaring, ondanks de terugloop van de belangstelling, dat er een tweede vergadering nodig was. Ik bereid me er wel op voor en ondanks diverse , gewenste en minder gewenste oplossingen, zal ik ook hierin te werk gaan volgens ‘het boekje’.
    Dan kost het maar even wat extra moeite en vooral geld. ( vooral dat laatste ligt best gevoelig, denk ik ) Maar ook dat is dan maar zo. Wanneer mensen getroffen worden in de ‘knip’ kan dat ook een reden zijn om de volgende keer toch maar wel te komen. 🙂
    Toch ook ben ik van mening dat het begint met elkaar op een open, vriendelijke manier te stimuleren om de vergadering bij te wonen. En ín de vergadering mensen de ruimte te geven hun zegje te doen. Mensen willen zich nu eenmaal gehoord en gezien weten. En terecht! ( toch weer die belangrijke factor: ‘ communicatie ‘)
    Met vriendelijke groet,
    Carla

    #6584
    Rob
    Deelnemer

    Het mag bekend zijn dat verduurzaming binnen VvE-land inmiddels een hot item is.
    Onlangs las ik in een rapportage over de verduurzaming  van de VvE de volgende tekst:
    “… Opkomst vergaderingen Om tot uitvoer te komen van een verduurzamingsmaatregel moet er positief gestemd worden in de ledenvergadering door een ruime meerderheid van de leden (zoals vastgesteld in de splitsingsacte). Daarnaast is er soms een opkomstpercentage nodig van minimaal 50% (modelregelementen 1972-1992). Een lage opkomst van leden op de ledenvergadering kan dit moeilijker maken en kan zelfs betekenen dat er een nieuwe vergadering moet komen om te besluiten. Een lage opkomst zal in dat geval zorgen voor vertraging van het verduurzamingsproces (Companen, 2015; Senter Novum, 2008).
    Er zijn echter wel manieren om te voorkomen dat een lage opkomst ertoe leidt dat er geen besluiten kunnen worden genomen. Zo kan er een eerste fictieve vergadering worden uitgeschreven waarbij leden worden opgeroepen om niet te komen, maar wel naar een tweede vergadering 14 dagen later te komen. Op die vergadering kunnen dan rechtsgeldige besluiten worden genomen, ook met een beperkte opkomst. Dit wordt door de rechter geaccepteerd (Companen, 2015).”
    Ik kan me toch echt niet voorstellen dat dát de beoogde bedoeling is geweest van de tweede vergadering in de modelreglementen.
    Oproepen om niet te komen lijkt mij ook geheel niet overeen te komen met de oproeping voor de vergadering zoals bedoeld in de reglementen.

    #6586
    Carla
    Deelnemer

    Het is niet alleen niet in overeenstemming met……maar gewoonweg niet toegestaan.

    De tweede vergadering van eigenaars


    Daar nog even los van…..bij een besluit over verduurzaming waar over het algemeen de nodige prijskaartjes aan aanhangen, voldoet een meerderheid van 50% niet.

    #6587
    Bob
    Deelnemer

    Het is niet alleen niet in overeenstemming met……maar gewoonweg niet toegestaan.
    De tweede vergadering van eigenaars
    Daar nog even los van…..bij een besluit over verduurzaming waar over het algemeen de nodige prijskaartjes aan aanhangen, voldoet een meerderheid van 50% niet.

    Dank voor het nog even herhalen van de link naar het artikel dat Rob in zijn eerste post van deze thread 1 jaar en 4 maanden geleden al aanhaalde 😉
    Quote
    Deze VvE heeft echter kennelijk gekozen voor de optie, zoals deze is aangegeven op pagina 3 t/5 in dit artikel van de heer Rijssenbeek
    Unquote

    #6591
    Rob
    Deelnemer

    Misschien inderdaad wel handig om het artikel nog eens onder de aandacht te brengen 😉
    Daarin staat namelijk o.a. letterlijk te lezen:
    “… Wat betekent dit nu voor de VvE? Kan de VvE bijvoorbeeld besluiten een vergadering over te slaan, of de tweede vergadering aan te laten sluiten op de eerste vergadering, danwel bij de oproeping tot een vergadering aan de leden kan adviseren niet op te komen dagen? Neen.”
    Daarmee lijkt mij de stelling in de rapportage verduurzaming VvE in ieder geval al niet helemaal juist.
    Om nog even terug te komen op de eerste casus in dit topic.
    In het artikel van Rijssenbeek is ook te lezen:
    “… Allereerst benadrukken wij nog eens dat de volgende mogelijke wijzen van oproepen alleen toepasbaar (en nodig) zijn als uit de praktijk van jaar en dag volgt dat op de (eerste) vergadering telkens veel te weinig stemmen aanwezig zijn.”
    In de VvE in de eerste casus was dat geenszins het geval.
    Uiteraard was er wel eens een tweede vergadering nodig maar in veruit de meeste gevallen was er gewoon een rechtsgeldige eerste vergadering.
    Persoonlijk denk ik dat hier het belang van de beheerder boven het belang van de VvE wordt gesteld.
    Een beheerder met heel veel VvE’s onder zijn beheer heeft al bijna geen ruimte voor alle ALV’s, laat staan voor een eventuele tweede vergadering.
    Om dat risico zoveel mogelijk te beperken kiest men naar mijn idee dan graag voor deze fictieve vergaderingen.
    Ik ben dan ook heel nieuwsgierig in hoeveel van de beheerde VvE’s bij die beheerder deze procedure van toepassing is.
    In ieder geval ben ik hem al diverse malen in notulen van verschillende VvE’s tegengekomen.
    Persoonlijk vind ik dat dus een zeer slechte zaak en kijk uit naar het moment dat een VvE eens goed zijn neus stoot door deze praktijk !
    Zelf heb ik in ieder geval veel meer bewondering en waardering voor bestuurders en beheerders die de betrokkenheid van de leden stimuleren en op die manier een tweede vergadering overbodig maken dan voor bestuurders en beheerders die de mazen van de wet zoeken en voor de gemakkelijke weg kiezen met fictieve vergaderingen.

11 berichten aan het bekijken - 1 tot 11 (van in totaal 11)
  • Je moet ingelogd zijn om een antwoord op dit onderwerp te kunnen geven.