[Gerard]

In de notulen van onze VvE is in het verslag van de jaarvergadering in 2014 opgenomen dat de dechargeverlening aan het bestuur voor het gevoerde financiele beleid in 2013 is uitgesteld totdat de jaarstukken compleet zouden zijn. In het verslag van de jaarvergadering in 2015 vindt deze zelfde actie plaats maar dan over 2014.

Betekent dit dat over die jaren, als daar verder niets van terug te vinden is in de notulen, dat er GEEN decharge verlening heeft plaatsgevonden en dat derhalve dit nog openstaat?

In de jaarvergadering in 2016 heeft wel dechargeverlening plaatsgevonden over het beleid in 2015. Zijn hiermede dan ook de voorgaande jaren goedgekeurd?

[Bob]

Hi Gerard,
Verlenen van decharge over 2015 leidt niet tot automatische decharge over welk voorliggend (boek)jaar dan ook.
Wat werd er precies bedoeld met de opmerkingen in door jou genoemde notulen?
En hoe luidde het eventueel genomen besluit daarbij?
Zou het completeren van de jaarstukken automatisch tot decharge leiden, of was het zo dat de jaarstukken over 2013 en 2014 pas konden worden gecontroleerd na completering?
Hoe luidde in beide jaren het advies van de KCC?
Met hetgeen je aandraagt is het/mijn plaatje niet compleet.
Wel ben ik van mening dat het verlenen van decharge pas kan plaatsvinden met een expliciet en nadrukkelijk besluit van de vergadering om het bestuur te dechargeren.
Vriendelijke groet, Bob.

[Gerard]

In de notulen van 2014, handelend over 2013 staat het volgende:
7. Jaarafrekening 2013
De Jaarstukken 2013 worden kort doorgelopen door de heer [naam]. Eerst wordt de balans
doorgenomen waarna de resultatenrekening wordt doorgenomen en toelichting wordt gegeven
op diverse posten.
Door de wijze waarop het jaarwerk was opgesteld en aangeleverd heeft de kascommissie nog
niet naar de jaarstukken 2013 kunnen kijken. Er wordt besloten dat indien de kascommissie zijn
akkoord geeft de jaarstukken 2013 daarmee akkoord  worden bevonden en er decharge wordt
verleend aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid (besluit).
De leden besluiten bij goedkeuring van de jaarstukken het positief exploitatie resultaat van €
5.240 toe te voegen aan de voorziening onderhoud (besluit).
In de notulen van 2015, handelend over 2014 staat eerst het volgende:
3. Vaststellen van de notulen van de vorige vergadering
De notulen van 12 juni 2014 worden nagelopen en de besluiten worden kort besproken.
Verder zijn er inhoudelijk en tekstueel geen op- en/of aanmerkingen, waardoor de notulen als
dusdanig worden goedgekeurd en vastgesteld (besluit).
En verderop het volgende:
Er wordt voorgesteld een nieuwe kascommissielid te kiezen en het jaarwerk van 2014  door de
nieuwe kascommissie te laten controleren en met hun akkoord de jaarstukken 2014 daarmee
akkoord  worden bevonden en er decharge wordt verleend aan het bestuur voor het gevoerde
financiële beleid. De leden gaan hiermee akkoord (besluit).
De leden besluiten om het restant van het exploitatie resultaat 2014 na aftrek van de kosten voor
ene nieuwe MJOP toe te voegen aan de voorziening onderhoud (besluit).
In de notulen van 2016 handelend over 2015 staat het volgende:
3. Vaststellen van de notulen van de vorige vergadering
De notulen van 26 mei 2015 worden nagelopen en de besluiten worden kort besproken. Verder zijn er inhoudelijk en tekstueel geen op- en/of aanmerkingen, waardoor de notulen als dusdanig worden goedgekeurd en vastgesteld (besluit).
 
Wordt dan alsnog door goedkeuring van de notuelen en de daarin vervatte besluiten decharge verleend voor de voorgaande jaren.
Een expliciete uitspraak van dechargeverlening is er dus niet.

[Bob]

Hi Gerard,
Over 2013 heeft de vergadering haar bevoegdheid om decharge te verlenen overgedragen aan de KCC. Immers, “besloten dat indien de kascommissie zijn akkoord geeft de jaarstukken 2013 daarmee akkoord worden bevonden en er decharge wordt verleend”
Over 2014 gebeurt feitelijk hetzelfde. Immers, “en met hun akkoord de jaarstukken 2014 daarmee akkoord worden bevonden en er decharge wordt verleend aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid. De leden gaan hiermee akkoord“.
Wat mij betreft niet erg handig. Indien de KCC akkoord heeft gegeven over beide boekjaren is er de facto decharge verleend.
Vriendelijke groet, Bob.

[Gerard]

En dan nu natuurlijk de hamvraag. Op welke wijze dient die KCC dan accoord te geven. Hoort dat dan ook niet in de notulen te zijn opgenomen? Kan dat via een mail aan het bestuur zijn doorgegeven?
E.e.a. vind ik nu namelijk wel van belang aangezien ik, ik woon daar sinds dec 2015, nu deel uitmaak van de KCC en in ieder geval niet op die wijze wens te handelen maar ook niet geconfronteerd wil worden achteraf met zaken die voor mijn tijd speelden.

[Bob]

Hi Gerard,
Voor wat betreft jouw “hamvraag” geldt geen vast protocol. Er is geen voorschrift voor deze situatie. In mijn overtuiging is het uiteindelijk voldoende als de bestuurleden onomstotelijk kunnen bewijzen dat hen decharge is verleend. Wanneer alle KCC-leden aantoonbaar akkoord zijn gegaan met de betreffende jaarstukken is het bestuur “gedekt”.
Wel ben ik van mening dat het de leden duidelijk zou moeten zijn wat de “einduitslag” over 2013 en 2014 is. Het lijkt me niet meer dan normaal dat de leden van de KCC zich (publiekelijk) “verklaren”. Daar kan overigens ieder lid van de VvE naar vragen, al dan niet in enige vergadering. Ik begrijp dat kennelijk nog géén van de leden die behoefte heeft gevoeld?
Voorts zou ik me als ik jou was als lid van de huidige KCC absoluut niet druk maken over zaken betreffende 2013 en 2014. Daar ben je helemaal niet voor aangesteld door de vergadering, Jij dient je te beperken tot controle van de stukken en het beleid in het boekjaar 2016, en verder niet.
Vriendelijke groet, Bob.

[Gerard]

Bob,
Hartelijk dank voor alle antwoorden.
Gerard

[Bob]

Tx, my pleasure. Suc6 met de controle, Bob.

[Rob]

Ik ben in het geheel geen voorstander van het overdragen van bevoegdheden naar andere organen.
Het is de vergadering die de jaarrekening moet vaststellen en het besluit moet nemen het bestuur wel of niet te dechargeren.
De kascommissie moet de kascontrole uitvoeren en op basis van die controle een advies uit brengen aan de vergadering. Het is dan aan de vergadering om dat advies wel of niet op te volgen.
Door de bevoegdheid van de vergadering  om de jaarrekening vast te stellen bij de KCC te leggen worden naar mijn mening de stappen naar het besluit tot goedkeuring van de jaarrekening en decharge van het bestuur niet juist uitgevoerd !
Wanneer, door de wijze waarop het jaarwerk was opgesteld en aangeleverd,  de kascommissie nog niet naar de jaarstukken 2013 had kunnen kijken had het wat mij betreft voor de hand gelegen een negatief advies aan de vergadering te geven om de jaarrekening goed te keuren.

[Bob]

Hi Rob,
Helemaal met je eens hoor, maar het is bij Gerard nu eenmaal niet zo gegaan. Verdient absoluut geen schoonheidsprijs, maar juridisch gezien kun je het achteraf niet zomaar terugdraaien. Gedane zaken nemen geen keer.
Naar mijn idee gaat Gerard het nu wel volgens de regelen der kunst uitvoeren. 😉
Vriendelijke groet, Bob.

[Auteur]

Berichten