[Anoniem]

Onze professionele beheerder heeft bij de KvK laten vastleggen dat hij volledig geautoriseerd is. 1 Bestuurder heeft een autorisatie met beperking. Ik vermoed dat daarin is vastgelegd dat de bestuurder tot 500 euro gemachtigd is.

Ik voel me niet zo lekker met deze constructie.

Vraag: is het normaal dat de externe beheerder alle autorisaties heeft? Ik kan er in het contract tussen VvE en Beheerder overigens niets over vinden.

In het contract staat dat hij het beheer en de administratie van de bankrekening die op naam van de VvE staat verzorgt. Ik vraag mij af of onder het beheer ook het verrichten van betalingen valt.

De VEH adviseert:
Het is slim in de VvE-vergadering af te spreken dat je minimaal drie handtekeningen nodig hebt om over het geld van de vereniging te beschikken: die van de voorzitter, een andere bestuurder en een aangewezen lid van de VvE.
Als je niks regelt, kan voor de bank één handtekening genoeg zijn. De bank kijkt in het handelsregister, en de leden van het bestuur die daarin staan, kunnen in theorie elk bij het geld.

Modelsplitsingsreglementen schrijven voor dat de voorzitter en een door de vergadering aangewezen lid van de VvE kunnen beschikken over het geld. Twee handtekeningen dus.

Als de VvE een beheerder heeft, zet dan in het contract dat hij ook goedkeuring van drie partijen nodig heeft. Neem de beperking van het bestuur op in het handelsregister en laat de beheerder zich niet inschrijven.

 

 

• Dit onderwerp is gewijzigd 2 maanden, 3 weken geleden door .

[Rob]

Anoniem wrote:

Ik vraag mij af of onder het beheer ook het verrichten van betalingen valt.

Zie bv MR1992 art. 41 lid 2 : “De vergadering kan besluiten de administratie – waaronder dient te worden verstaan het incasseren van alle ontvangsten en het doen van alle uitgaven…. “
Dus ja, het verrichten van betalingen valt ook onder het beheer.

Anoniem wrote:

Modelsplitsingsreglementen schrijven voor dat de voorzitter en een door de vergadering aangewezen lid van de VvE kunnen beschikken over het geld. Twee handtekeningen dus.

Die bepaling is alleen van toepassing op de gelden van het reservefonds, niet op de betaalrekening.
 

[kv66]

Onze ervaring met onze professionele beheerder en hoe wij het hebben georganiseerd.
1. Onze beheerder is niet ingeschreven bij de KvK als bestuurder en zover ik weet wil die dat ook helemaal niet
2. Onze beheerder heeft een volmacht op onze betaalrekening via de bank
3. Onze penningmeester kijkt elke maand nadat de maandbijdragen via automatische incasso op de betaalrekening zijn bijgeschreven welke uitgaven er in de komende maand op de rol staan en verlaagt het saldo op de betaalrekening tot een paar honderd euro boven die verwachte uitgaven.
4. Een aantal betalingen (water, elektra, telefoon etc) gaan per automatische incasso
5. Onze beheerder betaalt alleen bedragen/nota’s van onze rekening die hem bekend zijn.
6. Andere onbekende nota’s worden altijd ter goedkeuring aan onze penningmeester voorgelegd.
7. Eén lid van ons die niet tot het bestuur behoort krijgt van elke af/bijschrijving van €140 of meer een bankalert en heeft als hij/zij dat nodig vindt overleg met de penningmeester.
8. Onze beheerder kan zelfs niet op onze spaarrekening bij dezelfde bank als de betaalrekening kijken; en dat vindt hij prima. De penningmeester zorgt ervoor dar de beheerder een afschrift van elke mutatie op de spaarrekening krijgt voor de boekhouding.

[Rob]

kv66 wrote:

Onze penningmeester kijkt elke maand nadat de maandbijdragen via automatische incasso op de betaalrekening zijn bijgeschreven welke uitgaven er in de komende maand op de rol staan en verlaagt het saldo op de betaalrekening tot een paar honderd euro boven die verwachte uitgaven.

Waar wordt het “overtollige” geld van de betaalrekening dan telkens heen geboekt?
Persoonlijk vind ik dit een behoorlijk krampachtige procedure die ook nog eens een hoop extra en m.i. onnodig werk teweeg brengt.
(Nog maar even hopende dat jullie een automatische incasso niet verplicht opleggen aan de eigenaren, maar dat terzijde 😉 )

kv66 wrote:

Eén lid van ons die niet tot het bestuur behoort krijgt van elke af/bijschrijving van €140 of meer een bankalert en heeft als hij/zij dat nodig vindt overleg met de penningmeester.

Wat is daar het idee achter?
Daarnaast is € 140 wel heel laag, dan zouden er hier héééél veel alerts voorbijkomen.

kv66 wrote:

Onze beheerder kan zelfs niet op onze spaarrekening bij dezelfde bank als de betaalrekening kijken; en dat vindt hij prima. De penningmeester zorgt ervoor dar de beheerder een afschrift van elke mutatie op de spaarrekening krijgt voor de boekhouding.

Het komt op mij over alsof jullie de beheerder niet vertrouwen eerlijk gezegd.
Ik vraag mij af waarom jullie eigenlijk een beheerder in de arm genomen hebben als jullie op deze manier willen werken?
 

[Anoniem]

Dank voor de reacties tot zover. Ik begrijp dat vele wegen naar Rome leiden en de reacties bieden mij een aardig inkijkje in de mogelijkheden.
Ik zou nog wel willen weten hoe er over de volledige autorisatie van de beheerder gedacht wordt.
Wat mij betreft zou een beheerder best inzicht in alle financiële zaken mogen hebben en het lijkt mij ook dat het niet verkeerd is als de beheerder de operationele taken van een penningmeester uitvoert mits daar voldoende controle op wordt uitgeoefend. Bestuur en beheerder voeren naar mijn idee samen het beleid dat door de AVL bepaald wordt, uit waarbij een zekere vrijheid van handelen nodig is om het werkbaar te houden.
Maar waarom je de bestuurder dan een beperkte en de beheerder een volledige autorisatie zou geven, ontgaat mij.

[Bob]

Anoniem wrote:

Ik vermoed dat daarin is vastgelegd dat de bestuurder tot 500 euro gemachtigd is.

Vermoed! Waarom weet je het niet zeker?

Anoniem wrote:

Ik voel me niet zo lekker met deze constructie.

Waarom niet? Je vermoedt slechts dat het zo geregeld zou zijn.

Anoniem wrote:

Vraag: is het normaal dat de externe beheerder alle autorisaties heeft? Ik kan er in het contract tussen VvE en Beheerder overigens niets over vinden.

Vraag eens bij eigen bestuur en beheerder na OF het überhaupt zo geregeld is zoals je vermoedt, en vraag bestuur en beheerder eens WAAROM het zo geregeld is. Die zouden het moeten weten EN kunnen uitleggen.

Anoniem wrote:

Maar waarom je de bestuurder dan een beperkte en de beheerder een volledige autorisatie zou geven, ontgaat mij.

Het is slechts een vermoeden toch!? 😉

Anoniem wrote:

Onze professionele beheerder heeft bij de KvK laten vastleggen dat hij volledig geautoriseerd is.

De beheerder handelt zoals afgesproken in de beheersovereenkomst. De beheerder bepaalt niet hoe het geregeld wordt/is. Daar gaat de vergadering over, en/of het bestuur.

[Anoniem]

Bob wrote:

anoniem wrote:

Ik vermoed dat daarin is vastgelegd dat de bestuurder tot 500 euro gemachtigd is.

Vermoed! Waarom weet je het niet zeker?

teleton wrote:

Ik voel me niet zo lekker met deze constructie.

Waarom niet? Je vermoedt slechts dat het zo geregeld zou zijn.
Nou, ik vermoed dat het om een autorisatie van 500 euro gaat. De KvK omschrijft dat nu eenmaal niet duidelijker. Wat ik zeker weet is dat de beheerder bij de KvK heeft laten vastleggen dat hij volledig geautoriseerd is.

anoniem wrote:

Vraag: is het normaal dat de externe beheerder alle autorisaties heeft? Ik kan er in het contract tussen VvE en Beheerder overigens niets over vinden.

Vraag eens bij eigen bestuur en beheerder na OF het überhaupt zo geregeld is zoals je vermoedt, en vraag bestuur en beheerder eens WAAROM het zo geregeld is. Die zouden het moeten weten EN kunnen uitleggen.
Ik heb het idee dat je je niet goed voor kunt stellen dat er situaties zijn waarin bestuur en beheerder gewoon niet mee willen/kunnen werken. Ik heb de overeenkomst, daar staat niets in over een afspraak m.b.t. de autorisatie en ik vraag hier of het normaal is dat dit zo is vastgelegd. 

anoniem wrote:

Maar waarom je de bestuurder dan een beperkte en de beheerder een volledige autorisatie zou geven, ontgaat mij.

Het is slechts een vermoeden toch!? 😉
Nee, ik vermoed dat de bestuurder tot 500 euro geautoriseerd is. Het bedrag doet er verder niet zoveel toe, het gaat me om de verhouding tussen bestuurder en beheerder zoals die bij de KVK is vastgelegd

anoniem wrote:

Onze professionele beheerder heeft bij de KvK laten vastleggen dat hij volledig geautoriseerd is.

De beheerder handelt zoals afgesproken in de beheersovereenkomst. De beheerder bepaalt niet hoe het geregeld wordt/is. Daar gaat de vergadering over, en/of het bestuur.

Hoe het zou moeten zijn begrijp ik inmiddels echt wel. Je gaat er dan van uit dat een bestuurder qua kennis evenwaardig is aan de beheerder. Dit is hier verre van het geval; het bestuur heeft geen idee wat de overeenkomst inhoudt maar heeft hem wel getekend.
Registratie van achtereenvolgende besturen had al jaren niet meer plaatsgevonden. De nieuwe beheerder heeft dit opgepikt maar heeft zich wel met alle autorisaties in laten schrijven. Het bestuur weet van niets en wijst naar de beheerder..
Na een aantal indringende gesprekken heeft de bestuurder zich zeer onlangs teruggetrokken. Er is geen archief, geen logboek, geen schoonmaakprogramma, geen inzicht in lopende overeenkomsten en vergoedingen… dus kom mij maar niet aan bij wie ik wat zou moeten kunnen navragen want het is er niet. De beheerder zit in het zelfde schuitje, die heeft de zaak in deplorabele toestand overgenomen wat ik ook onbegrijpelijk vind want ik had deze klant fijn in de wachtkamer gezet.
De leden is verzocht om schriftelijk in te stemmen met het benoemen van tijdelijke bestuurders die orde in de chaos kunnen scheppen, het boekjaar kunnen afsluiten zodat de ALV al dan niet decharge kan verlenen en om een sluitende begroting voor 2020 te maken. Daarvoor is een unaniem resultaat en 100% opkomst nodig.
We hebben niet met een beginnend brandje te maken maar met een hardnekkige ondergrondse veenbrand waarvoor met groot materieel uitgerukt moet worden.

[Bob]

Anoniem wrote:

Hoe het zou moeten zijn begrijp ik inmiddels echt wel.

Wat is dan de vraag precies, welk antwoord zoek je?
Er is kennelijk géén bestuur (meer), en nog wel een beheerder.
Merk op dat niet de bestuurder maar de vergadering een overeenkomst goedkeurt/aangaat.
Je geeft aan dat er een bestuur moet worden benoemd. Tijdelijk maakt helemaal niets uit, een benoemd bestuur is het bestuur, tijdelijk of niet.
Zoals je zelf opmerkt weet je hoe het moet zijn, en daarmee ook wat er moet gebeuren, toch? 😉

[Anoniem]

Bob wrote:

Anoniem wrote:

Hoe het zou moeten zijn begrijp ik inmiddels echt wel.

Je geeft aan dat er een bestuur moet worden benoemd. Tijdelijk maakt helemaal niets uit, een benoemd bestuur is het bestuur, tijdelijk of niet. Zoals je zelf opmerkt weet je hoe het moet zijn, en daarmee ook wat er moet gebeuren, toch? 😉

[Anoniem]

Zo als ik het begrijp kan er, zolang er geen decharge verleend is aan het opgestapte bestuur een tijdelijk bestuur worden gekozen. Zij zijn dan nog niet verantwoordelijk voor de financiële situatie waarin de VvE verkeert maar kunnen wel de voorbereidingen voor een ALV treffen waarin het boekjaar ordentelijk kan worden afgesloten. Wanneer een nieuw bestuur de benoeming aanvaard zonder voorwaarden aan de aansprakelijkheid te stellen, zijn ze volledig (hoofdelijk) aansprakelijk.
Pas nadat het boekjaar is afgesloten en de kascommissie haar werk heeft gedaan, wordt het “nieuwe” bestuur verantwoordelijk. Corrigeer me gerust als ik er naast zit.
We zijn inderdaad wat afgedwaald. De vraag waar het hier om draaide is welke situatie gewenst is bij het verlenen van autorisaties van beheerder en bestuurder.

[Bob]

Een bestuur(der) is slechts verantwoordelijk (te houden) voor zaken die in zijn/haar/hun bestuursperiode geschieden. Een nieuw benoemd bestuur is nimmer verantwoordelijk/aansprakelijk voor wat er vóór hun benoeming is gebeurd.
In jouw situatie is er (kennelijk) geen bestuur meer, en moet er een nieuw bestuur worden benoemd. Hopen dat er niet al te veel lijken uit de kast komen en vol goede moed bouwen aan een solide VvE. Puin ruimen en een nieuwe en goede start maken zou ik zeggen.

[Bob]

Zie misschien ook nog onderstaande discussie die we onlngs voerden over een per direct opgestapt bestuur. Kan je nogelijk iets mee.
https://www.vve-forum.nl/onderwerp/verplichtingen-verantwoordelijkheid-van-kascommissie-bij-direct-aftreden-bestuur/

[Bob]

Anoniem wrote:

De vraag waar het hier om draaide is welke situatie gewenst is bij het verlenen van autorisaties van beheerder en bestuurder.

De vergadering zou moeten gaan voor een overeenkomst en regeling die de nodige checks and balances in zich heeft. Er is geen standaard regeling die voorkeur geniet boven andere, eveneens mogelijke en goed waterdichte, regelingen.
Smaken verschillen en interne proactieve controlemeganismen voorkomen misbruik en wantoestanden.

[Auteur]

Berichten