[Anoniem]

De VvE beheerder heeft in juli 2018 een fikse factuur opgesteld voor de VvE. Ruim €13.000 voorbereidingswerkzaamheden logchies.

V.a. 2013 is het bestuur samen met de VvE beheerder bezig geweest met een project voor de kozijnenvervanging. Dit werd steeds vooruit geschoven. V.a. 2017 kwam er een nieuwe asbest regel en werd het project opeens twee maal het oorspronkelijke bedrag. Eind 2017 was duidelijk dat dit geen realistisch project was en het werd afgekapt. Bij de afgelopen ALV in 2018 werd er toch nog over gesproken alsof het volledig in gang was, door zowel de VvE Beheerder als de woningcorporatie (woningcorporatie zou ook subsidie verzoek bij de gemeente doen). Wij hebben gestemd voor kosten: herijking MJOB, asbestonderzoek in alle woningen ivm kozijnenvervanging €9.000 en eventueel €14.500 max voor klachtonderhoud aan de kozijnen. Nooit werd de 2.5% voorbereidingswerkzaamheden logchies besproken en dit kwam ook als een ongename verrassing.

Ik zit in de kascommissie en heb de beheerder naar deze factuur gevraagd. O.a. VvE overeenkomst (stamt uit 2004) en het liefst een expliciete overeenkomst voor deze werkzaamheden. Ondanks meerdere verzoeken van de kascommissie,  verwijst de beheerder simpelweg naar de notulen ALV 2015 waarin de leden hebben gestemd voor de kozijnen.

Ik heb aangegeven dat dit niet voldoende is. De beheerder geeft aan dat dit wel voldoende is.

Wie is correct?

Alvast super bedankt voor het meedenken! Steun wordt echt gewaardeerd!

• Dit onderwerp is gewijzigd 2 maanden, 2 weken geleden door .

[William]

Goedemorgen Gerdine,
Ik vrees dat hier door ons geen zinnig woord over te zeggen is, alles ligt aan de in de het verleden gemaakte afspraken. Het is wel een forse factuur. Wat betekent logchies?

[Rene]

Zoals het bij ons werkt:
De ALV geeft opdrachten/toestemming aan het bestuur. Het bestuur geeft werk uit handen aan de beheerder.
Als er geen getekende offerte of een andere vorm van opdracht/akkoord is van het bestuur dan worden dit soort facturen (gelukkig nog niet voorgekomen) ook niet betaald.
Begrijp ik het goed dat er  9.000 gereserveerd is voor onderzoek met een uitloop naar 14.500.
En nu een factuur van de beheerder komt voor 13.000 euro voor werk wat er in de voorbereiding (onderzoek) is gedaan? Dan is het binnen de gestelde begroting van de ALV. En ze hebben algelopen vier jaar dus ook onderzoek en offertes geregeld.
Of komt deze factuur apart/bovenop de eerder genoemde bedragen?
En wat is de reactie van het bestuur? Zij zijn tenslotte verantwoordelijk voor de uitgaven.
 
 
 

[Colin]

Even gegoogled na de nogal verwarrende openingspost, maar Logchies blijkt een vastgoedadviseur te zijn. Als dit bedrijf voorbereidende werkzaamheden heeft uitgevoerd en gefactureerd, dan staat buiten kijf dat de kascommissie die factuur moet kunnen zien. In die zin leest het vreemd als TO in haar eerste zin schrijft dat de beheerder die factuur zou hebben opgesteld. Nee, er moet een origineel zijn van het betreffende bedrijf en die moet de beheerder overleggen. Punt.
Bedenkelijk wordt het helemaal als deze kosten zonder formele toestemming zijn gemaakt. Daar heeft het alle schijn van. De genoemde EUR 13.000 zou volgens TO gelijk zijn aan 2,5%, maar 2,5% waarvan? Ik neem aan van de kosten in de realisatiefase. Dat betekent dat de vervanging van de kozijnen is geraamd op EUR 520.000. Een bedrag van deze omvang is nooit beschikbaar gesteld door de vergadering.
Sterker nog, TO geeft aan dat het project als zijnde niet realistisch terzijde is geschoven. In plaats daarvan is besloten om relatief bescheiden budget beschikbaar te stellen voor het actualiseren van het onderhoudsplan, asbestonderzoek en klachtenonderhoud.
Andere onderwerpen zijn dat. Daarom is het merkwaardig dat de VvE toch die voorbereidingskosten voor haar kiezen krijgt. Het maken van voorbereidingskosten suggereert namelijk dat je een project gaat uitvoeren. Vraag blijft of dit aanvankelijk toch de bedoeling was?
De beheerder verwijst bijvoorbeeld naar notulen uit 2015, waarin staat dat is ingestemd met vervanging de kozijnen. Wat betekende dit besluit concreet? Ja, we gaan het doen en trekken daarvoor een half miljoen euro uit op basis van een offerte. Of ja, we spreken de intentie uit dat we het willen, maar voor een definitief besluit moet eerst verder worden onderzocht hoe en wat.
Ik vermoed het laatste en de beheerder heeft dat opgevat als een vrijbrief voor wat extern onderzoek en advies, en voor je het weet ben je EUR 13.000 verder met als ”winst” voor de VvE dat je op basis hiervan de onderbouwde conclusie kunt trekken dat het hele project bij nader inzien toch niet haalbaar is. Van voorbereidingskosten kun je dan niet meer spreken. Ik noem het bijkomende kosten, die eigenlijk nog vooraf gaan aan de voorbereidingsfase.
Zo zal het ongeveer wel zijn gegaan. Prachtig verhaal.
Feit blijft natuurlijk wel dat de beheerder een bedrag van deze omvang niet zonder toestemming van de vergadering had mogen uitgeven. Maar het bestuur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de beheerder en had beter toezicht moeten houden.
 
 
 
 

[William]

Zonder meer informatie blijft het speculeren.

[Auteur]

Berichten