Hoe motiveer ik mijn extern VVE beheerder?

  • Dit onderwerp bevat 5 reacties, 3 deelnemers, en is laatst geüpdatet op Geen antwoorden door .
6 berichten aan het bekijken - 1 tot 6 (van in totaal 6)
  • Auteur
    Berichten
  • #10381
    Nederlandvve.nl
    Sleutelbeheerder

    Goedemorgen dames/heren,

    Ik ga het kort proberen te houden; ik ben nu iets langer dan een jaar de “trotse” eigenaar van een appartementsrecht. Doorgaans woon ik er echt met veel plezier en wil er voorlopig (maar uiteindelijk wel) nog niet weg.

    Onlangs ben ik een aantal dingen tegen het lijf gelopen waar ik toch wel wat advies over zou willen vragen bij jullie. Al ben ik uiteraard hier en daar aan lezen/verder kijken weet ik gewoonweg niet waar ik het beste kan beginnen of hoe ik verder moet.

    Het modelreglement waaronder wij vallen is dat van januari 1992. De VVE zelf bestaat uit 12 grotere appartementen (ieder 8 stemmen) en 12 kleinere appartementen (ieder 4 stemmen).

    Professioneel beheer en administratiekantoor

    Al voordat ik het appartementsrecht kocht was er een professioneel beheer-/administratiekantoor dat verantwoordelijk is voor het uitzetten van opdrachten en opvragen van offertes. Ook regelen zij de incasso’s en procedures die daaraan verbonden zijn.

    Ze leken het allemaal prima te hebben geregeld; er is een MJOB, een reservefonds, worden vergaderingen (1 per jaar) gehouden en worden daar notulen/agenda’s voor opgesteld en rondgestuurd.

    Waar ik tegenaan loop is voornamelijk de communicatie (ofwel het gebrek daaraan); mijn e-mails worden niet beantwoordt en verzoeken om mij terug te bellen lijken in het ronde archief te belanden. Vaak bel ik dan maar weer en krijg ik alsnog geen antwoord op mijn vragen omdat “het eerst uitgezocht moet worden” met vervolgens wederom de belofte mij terug te bellen.

    Ook de onwetendheid zit mij dwars. Ik zit met een ketel die ermee is opgehouden. De monteur moet o.a. het dak op om mijn (privé) rookgasdakdoorvoer te vervangen, maar niemand lijkt te weten hoe je daadwerkelijk op het dak komt. Er zou ‘ergens’ een luik moeten zitten en hier zouden ‘ergens’ sleutels van moeten zijn, maar ook hier weet niemand wie die heeft.

    Vervolgens worden er ook dingen gerepareerd (zoals het loopslot van de voordeur). Hierbij ‘vergeet’ men alleen de aansluiting op de intercom waardoor ik nu iedere keer als er iemand bij mij voor de deur staat genoodzaakt ben om 4 verdiepingen naar beneden te lopen om de deur te openen (is een ouder pand zonder lift). Het administratiekantoor was niet op de hoogte van deze reparatie dus ik vraag mij af wie hier überhaupt goedkeuring/opdracht voor gegeven heeft.

    Het leek allemaal goed geregeld, maar nu krijg ik het idee dat dit administratiekantoor ons als VVE helemaal niet zo interessant vindt. Ook overige bewoners hebben dit geuit. Het vertrouwen in de organisatie is dus sterk afgenomen en dit lijkt helemaal niemand iets te interesseren.

    Overige bewoners

    Ik krijg ook niet het idee dat de overige bewoners heel veel willen doen voor de VVE en het wel best vinden. Zo vorm ik bijvoorbeeld als enige het bestuur op dit moment en wenste niemand anders hier deel aan te nemen (wel is er nog 1 iemand die de kascommissie vormt maar ook die heeft aangegeven hiermee te willen stoppen; tijdens de laatste vergadering is zij lichtelijk geforceerd door het administratiekantoor om deze taak uit te blijven voeren). Tevens kwamen er maar zes mensen (inclusief mijzelf) opdagen bij de VVE vergadering en zijn er eigenlijk altijd te weinig stemmen om gelijk een besluit te kunnen nemen.

    Verhuur van appartementen

    Ooit is er kennelijk ook toestemming gegeven tot de (onder)verhuur van bepaalde appartementen. Er is een uitzendbureau dat hier gebruik van gemaakt heeft; zij hebben een aantal appartementen gekocht en trekken hier iedere 3 maanden een nieuw blik Polen in open. De ene keer heb je geluk en nergens last van; de andere keer lijkt de term “tokkies” een understatement.

    De overlast welke veroorzaakt wordt door deze en overige huurders (ook Nederlanders) bestaat uit het plaatsen (en soms dagen/weken laten staan) van vuilniszakken in het trapportaal en met name geluidsoverlast (bijv. met deuren gooien, op (doordeweekse) dagen feestjes geven met harde muziek en schreeuwende mensen).

    Ik heb al een aantal keer de politie gebeld maar die weigeren langs te komen en geven aan dat ik zelf een dossier moet gaan opbouwen waarbij ik precieze tijden/datums en zelfs aantal decibels vastleg; dit zou ik zeker een aantal weken moeten doen en ik zou het beste eerst met mijn buren kunnen gaan praten. Wanneer dit Polen betreft doen ze net alsof ze geen Engels/Duits begrijpen, laat staan dat Nederlands helpt. Daar komt nog eens bij dat er 3 maanden later weer een nieuw busje Polen voor de deur staat en het hele circus opnieuw begint.

    Even concreet

    Omdat het toch een heel verhaal is geworden hierbij concreet mijn vragen:

    1. Hoe krijg ik het voor elkaar de communicatie met het professionele administratiekantoor te verbeteren?
    2. Hoe kan ik dit professionele administratiekantoor motiveren om de gaten/onwetendheid als het aankomt op (mijn inziens) hele simpele dingen te verminderen?
    3. Hoe kom ik er achter hoe die vriendelijke monteur (op 17-06-2019) op het dak kan komen?
    4. Moeten we (als VVE) misschien toch op zoek naar een ander administratiekantoor?
    5. Hoe kan ik de overige bewoners aansporen om toch de handen uit de mouwen te steken? Ergens ben ik bang dat de VVE lichtelijk in slaap gevallen is.
    6. Mag een uitzendbureau/verhuurder zomaar iedere 3 maanden nieuwe bewoners in een appartement zetten?
    7. Waar kan ik terugvinden of een uitzendbureau/verhuurder daadwerkelijk toestemming gehad heeft van het bestuur om de appartementen te verhuren? (notulen van 2016 zijn aan mij beschikbaar gesteld maar ouder niet; in deze en de notulen van 2017/18 kan ik niets vinden over toestemming van verhuur).
    8. Kan ik bij een vergadering het besluit tot (onder)verhuur naar boven brengen en eventueel terug laten draaien? (al verwacht ik hier wel veel weerstand van uitzendbureau en overige huurders)
    9. Heeft iemand misschien ervaring met (geluids)overlast en acties die hiertegen genomen kunnen worden (naast het vastleggen van een dossier)?

    Alvast dank voor alle eventuele adviezen/hulp en een fijne dag!

    #10388
    Rob
    Deelnemer

    Veel vragen waarbij het m.i. niet eenvoudig is een pasklaar antwoord te geven.
    In ieder geval veel werk aan de winkel als ik het zo zie.
    Je kan het handelen van de beheerder op de vergadering ter sprake brengen en als de meerderheid van de eigenaren ook deze- of andere klachten heeft zou je als VvE inderdaad kunnen overwegen om op zoek te gaan naar een nieuwe beheerder.
    Zijn er geen oud-bestuurders die weten hoe de toegang tot het dak mogelijk is?
    Wat betreft de huurders is het ook allemaal niet zo eenvoudig.
    Is er in jullie akte iets geregeld over verhuur van het appartement?
    Indien niet, dan staat het de eigenaren in principe vrij om (zonder toestemming van de bestuurder van de VvE ) de woning te verhuren.
    Eén en ander is erg afhankelijk van de letterlijke tekt in jullie akte.
    En tenslotte nog deze link m.b.t. overlast in de VvE.
     

    #10389
    Nederlandvve.nl
    Sleutelbeheerder

    Dank voor je reactie Rob; ik heb er alle begrip voor dat er geen pasklaar antwoord is. Die ‘makkelijke’ vragen waarop dat wel mogelijk is had ik voor een groot deel al zelf weten te beantwoorden dus dan blijven de wat lastigere over 😉
    Inderdaad is er werk aan de winkel, er werd heel licht gedaan over de taak van een bestuur toen er tijdens de laatste vergadering gevraagd werd of er iemand zitting wilde nemen in het bestuur. Dit zou voornamelijk zijn om de extern beheerder iemand te geven om zo nu en dan contact mee te hebben. Al heel snel kreeg ik in de gaten dat het wel meer was dan alleen dat….
    Oud-bestuurders zijn inmiddels allemaal verhuist en/of overleden. Degene die verhuist zijn heb ik geprobeerd te bereiken (telefonisch en per e-mail) maar het is tot nog toe niet gelukt hiermee in contact te komen.
    In de splitsingsakte staat niet expliciet iets over huurders/gebruikers vermeld behalve dat “De eigenaren en gebruikers zijn verplicht de privégedeelten te gebruik als volgt:
    a. de sub 1 tot en met 24 omschreven bergingen als berging; en
    b. de sub 25 tot en met 48 omgeschreven flatwoningen voor bewoning.”
    Uiteraard heb ik ook het modelreglement doorgenomen en hier staat wel iets over “het in gebruik geven door een eigenaar van zijn privé gedeelte aan een gebruiker”. Kan ik er hierbij vanuit gaan dat er met “gebruiker” overigens een huurder bedoeld wordt?
    Tevens staat er in het modelreglement (artikel 24): “een eigenaar kan zijn privé gedeelte met inbegrip van de gemeenschappelijke gedeelten en/of de gemeenschappelijke zaken en rechten aan een ander in gebruik geven, mits hij er voor zorgdraagt dat die ander het gebruik slechts verkrijgt na ondertekening van en afgifte aan het bestuur van een in tweevoud opgemaakte en gedagtekende verklaring dat hij de bepalingen van het reglement en het eventuele huishoudelijk reglement, alsmede eventuele regels als bedoeld in artikel 5:128 van het Burgerlijk Wetboek, voor zover die op een gebruiker betrekking hebben, zal naleven.”
    In artikel 26 wordt vervolgens gesproken over het feit dat de eigenaars verplicht zijn er zorg voor te dragen dat hun privé gedeelte niet betrokken wordt door iemand die de in artikel 24 bedoelde verklaring niet getekend heeft. Ook staat er vervolgens dat als de verplichtingen niet nagekomen worden (geen getekende verklaring of breuk van reglementen) deze door het bestuur ‘verwijderd’ kan worden uit het privé gedeelte en gebruik van de gemeenschappelijke gedeelten worden ontzegd.
    Ons huishoudelijk reglement staat bijvoorbeeld al dat het niet toegestaan is afval in de gemeenschappelijke ruimten te plaatsen. Dit gebeurd wel (sterker nog, er stond vanochtend weer een zak extra). Hier spreken we dus al over het niet houden aan de reglementen. Ook ben ik nog niet zo lang betrokken als intern bestuur dus misschien liggen die getekende overeenkomsten wel bij de extern beheerder; maar als ik het goed begrijp zouden die mensen dus sowieso uitgezet kunnen worden op het moment dat deze overeenkomst er niet blijkt te zijn? Ook lijkt het mij logisch dat er iedere keer als er nieuwe huurders in komen deze de overeenkomst moeten tekenen?
    Zit er nog een bepaalde hiërarchie in alle aktes/reglementen of gelden deze allemaal even ‘zwaar’?
    Zoals gezegd ben ik nog vrij nieuw als persoon in het bestuur en heb ik het gevoel dat er te licht gedaan werd over de rol toen deze tijdens de vergadering toegelicht werd. Maar wie A zegt moet ook B zeggen. Ik wil dit soort dingen dan ook goed en volgens de regels oppakken. Merk toch wel dat ik met mijn gebrek aan ervaring met veel vragen zit.

    #10392
    Rob
    Deelnemer

    Het vraagt inderdaad vaak meer werk dan men denkt of dan anderen doen voorkomen 😉
    Wat dat betreft zou het al fijner zijn als je te maken had met een beheerder die wat toegankelijker is.
    Dat is voor jou, voor de VvE en voor de beheerder zelf ook veel beter.

    Kan ik er hierbij vanuit gaan dat er met “gebruiker” overigens een huurder bedoeld wordt?

    Ja, daar wordt o.a ook een huurder onder verstaan en inderdaad, iedere nieuwe huurder zal een nieuwe gebruikersverklaring moeten tekenen.
     
    Ja, in principe is het mogelijk  om huurders het gebruik van het appartement te ontzeggen maar daar zitten m.i. wel wat haken en ogen aan vast en lijkt misschien simpeler dan het in werkelijkheid is.
    Zie ook deze plan van aanpak bij overtredingen in de VvE.
    Gezien de jurisprudentie over de verhuur van appartementen in de VvE vraag ik me af of het zinvol is om tijd in een eventueel verbod te steken.
    Een verbod dat in veel gevallen dus eigenlijk ook niet eens mogelijk is.
    Als het gaat om verhuurverbod voor BnB activiteiten of kamersgewijze verhuur e.d heb je wellicht meer kans maar ook daarover wat mij betreft geen zekerheid.

    Zit er nog een bepaalde hiërarchie in alle aktes/reglementen of gelden deze allemaal even ‘zwaar’?

    Ik weet niet helemaal precies wat je daarmee bedoelt maar voor jou geldt alleen de akte en reglement die in jouw VvE van toepassing is.
    De hiërachie voor de regelgeving in de VvE is:

    1. Het BW (boek 5 en voor zover van toepassing boek 2);
    2. De akte van splitsing;
    3. Het in de akte van splitsing vastgestelde modelreglement;
    4. Eventueel het huishoudelijk reglement;
    5. De besluiten van de Vergadering;
    6. De uitvoering door het bestuur.

     

    #10404
    Nederlandvve.nl
    Sleutelbeheerder

    Wederom dank voor de reactie Rob! Weer een aantal handige links.
    Die gebruikersovereenkomsten lijken niet zo heel uitgebreid dus m.i. geen enkele reden om er geen te hebben. Het gaat mij ook echt niet om het daadwerkelijk uitzetten van de huurders; ik ben het met je eens wat betreft dat het teveel tijd/moeite gaat kosten om iemand uit te zetten.
    Misschien is het toch goed om een keer een brief uit te sturen behalve alleen maar mensen aan te spreken op het gedrag (want dit laatste heeft duidelijk niet altijd nut). Dan is er tenminste wel een stap gezet en zien ze daadwerkelijk dat er iemand bovenop zit en het gedrag niet getolereerd word. Daarbij staat er dan ook iets dat gebruikt kan worden wanneer het echt te ver gaat.

    De hiërachie voor de regelgeving in de VvE is:

    1. Het BW (boek 5 en voor zover van toepassing boek 2);
    2. De akte van splitsing;
    3. Het in de akte van splitsing vastgestelde modelreglement;
    4. Eventueel het huishoudelijk reglement;
    5. De besluiten van de Vergadering;
    6. De uitvoering door het bestuur.

    Dit was inderdaad ongeveer wat ik bedoelde. Ik heb ondertussen toch al redelijk wat artikelen door zitten lezen die te vinden waren in bepaalde documenten (zoals het BW, akte van splitsing, etc) dus ik vroeg mij vooral af hoe het zit met welk artikel nu leidend is op het moment dat er twee artikelen zijn die elkaar tegenspreken.
    Stel we hebben in het huishoudelijk reglement iets opgenomen dat in het modelreglement tegengesproken wordt; welke van de twee is dan leidend? Het huishoudelijk reglement of het modelreglement?

    #10406
    Nederlandvve.nl
    Sleutelbeheerder

    Beste OnePlusOne,
    Ik lees hier je problematiek en zie dat je aardig op weg wordt geholpen door @ Rob. Ik beaam graag zijn visie m.n. dat het besturen van een VvE geen sinecure is. Zeker wanneer je, zoals je schetst, oploopt tegen veel onwetendheid, slechte communicatie met de beheerder en merendeels ongeïnteresseerde leden.
    Het is nu, denk ik, aan jou, als bestuurder, om goed te gaan kijken waar je zaken weer in het rechte spoor kan krijgen. Ik denk daarbij aan eens te gaan kijken wat er precies in de overeenkomst staat die de VvE is aangegaan met de beheerder. Wat kan er wel/niet van hem/haar worden verwacht.
    Vervolgens zou je kunnen overwegen om met het uitzendbureau in gesprek te gaan over de overlast die jullie ervaren van zijn huurders. Mocht b.v. blijken dat het uitzendbureau een huurcontract op maakt en die door de huurders laat tekenen, dan zou je kunnen verzoeken om de gebruikersovereenkomst, welke verplicht is ( zie reglement 1992 )  te vertalen en deze tegelijk te laten ondertekenen. Dan weet je in elk geval, als bestuurder, wie er wonen én dat zij weet hebben van hetgeen geldend is binnen jullie VvE.
    Ondervind je alsnog overlast, spreek dan niet alleen de veroorzaker maar ook de eigenaar er op aan. ( het uitzendbureau )
    Je vraag aan @ Rob, neem ik maar meteen even mee. 😉
    Wanneer er conflicterende kwesties blijken te zijn is het Modelreglement/Splitsingsakte leidend.
    Succes en weet je hier welkom met je vragen.
    Met vriendelijke groet, Carla
     

6 berichten aan het bekijken - 1 tot 6 (van in totaal 6)
  • Je moet ingelogd zijn om een antwoord op dit onderwerp te kunnen geven.