[Rob]

Onlangs kwam ik een interessant document op het spoor.
Het document was onderdeel van een onderzoek naar o.a. het functioneren van de kascommissie t.b.v. een rechtszaak tegen een VvE.

Citaat:
“… Volgens eiser zijn alle stukken welke voorafgaande aan de ALV [datum] aan alle leden van de VvE zijn verstrekt, beschikbaar gesteld aan [onderzoeker]. Elk lid van de VvE heeft recht op volledige inzage in de administratie volgens artikel 32 lid 5 van de Splitsingsakte van de VvE. Elk lid heeft het recht op dezelfde stukken als welke de Kascommissie behoort te ontvangen. Indien de Kascommissie dezelfde stukken heeft ontvangen als eiser, dan heeft de Kascommissie onvolledige controle uitgevoerd. Indien de Kascommissie meer stukken heeft gehad, dan kan het zijn dat de Kascommissie haar werk wel volledig heeft uitgevoerd, maar dan is de informatievoorziening van [naam VVE beheerder] naar eiser laakbaar, onvolledig en strijdig met de verplichting opgelegd door de Splitsingsakte in artikel 32 lid 5.”

Ik kan me hier volledig in vinden, ook ik ben van mening dat iedereen inzage zou moeten kunnen hebben in de gehele financiële administratie van de VvE.

Als advies geeft de onderzoeker echter aan het eind aan,

“… [onderzoeker] adviseert [naam VVE beheerder] om in dit uitzonderlijke geval alle leden inzage te verschaffen in de volledige administratie door alle leden toegang te geven via de module ‘Digitale Kascommissie’ van het online softwarepakket van TWINQ.”

Dat begrijp ik dan weer niet helemaal, waarom alleen in dit uitzonderlijke geval?
Ik ben van mening dat een dergelijke toegang juist standaard zou moeten zijn voor alle leden van de VvE.
Alleen op die manier streef je naar mijn idee naar de grootst mogelijke vorm van transparantie binnen een VvE die hoognodig, noodzakelijk en simpelweg gewoon aanwezig zou moeten zijn !

Ik ben reuze benieuwd naar de meningen van andere lezers hier op het forum !

 

[William]

Hoi Rob,
Ik ben het met je eens, maar volgens mij zit de systematiek van Twinq niet zo in elkaar. Degenen die in Twinq als kascommissielid zijn ingevoerd, krijgen automatisch een extra module in Twinq, speciaal voor een stapsgewijze uitvoering van de kascontrole.
Maar volgens mij berust je geciteerde tekst deels op een misverstand. De extra module geeft geen nieuwe informatie, die bijvoorbeeld voor ‘normale’ leden niet zichtbaar zijn. Deze extra module geeft dezelfde informatie op een andere wijze weer.
De enige manier om alle leden, dus ook niet-kascommissieleden, toegang te geven tot deze extra module, is om álle leden van de VvE de functie te geven van kascommissielid. Volgens mij kan Twinq trouwens dit vrij makkelijk aanpassen, tot op heden is dit echter niet gebeurd.

[Rob]

Dank je wel voor de informatie William.
Zelf ken ik nog lang niet alle ins- en outs van Twinq dus is het fijn af en toe wat extra informatie te krijgen.
Mijn ervaring in verschillende VvE’s waar ik gewoond heb is wel dat er verschillen zijn in de hoeveelheid aan informatie die aan de eigenaren beschikbaar wordt gesteld.
In beide VvE’s werd gebruik gemaakt van Twinq en toch was de informatie in mijn eerste VvE veel beperkter dan de informatie die in mijn tweede VvE beschikbaar was.
Waar het mij specifiek om te doen is:
Steeds vaker gebruiken VvE beheerders online platformen/software om de administratie van VvE’s bij te houden.
Dankzij die online platformen zou het ook veel makkelijker en eenvoudiger moeten zijn om als individueel lid gebruik te kunnen maken van het inzagerecht.
In theorie zou iedere eigenaar op elk moment inzage kunnen krijgen/hebben in de online beschikbare informatie.
En toch menen veel VvE beheerders en VvE bestuurders onderscheid te moeten maken in hetgeen zichtbaar is voor de eigenaren van de VvE, vaak op basis van bepaalde functies binnen de VvE.
Het kan mogelijk zijn dat er enige documenten zijn die uitsluitend binnen het bestuur gedeeld zouden moeten worden, hoewel ik daar persoonlijk vrijwel geen voorbeelden van ken.
Dat geldt in ieder geval zeker niet voor de gehele financiële administratie, die naar mijn mening voor iedere eigenaar op ieder moment inzichtelijk zou kunnen/moeten zijn.
Vrijwel altijd hebben bestuursleden en kascommissieleden hierin meer bevoegdheden.
En dat zou naar mijn idee moeten veranderen !
Ik zie namelijk geen enkele reden waarom binnen een VvE dat onderscheid gemaakt wordt.
Ik hoop dan ook dat er meelezende VvE beheerders en bestuurders of natuurlijk andere VvE leden zijn die hier willen aangeven waarom zij van mening zijn waarom bepaalde informatie wel- of niet zichtbaar zou moeten zijn voor alle leden van de VvE.

[Carla]

Goede morgen Rob en William,
Ik lees jullie uitwisseling met belangstelling. Ben echter niet bekend met Twinq. Aan mij hebben jullie dus niet veel. Ben wel van mening, als bestuurder, en die menig wordt gedeeld door de beheerder, dat wie van de leden dan ook, en op welk moment dan ook……altijd in de gelegenheid wordt gesteld de door hem/haar verlangde gegevens te komen inzien ten kantore van de beheerder.
Tot op heden, is daar nog nooit gebruik van gemaakt.
De controle van de kaskommissie vindt plaats ten kantore van de beheerder.
Met vriendelijke groet,
Carla.

[Rob]

Hoi Carla,
Ik had eigenlijk Twinq aangehaald als voorbeeld.
Het maakt mij persoonlijk eigenlijk niet zo veel uit of men Twinq gebruikt of een willekeurig ander programma.
Ook ben ik van mening dat, net als in jouw VvE, vele VvE beheerders en bestuurders hun leden in de gelegenheid zullen stellen desgewenst inzage te verkrijgen.
Waar het mij specifiek om gaat is dat, áls men er voor kiest om een online platform te gebruiken voor de VvE administratie, er naar mijn mening geen enkel onderscheid gemaakt zou moeten worden met betrekking tot de toegang tot dat online platform en iedereen daarin dezelfde informatie zou moeten kunnen vinden.

[Carla]

Hoi Rob,
Begrepen. 😉
In principe met je eens. Maar stel: ( ter plekke verzonnen casus )
Een altijd keurig op tijd betalend ( maandelijkse bijdrage ) lid neemt contact op met het bestuur om uit te leggen dat zijn/haar financiële situatie, voor een korte tijd, op scherp staat. Hij/zij laat weten er over drie maanden weer uit te zijn en dan direct aan zijn/haar verplichtingen te voldoen.
Wat is hier wijsheid? Ben je minder transparant door dit lid enige bescherming te bieden door voor de leden niet, op elk willekeurig moment, zichtbaar te maken wie er wel of niet op tijd betaald hebben? Zou een half jaarlijks of jaarlijks overzicht ook voldoende kunnen zijn? ( op dit onderdeel )

[Rob]

Wanneer een lid zijn bijdrage (tijdelijk) niet betaald zal een bestuur daar normaliter tegen op moeten treden.
In jouw fictieve casus zal het bestuur de incassomaatregelen achterwege laten en de situatie afwachten. Een besluit waarvoor zij dus ook de verantwoordelijkheid dragen.
Ik vind dat het saldotekort van het betreffende lid in de tussentijd wél gewoon in de online administratie zichtbaar zou moeten zijn voor de overige leden.
Het is ook zeker niet de bedoeling dat leden elkaar onderling op dergelijke zaken gaan aanspreken of het bestuur daarover gaan bestoken met vragen, en dat moet ook gelden voor alle andere informatie uit de online administratie.
Ik zou als bestuur dan simpelweg verwijzen naar de algemene ledenvergadering, de enige plaats waar uiteindelijk verantwoording afgelegd dient te worden.
Daar kan men altijd nog kiezen op welke wijze men het besluit wil verantwoorden en met welke uitleg.

[Carla]

Hoi Rob,
Gelukkig is het maar een fictieve casus. 😉
Eens met  het verantwoordelijk zijn van het bestuur , geen incassomaatregelen te treffen.
Oneens met het toch zichtbaar maken van de betalingsachterstand. Wetende dat een VvE van enige omvang soms gedragspatronen laat zien die je bijna gelijk kunt trekken aan dat wat er gebeurd in een klein dorp. 😉 Het kan dan niet de bedoeling zijn dat…..maar dat is nog geen garantie dat het ook niet aan de orde zou kunnen komen in de onderlinge verhoudingen.
De bescherming van dat ene lid weegt voor mij dan zwaarder. Terwijl er geen belangen van de overige leden van de VvE worden geschaad.
Eens dat het uiteindelijk de ledenvergadering de plek is waar verantwoording dient te worden afgelegd. ( indien nodig ook van deze fictieve casus, b.v. wanneer de persoon in kwestie zich niet houdt aan de eventueel gemaakte afspraak )
Met vriendelijke groet,
Carla.

[Rob]

@Carla, eigenlijk ben ik tegen ieder onderscheid, in welke vorm dan ook.
Daarom zie ik niet waarom de achterstand van een notoire wanbetaler wél, en die van een incidentele wanbetaler niet zichtbaar zou mogen zijn.
Eveneens zou een notoire wanbetaler dus dezelfde “bescherming” behoren te krijgen als een incidentele wanbetaler.
Ik wil deze discussie echter niet alleen toespitsen op de debiteurenadministratie.
Buiten de debiteurenadministratie bestaat de administratie van een VvE nog uit genoeg andere zaken die eveneens van belang zijn in deze discussie.

[Carla]

Hoi Rob,
Helemaal met je eens hoor, buiten de debiteurenadministratie ( van de leden ) bestaat de administratie van een VvE uit genoeg andere zaken die van belang zijn.
Overigens maakt onze beheerder geen gebruik van Twinq of enig andere vorm van online systemen. Mocht dat nog komen, dan ga ook ik voor de meest ruime zin van inzage.
Mocht mijn fictieve casus ooit werkelijkheid worden, dan zal ik daar toch de nodige voorzichtigheid in betrachten.
Ik vroeg me trouwens, bij het overdenken van deze uitwisseling, af……wanneer het bestuur de debiteurenadministratie van de leden niet openbaar zou maken, of de leden dat dan in rechte zouden kunnen afdwingen? 😉
Je hebt me trouwens wel aan het denken gezet. 😉
Met vriendelijke groet,
Carla.

[Rob]

“… wanneer het bestuur de debiteurenadministratie van de leden niet openbaar zou maken, of de leden dat dan in rechte zouden kunnen afdwingen?”
Ja, dat kunnen zij !
Daar is ook jurisprudentie over 😉
Citaat:
“… De kantonrechter overweegt op dit punt het volgende.
In art. 32 lid 5 van de Splitsingsakte staat vermeld dat de administrateur verplicht is aan iedere eigenaar alle door hem verlangde inlichtingen te verstrekken betreffende de administratie van het gebouw en het beheer van de fondsen en dat die hem op zijn verzoek inzage dient te verstrekken van alle op die administratieve en dat beheer betrekking hebbende boeken registers en bescheiden.
Uit dit artikel volgt dat alle leden van de VvE het recht hebben op volledige inzage in de financiële administratie van de VvE. Dit recht volgt uit het feit dat alle leden van de VvE mede-eigenaar zijn van het gehele appartementencomplex (met een exclusief gebruiksrecht van het aan hen toebedeelde appartement). Daarbij past ook dat elk lid van de VvE zich desgevraagd op de hoogte moet kunnen stellen van informatie waaruit blijkt of alle leden de in de ALV vastgestelde bijdragen voldoen. Deze bijdragen dienen immers om het in hun gezamenlijke eigendom toebehorende appartementencomplex te onderhouden en de andere gezamenlijke verplichtingen te voldoen. Door enkel informatie te verschaffen over de betalingen van alle leden tezamen, dus over hun eventuele gezamenlijke achterstand in betalingen, wordt onvoldoende voldaan aan de uit art. 32 lid 5 voornoemd voortvloeiende verplichting.”
Met betrekking tot het gedrag van de eiser in deze zaak gaf deze rechter eveneens aan:
“… Daarbij merkt de kantonrechter nog op dat van ieder individueel lid van de VvE verwacht mag worden dat hij verantwoordelijk omgaat met de aan hem verstrekte informatie en rekening houdt met de privacy van de andere leden van de VvE. Daarbij hoort ook dat de leden van de VvE de incasso van de door de leden te betalen bijdrage overlaat aan het bestuur en de door de ALV aangestelde administratie en dat leden elkaar niet onderling aan gaan spreken buiten het verband van de ledenvergaderingen. Dit geldt ook als een mede-eigenaar lid van de kascommissie is: gesteld noch gebleken is dat uit de wet volgt dat aan de leden van de kascommissie méér bevoegdheden toekomen dan het onderzoeken van de jaarstukken.“

[Carla]

Oeps……;-) bedankt voor deze nuttige info @ Rob.
Met vriendelijke groet,
Carla.

[William]

Ik vraag me wel af waar de betreffende kascommissie (eerste post) dan de mist is ingegaan Rob 🙂

[Rob]

Hoi William,
Off-topic:
Ik kan daar inhoudelijk niet heel veel over zeggen omdat ik lang niet alle in- en outs van deze kwestie ken.
Uit het rapport bleek wel o.a. dat de kascommissie eenmaal bestond uit 1 persoon die ook nog eens geen lid van de VvE was.
Een andere keer bestond de kascommissie wel uit twee personen, maar hadden zij elk een eigen verslag met kennelijk afwijkend standpunt afgegeven.
On-topic:
Wordt er in jouw organisatie ook onderscheid gemaakt in functies als het gaat om inzage in de online administratie en zo ja, heb je ook enig idee waarom?

[William]

Hoi Rob,
Om je vraag te beantwoorden; Nee, niet bewust. Wij gebruiken Twinq, dus kascommissieleden hebben bij ons ook het extra tabblad ‘Digitale Kascommissie’. Dit tabblad geeft geen nieuwe informatie, maar geeft de complete financiële huishouding van het betreffende boekjaar op een andere manier weer. D.w.z. dat alle bankafschriften, facturen, boekingen, grootboekrekeningen etc. daar op een dusdanige manier voor een kascommissie zijn weergegeven dat zij hun controle kunnen uitvoeren. Deze stukken zijn ook voor alle andere leden zichtbaar, alleen zoals zij ze zien zijn ze gekoppeld aan contracten, reparatie-opdrachten en/of begrotingsposten.
Om ‘normale’ leden toegang te geven tot het tabblad ‘Digitale Kascommissie’, zouden wij elk lid afzonderlijk moeten opvoeren als kascommissielid. Dit is veel werk en onpraktisch, omdat we dan handmatig de correspondentie richting de daadwerkelijke kascommissie moeten filteren.
Overigens is het digitaal controleren van de kas bij ons geen must, als men wil bezorgen we de map aan huis. Vorig jaar hebben we de ‘Digitale Kascontrole’ voor het eerst als proef als optie gegeven bij alle kascommissies. Dit beviel boven verwachting positief, ruim 60% heeft hier gebruik van gemaakt.

[Auteur]

Berichten