[Marloes]

In de notulen van de laatst gehouden ledenvergadering worden geen namen meer genoemd bij de aan/afwezigen. Alleen het totaal aantal stemmen en hoeveel daarvan     aanwezig zijn geweest.

In de notulen zelf worden overigens wel gewoon voor- en achternaam van de aanwezigen vermeld.

Aangezien er op deze manier geen enkele controle is op het werkelijke aantal aanwezigen tijdens die vergadering, wil ik daartegen bezwaar maken en desnoods voorstellen, zoals in een ander onderwerp al is aangegeven, met huisnummers te werken.

Het is overigens de beheerder die dit, nu de concept notulen zijn opgesteld en overigens bij mijn weten nog niet verzonden, eensklaps meedeelt, zonder dit in bedoelde vergadering in mei aangegeven te hebben.

Komt dit probleem vaker voor?

 

[William]

Het aantal aanwezige stemmen (en bijbehorende personen) is mijns inziens niet zo van belang bij de notulen, deze lijst is immers al bekend. Separaat van de notulen is er gewoon een getekende presentielijst beschikbaar als het goed is.

[Rob]

Ik ben het geheel met Marloes eens !
Ook ik zou daar zeker bezwaar tegen maken en zou het ook niet eens zijn met het gebruik  van huisnummers in plaats van namen. Totaal overbodig !
Ik zie geen enkele reden waarom deze gegevens op grond van de AVG uit de notulen verwijderd zouden moeten worden?
En de getekende presentielijst, die heb ik nog nooit bij de notulen ontvangen !
 

[William]

Hoi Rob,
Wij hebben deze wijziging ook doorgevoerd (helaas), maar nogmaals, ik zie de noodzaak niet zo erg van de lijst met namen bij de notulen.
De getekende presentielijst wordt ook niet toegezonden, maar gepubliceerd 🙂
 

[Rob]

William wrote:

Hoi Rob, Wij hebben deze wijziging ook doorgevoerd (helaas), ……

Valt me weer tegen !  🙁  😉
En waarom zijn jullie van mening dat het vermelden van deze gegevens in de notulen in strijd zou zijn met de AVG ?
Daarnaast, gaan de beheerders nu bepalen wat er wel of niet in de notulen komt?

[William]

Geen flauw idee.
En, in eerste instantie ja, daar worden beheerders immers voor betaald. 🙂

[Rob]

Héél apart dit !
We hebben geen idee waaróm het niet mag, maar we besluiten wel om de lijst met aan- en afwezigen niet meer in de notulen op te nemen.
Terwijl de lijst van aanwezigen toch een doodnormaal standaard onderdeel is van de notulen.
Dat er eventueel verwezen wordt naar de presentielijst kan ik me bij grote VvE’s ook nog wel voorstellen maar dan zou die lijst wél meegestuurd moeten worden met de notulen vind ik !
 

[William]

Rustig Rob, er is gewoon besloten dit niet meer te doen. Als een VvE dit wel wil, a la, dan kan dit gewoon worden aangepast, geen zorgen.

[Marloes]

Bedankt voor bovengenoemde reacties. Voor zover ik dat kan beoordelen verwacht ik niet dat beheerder terugkomt op deze beslissing en ik heb dan geen flauw idee waar ik mee kan schermen om de namen wel zichtbaar te krijgen. Er werd onlangs binnen de VvE al opgemerkt dat er dan van iedereen wellicht schriftelijke toestemming zou moeten zijn om genoemd te worden in de aan/afwezigenlijst op de notulen.
En ik blijf het onlogisch en inconsequent vinden als in het vervolg van de notulen wel iedereen voluit genoemd wordt. Ik snap dit onderscheid gewoon niet.
Waar het mij het nu voornamelijk om gaat is dat het mij wenselijk lijkt als uit de notulen blijkt dat het benodigde aantal stemmen gehaald wordt door duidelijk aan te geven welke appartementen op welke manier al dan niet aanwezig zijn. Het opvragen van een presentielijst bij beheerder gaat tijd kosten. Als ze er al op zouden reageren. Ik verwacht dat het meesturen van presentielijsten met de notulen eveneens niet gedaan zou worden, maar kan dit eventueel in een volgende vergadering eens aankaarten.
Met het oog op bezwaar aantekenen door een eigenaar tegen een genomen besluit en dan niet zeker weten of er correct geteld is alsmede ook met het oog op een rechtmatige besluitvorming, zet ik me voorlopig maar in om in ieder geval de huisnummers vermeld te krijgen in de notulen.
groet,
marloes

[Rob]

Hoi Marloes,

Marloes wrote:

… Er werd onlangs binnen de VvE al opgemerkt dat er dan van iedereen wellicht schriftelijke toestemming zou moeten zijn om genoemd te worden in de aan/afwezigenlijst op de notulen.

Het is niet nodig om hiervoor toestemming aan de leden te vragen !
In de VvE is het is verplicht om van de vergaderingen notulen te maken.
Het gebruik van persoonsgegevens is daarbij noodzakelijk omdat die gegevens nodig kunnen zijn voor de uitvoering van besluiten van de vergadering van eigenaars en/of  om achteraf te weten waar en op wie een besluit betrekking had en waarom dat besluit destijds genomen is.
In verband met bovenstaande ben ik overigens ook van mening dat het voor de duidelijkheid ook noodzakelijk is dat er gewoon gebruik gemaakt wordt van namen.
De eigenaar van een appartement kan zo maar veranderen en dan komt het de duidelijkheid van de notulen niet ten goed als uitsluitend gebruik wordt gemaakt van huisnummers, zeker niet als die notulen ook nog eens onderdeel kunnen gaan uitmaken van een rechtszaak.
Daarnaast ben ik het ook geheel met je eens dat iedere eigenaar, ook zij die de vergadering niet hebben bijgewoond, er belang bij heeft om eenvoudig te kunnen zien welke mede-eigenaren op de vergadering aanwezig zijn geweest.
(Ik heb soms wel eens de indruk dat men vergeet dat we allemaal mede-eigenaar zijn van het complex 🙁 )
Ik ben dan ook zeker van mening dat de aanwezigenlijst of presentielijst onderdeel uit hoort te maken van de notulen en zie geen enkele grond waarom dat geweigerd zou worden.
Ik zou dan ook zeker naar de gronden vragen waarop zij deze beslissing gemaakt hebben als ik jou was !

William wrote:

Rustig Rob, er is gewoon besloten dit niet meer te doen. Als een VvE dit wel wil, a la, dan kan dit gewoon worden aangepast, geen zorgen.

Mijn grootste zorg is dat beheerders en/of bestuurders, op voor mij nog zeer onduidelijke gronden, eigenmachtig deze beslissing nemen en een betrokken eigenaar als bijvoorbeeld Marloes daarna grote moeite moet gaan doen om weer aan die gegevens te komen, waar zij simpelweg gewoon recht op heeft !
 
 

[Carla]

Ik ben het volkomen eens met hetgeen @ Rob, hierboven, beschrijft en nader toelicht.
Met vriendelijke groet,
Carla.

[Marloes]

@ Rob en Carla:
bedankt voor deze extra informatie van Rob en bevestiging door Carla. Dit is voor mij een goede hulp en steun die ik als basis ga gebruiken richting bestuur om dit eenzijdige besluit door beheerder terug te draaien.
groet,
Marloes

[VvE Boskwartier]

Als de Vergadering van Eigenaren (ALV) een besluit neemt is het toch wel gewenst te weten of het QUORUM aanwezig is en hoeveel leden voor of tegen hebben gestemd. En als men op een ALV zijn stem uitbrengt is het onzin dat dat geheim zou moeten blijven.
Toch is het een enkele maal in onze VvE voorgekomen dat niet bekend is wie zijn stem uitbrach. Als er over PERSONEN moet worden gestemd gebeurt dat met een briefje met JA of NEE (of iets dergelijks). Over ZAKEN wordt altijd recht voor z’n raap gestemd en voor- en tegenstanders met naam genoemd. En het is onzin om zich op privacy te beroepen als het gaat om een voor- of tegenstem uit te brengen – blijf dan weg van de veradering of onthoud je van ” stemmen “

[Louise]

Van onze vve beheerder kregen we ook de mededeling dat vanwege de nieuwe wet persoonsbescherming (AVG) die sinds mei 2018 van kracht is, geen presentielijsten meer in [naam beheerder]-portal zichtbaar zijn, evenmin als de vermelding van de aan/afwezigen tijdens de ledenvergaderingen. Uiteraard liggen deze wel ter inzage op kantoor bij [naam beheerder] en worden goed gearchiveerd. Men moet nota bene met gebruikersnaam en wachtwoord inloggen bij de beheerder, zou het toch kleine moeite zijn de lijst te vermelden?? Zo hebben we geen enkele controle op het behaalde quorum en of er rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden. Welke stappen kunnen we ondernemen de namen gepubliceerd te krijgen? Heeft een bestuurslid tevens eigenaar stemrecht tijdens vergadering?
groetjes Louise
 

[Rob]

Louise wrote:

Heeft een bestuurslid tevens eigenaar stemrecht tijdens vergadering?

Ja, iedere eigenaar heeft gewoon stemrecht, ook als die een bestuursfunctie vervult.
Voor het overige houdt ik het even bij wat ik eerder hierboven daarover geschreven heb.
Wel ben ik van mening dat beheerders nog steeds aan het doorschieten zijn als het gaat om de AVG.
Ook ik heb nog steeds geen antwoorden voorbij zien komen WAAROM, op grond van de AVG, de aan- en afwezigen niet gewoon op de notulen zouden kunnen blijven staan.
 

[Auteur]

Berichten