In een andere discussie (met Jet, over de hangende airco-units) schreef Bob:
“Tot slot, zelf heb ik er een gewoonte van gemaakt om alle vergaderingen op te nemen, net als onze beheerder doet. Kan best eens handig blijken, ook in jouw geval.”
Ook ik vraag me soms af wat er te doen valt als de (concept)notulen van de ALV redelijk vlot onder de leden worden verspreid en vervolgens bijna een jaar in een map blijven (mag je hopen) om pas op de volgende jaarvergadering te worden besproken en goedgekeurd. Zoals ook in bovengenoemd geval, leidt dat nogal eens tot verwarring over wat er nu wel of niet precies is gezegd en – vooral – wat er al dan niet is besloten.
De hele vergadering opnemen lijkt dan een goed idee; je hebt er in dit digitale tijdperk niet eens meer een bandrecorder voor nodig. Bij mijn weten is er geen bepaling in enig modelreglement of in de wetgeving die zich hiertegen verzet. Toch roept het bij mij een aantal vragen op (zeker wanneer je als bestuur en/of beheerder besluit om het in de vergadering besprokene vast te leggen).
* Kondig je het maken van een opname alleen aan of vraag je de vergadering vooraf om toestemming (wellicht door een vergaderbesluit). Stiekem een opname maken lijkt me niet verstandig.
* Kan het sommige leden niet afschrikken als ze weten dat er een opname wordt gemaakt? Met als gevolg minder deelname, zodat het quorum in gevaar kan komen?
* Alleen audio, of ook videoregistratie? En… komt de opname beschikbaar voor alle leden, of houdt de voorzitter/bestuurder deze onder zich ‘voor het geval dat’?
Stel dat het alleen een audio-opname betreft, dat de vergadering akkoord is en dat de leden zich niet gehinderd voelen om zich in vrijheid te uiten. Dan nog achtervolgt mij de volgende vraag:
* Wat is de status van het audioverslag t.o.v. het geschreven verslag? Dat lijkt simpel: de notulen worden goedgekeurd, niet de opname (zou ook ondoenlijk zijn). De opname zou dan toch twee belangrijke functies kunnen hebben:
– als geheugensteuntje voor de notulist bij het opstellen van het verslag;
– als ‘scheidsrechter’ bij verschil van mening over de concept-notulen.
Dat laatste lijkt niet goed te doen in een jaarvergadering (ter plekke terugluisteren van fragmenten is te tijdrovend en kan opnieuw een bron zijn van verwarring).
Je zou ook nog kunnen denken aan een derde functie van zo’n opname:
– als een te archiveren ‘backup’ voor het geval er (veel) later nog discussie ontstaat over bijvoorbeeld een vernietigbaar of anderszins aanvechtbaar besluit. Hier ontstaat naar mijn gevoel een interessante juridische vraag.
Immers is het niet zo dat wanneer de notulen eenmaal door de vergadering zijn goedgekeurd, door de voorzitter zijn ondertekend en door de beheerder in bewaring zijn genomen, deze voortaan leidend zullen zijn over wat er in de vergadering besproken en besloten is? Anders gezegd: kan hierna de audio-opname net zo goed worden weggegooid (gewist) aangezien de eenmaal goedgekeurde notulen toch niet meer kunnen worden gewijzigd?
Benieuwd naar jullie gedachten hierover.
