Overboeken Reserve(s) & SKW-certificering

  • Dit onderwerp bevat 30 reacties, 4 deelnemers, en is laatst geüpdatet op Geen reacties door .
15 berichten aan het bekijken - 1 tot 15 (van in totaal 31)
  • Auteur
    Berichten
  • #3001
    Nederlandvve.nl
    Sleutelbeheerder

    Onlangs heb ik een herkeuring (en de gevolgen daarvan) van een SKW-gecertificeerde beheerder meegemaakt. Het SKW heeft dit jaar als ‘speerpunt’ het juridisch correct overboeken van gelden van het reservefonds. Volgens de meeste splitsingsaktes is dit slechts toegestaan na goedkeuring van de voorzitter van de vergadering, en een door de vergadering daartoe gemachtigd lid. Het SKW controleert (steeksproefgewijs) of de beheerder zich hier aan houdt. Dit levert het volgende probleem op:

    In de jaarlijkse vergadering wordt het betreffende artikel uit de splitsingsakte uitgelegd en toegelicht. De beheerder treedt 9 van de 10 keer ook op als voorzitter van de vergadering, dus de eerste ‘machtiging’ is vrijwel altijd binnen. Vervolgens meldt niemand zich aan als ‘gemachtigd lid’ om betalingen/overboekingen uit het reservefonds te accorderen. De vergadering machtigt daarop de beheerder om overboekingen van de spaarrekening naar de rekening-courant te mogen (blijven) doen.

    LET OP: deze overboekingen kunnen nergens anders heen dan naar de rekening-courant van dezelfde vereniging. Betalingen vanaf de rekening-courant worden vervolgens altijd geaccordeerd door het bestuur, alvorens de betalingen gedaan worden.

    Bovenstaande werkwijze wordt door het SKW niet toegestaan. Feitelijk komt de beheerder dus in een situatie waarin geen overboekingen vanaf de spaarrekening gedaan kunnen worden, of men moet het SKW-certificaat opgeven.

    Bovenstaande situatie lijkt niet vaak voorkomend, echter gebeurt dit momenteel vaker dan andersom. Ik zou de ‘vaste’ bezoekers van het forum graag hun mening op bovenstaande zien geven :).

    #3002
    Bob
    Bijdrager

    Hi William,
    Je moet je wel realiseren dat er een groot verschil is tussen de door de vergadering benoemde voorzitter van de vergadering (een orgaan van de VvE) en de persoon (mogelijk de beheerder) die de vergadering leidt, de technisch voorzitter.
    Zie ook: Eerdere discussie op VvE Belang forum
    Vriendelijke groet, Bob

    #3003
    William
    Bijdrager

    Hoi Bob,
    daar ben ik van op de hoogte. Punt is echter, mocht er een lid benoemd worden als voorzitter van de vergadering (van het orgaan), moet er dus nog een extra accordering worden gegeven. Niks mis mee natuurlijk, alleen komt het dus vaak voor dat letterlijk niemand zich aanmeldt.
    Daar komt het probleem met het SKW dus kijken…

    #3004
    Nederlandvve.nl
    Sleutelbeheerder

    Hoi William,
    Kan/wil je, voor mijn perceptie aangeven welke werkwijze het SKW dan wél aan de bij zijn organisatie aangesloten beheerders voorschrijft? En nog een vraagje, hebben jullie een naast de beheerder ook een bestuur en zo ja uit hoeveel personen bestaat het bestuur?
    Met vriendelijke groet,
    Carla.
     

    #3005
    Rob
    Bijdrager

    Je kan je ook afvragen waarom niemand zich aanmeldt.
    In alle vergaderingen waar ik aanwezig ben geweest is er namelijk nog nooit aandacht aan die persoon gegeven.
    Nooit heeft men willen inzien dat een dergelijke persoon benoemd diende te worden.
    En eerlijk gezegd…. geldt dat ook voor een beetje voor de functie van ‘voorzitter van de vergadering’.
    Ook die wordt naar mijn idee maar zelden daadwerkelijk benoemd, maar wordt ‘ingenomen’ door de voorzitter van het bestuur of de beheerder.
    Ik denk dat het goed zou zijn als er betere voorlichting en uitleg komt over de rolverdeling binnen de VVE.
    Maar, volgens mij zou die persoon ook iemand van de kascommissie kunnen zijn, of zelfs de penningmeester van de VvE.
    Naar mijn weten is niet bepaald dat die eigenaar geen andere functie binnen de VvE mag hebben.

    #3006
    William
    Bijdrager

    Hoi Carla,
    Dat zou ik wel willen doen, alleen levert het SKW simpelweg geen oplossingen voor de problemen die zij aan de kaak stellen. Ook niet als je er naar vraagt…
    Overigens ben ik niet lid van, of woonachtig in, een VvE. Ik heb beroepsmatig dagelijks met meer dan 100 VvE’s te maken. Al deze VvE’s hebben een beheerder, niet alle VvE’s hebben een bestuur.

    #3007
    William
    Bijdrager

    Hoi Rob,
    Posts hebben elkaar gekruist zie ik. Als de structuur zoals beschreven in de splitsingsaktes wordt gevolgd, worden meestal de beheerder (voorzitter van de vergadering, benoemd bij de opening van de ALV) en een bestuurslid gemachtigd de overboekingen uit het reservefonds te accorderen.
    Het is enorm dubbelwerk, want zoals ik zei kunnen deze overboekingen nergens anders heen dan naar de lopende rekening, en betalingen vanaf de lopende rekeningen worden (in bijna alle gevallen) reeds geaccordeerd door een penningmeester/secretaris van de VvE’s etc.
    Overigens nog een (naar mijn mening belachelijke) maatstaf die bij de de door mij bedoelde herkeuring werd gebruikt: De beheerder werd op de vingers getikt voor de matige technische staat van een VvE, waarvan de beheerder alleen de financiële administratie doet. Het SKW had hier geen boodschap aan, en gaf aan dat de beheerder de verantwoordelijkheid heeft/had om het bestuur hierop te wijzen.

    #3008
    Nederlandvve.nl
    Sleutelbeheerder

    Hoi William,
    Ja, niet zo zorgvuldig van mij, ik had kunnen weten dat je er beroepsmatig mee te maken hebt.
    Laat ik dit voorop stellen , maar dat weet jij ook wel dat de wet boven de splitsingsakte gaat.
    Goed in de splitsingsakte staat dat naast de voorzitter van de vergadering ook getekend dient te worden door een lid van de VvE. Zoals Rob al aangaf…….de praktijk laat dit vaak niet zo zien.
    Echter zit er ook een angeltje aan deze regel en dat is als de voorzitter geen lid van het bestuur is en dat ‘eventueel benoemde lid is dat ook niet………zij beiden niet voor de bank te controleren zijn als tekenbevoegden bij de KvK. Dientengevolge mag de bank de overboeking van de spaarrekening naar de rekening courant niet uitvoeren.
    Hier geeft dus de wetgever een niet uit te voeren maatregel.
    Wij zitten daar ook nog op te broeden. Advocaat Rijssenbeek geeft daar wel een advies op. Ik heb wel toestemming van de uitgever om enkele passages te citeren ( met vermelding van de titel en de schrijver ) maar dit item is te lang van stof. Het verwijst o.a. naar art. 5:131 lid 4 van het Burgerlijk Wetboek. Misschien zie ook jij hier perspectief.
    Wellicht is het handig om dat boek aan te schaffen. ” De model-splitsingsreglementen toegelicht. ” Handleiding voor de praktijk door mr. N.L.J.M. Rijssenbeek.
    Met vriendelijke groet,
    Carla.
     

    #3009
    William
    Bijdrager

    Hoi Carla,
    Ik begrijp je verhaal, maar dat gaat hier niet op. De beheerder is door de VvE gemachtigd de bankzaken in het algemeen te regelen, en staat als gevolmachtigde ingeschreven bij de KvK. De bank controleert de regels in de splitsingsakte niet, dus wel of geen benoemde gemachtigden, de betalingen kunnen in de praktijk gedaan worden, echter is dat tegen de regels van de splitsingsakte in. ( We hebben nu alleen even over de overboekingen van spaarrekening naar rekening-courant en vice versa).
    Maar, het gaat me ook niet zo zeer hierom. Het gaat me om het feit dat het SKW controleert en reprimandes uitdeelt op basis van factoren waar een beheerder letterlijk niets aan kan doen.

    #3010
    Nederlandvve.nl
    Sleutelbeheerder

    Hoi William,
    Ik begrijp ook jouw verhaal, denk ik  😉 .Je hebt weet van wat er achter de link geschreven staat ( welke Bob aanreikte ) op de site van VvE-Belang.
    Ik ben inmiddels ook op de hoogte van volledige procuratieverlening door de VvE aan de beheerder. ( 11 jaar geleden geregeld in een VvE vergadering ) De beheerder staat ook ingeschreven bij de KvK én bij de bank als procuratiehouder. Dus lopen de zaken doeltreffend en eenvoudig.
    En toch….. dat is tegen de regelgeving in. Wij zijn dus doende om e.e.a volgens wetgeving in een werkbare én acceptabele vorm te gaan gieten.
    Zou de SKW niet bedoelen dat er van de beheerder verwacht mag worden de regels te keen en die ook toe te passen? Dan is zijn reprimande terecht, toch!
    Ga eens met elkaar aan tafel om te zien welke mogelijkheden er gezien worden, zou ik zeggen.
    Met vriendelijke groet,
    Carla.
     
     

    #3011
    William
    Bijdrager

    Hoi Carla,
    Ik zie eerlijk gezegd het ‘tegen de regelgeving in’ nog niet echt. Naar mijn weten handelt elke ‘grote’ beheerder zo, of we begrijpen elkaar helemaal verkeerd.
    ‘Zou de SKW niet bedoelen dat er van de beheerder verwacht mag worden de regels te keen en die ook toe te passen? Dan is zijn reprimande terecht, toch!’
    Hier ben ik niet mee eens, sorry. Een beheerder doet waar hij voor betaald wordt. Door leden van de VvE wordt dit te pas en te onpas geroepen; ‘onze beheerder moet doen waar hij voor betaald wordt’. In dit geval wordt de beheerder betaald om de financiële administratie af te handelen. Grote kans dat deze het complex nooit, wellicht één maal, gezien heeft. Hoe kan deze er dan verantwoordelijk voor gehouden worden dat bijvoorbeeld het dak in slechte staat verkeert?

    #3012
    Nederlandvve.nl
    Sleutelbeheerder

    Oké William, Even nader bezien en dan kijk ik even naar ‘t modelreglement van 1992.
    ( neem daarbij de mogelijkheid dat mijn redenatie ook voor een andere interpretatie gevoelig kan zijn ;-))
    Lees art.32. Daar gaat het m.i. om gelden voor het groot onderhoud. ( reservefonds, in de praktijk gestald op een spaarrekening )
    Lid 3 van dat artikel regelt het beheer hierover.
    Lees vervolgens art. 41 lid 3. Je zou in de beschrijving van hetgeen valt onder ‘ de administratie uitbesteden ‘ kunnen twijfelen of het beheer van de spaarrekening er ook onder verstaan mag/kan worden. Zo ja, dan is met de toestemming van de vergadering door procuratie te verlenen,  de zaak geregeld.
    Maar ga je ervan uit dat ondanks  het uitbesteden van de administratie de spaarrekening blijft vallen onder art 32, dan ….ja dan….!
    Het toepassen van art. 32 is er wellicht ook ( m.i.) om de, een ieder van ons, bekende fraudes te voorkomen. Bij volledige procuratie en zonder de genoemde accordering door ( zie art. 32 ) én een behoorlijk gevulde spaarrekening……zijn er risico’s die je niet wilt nemen.
    Ik kan je verontwaardiging wel delen voor wat betreft de bemoeienis met het dak. Zeker wanneer er uitsluitend een overeenkomst tussen beheerder en VvE is voor de administratie. Die reprimande begrijp ik ook niet.
    Met vriendelijke groet,
    Carla.
     
     
     

    #3013
    William
    Bijdrager

    Hoi Carla,
    Het door jou aangedragen zou een uitstekende oplossing, mits er dus leden van de Vve opstaan om hier de verantwoordelijkheid voor nemen.
    Het punt is echter dat men hier niet voor in de rij staat, om onbekende redenen. Dan zit je dus als beheerder met een spaarrekening (reservefonds), waar het geld in theorie niet legaal kan worden afgeboekt. Ik vraag me af of men dan bijvoorbeeld zo ver zou moeten gaan om een notariële volmacht aan de beheerder te geven.

    #3014
    Nederlandvve.nl
    Sleutelbeheerder

    Hoi William,
    Tja, dan wordt het best lastig.
    Het heeft alles te maken met het doordrongen raken van juist de verantwoordelijkheid van de vergadering……eerst de goedkeurig en dan tekenen voor de handeling.
    Wanneer er een bestuur is en de voorzitter van de vergadering netjes volgens de spelregels is benoemd dan ga ik wel mee met de gedachte van @ Rob, om een lid van de kascommissie of een ander lid van het bestuur te polsen om zich toch beschikbaar te stellen. Uiteindelijk is de verantwoordelijkheid niet zó zwaar want ze handelen dan conform het besluit van de vergadering en netjes volgens de regels.
    Toch ook jammer wanneer de leden niet beseffen dat het om ook hun geld gaat.
    Ik kan overigens nergens iets vinden, dat een kascontrolelid of een bestuurslid naast de functie die ze hebben, niet ook zouden mogen functioneren op dit onderdeel. @ Rob noemde het ook al.
    Je zal overigens wel met de beheerder tot een hernieuwde overeenkomst moeten praten want hij/zij krijgt op de procuratieverlening een beperking.
    Ik hoop dat je er uit komt William.
    Met vriendelijke groet,
    Carla.
     
     

    #3015
    Bob
    Bijdrager

    Hi allemaal,
    Hier een poging om mijn eerste optreden als “deus ex machina” vorm te geven.
    Threadstarter William constateert in zijn 1e post dat het door hem opgebrachte probleem ontstaat door het feit dat er géén VvE-leden zijn te vinden die zich (om correcte onttrekkingen uit het reservefonds mogelijk te maken) opwerpen als (door de vergadering aangewezen) co-tekenaar, naast de tekenende voorzitter van de vergadering. In zijn 7e post is William weer terug bij af, en herhaalt wat werkelijk het/zijn probleem is.
    Rob geeft in zijn reactie (die overigens wat mij betreft vrijwel naadloos aansluit op mijn reactie), mijns inziens volkomen terecht, aan dat aan deze (door de vergadering aan te wijzen) persoon in de praktijk maar al te vaak geen aandacht wordt besteed. Dat ben ik van harte met Rob eens, net zoals ik het eens ben met zijn opmerking over het feit dat ook een (echte) voorzitter van de vergadering zelden wordt benoemd (maar dat zijn plaats in de praktijk vaak door anderen wordt “ingenomen”).
    In de 4e post van William stelt William zelf tussen haakjes “voorzitter van de vergadering, benoemd bij de opening van de ALV”. Op dit punt verwijs ik nogmaals naar mijn 1e reactie met opmerking over het verschil tussen de benoemde en de technisch voorzitter van de vergadering. De door Rob en mij bedoelde “voorzitter van de vergadering” (het orgaan) wordt in beginsel voor onbepaalde tijd benoemd, en kan daarna te allen tijde door de vergadering worden ontslagen. Het is mijns inziens niet de bedoeling dat iedere ALV opnieuw (dezelfde?) voorzitter wordt benoemd (zonder enige nadere toelichting).
    Daarna ontspint zich een discussie die feitelijk het probleem van William niet oplost, en naar mijn overtuiging ook niet kan oplossen.
    Het feitelijke probleem is en blijft dat er naast een benoemde voorzitter van de vergadering een eigenaar moet worden aangewezen die samen met die voorzitter tekent voor enige onttrekking aan het reservefonds. Het SKW wenst dat er naar de geest van de regelgeving wordt gewerkt. Dat, na het invoeren van de WWFT, het modelreglement niet meer naar de letter kan worden ingevuld weten we allemaal, en om die reden zal men een gelijkwaardige regeling moeten verzinnen, die recht doet aan de bedoeling van het modelreglement. En dat kan naar mijn idee het eenvoudigst door het benoemen van de beheerder tot voorzitter van de vergadering, en door daarnaast binnen het ledenbestand (tenminste) één eigenaar te vinden die bereid is het co-tekenaarschap op zich te nemen. Het verdient hier overigens voorkeur om ook een tweede eigenaar bereid te vinden, zodat er altijd iemand beschikbaar in de dug-out zit.
    Het is in elk geval zaak dat die éne eigenaar géén bestuurslid is (geldt overigens ook voor de reserve). Dit om de checks en balances, alsook de functiescheiding, te realiseren die de schrijvers van de MR’n voor ogen stonden.
    Kort samengevat neem ik aan dat het SKW wil zien dat er wordt gewerkt conform de gewenste waarborgen die “het systeem” beoogt. Het benoemen van tenminste één eigenaar tot co-tekenaar lijkt mij onontkoombaar. Er zit dus in mijn overtuiging voor de beheerder die William beschreef niets anders op dan die eigenaar te zoeken en te enthousiasmeren.
    Vriendelijke groet, Bob.

15 berichten aan het bekijken - 1 tot 15 (van in totaal 31)
  • Je moet ingelogd zijn om een reactie op dit onderwerp te kunnen geven.