[DikOz]

De Modelreglementen 1992 en 2017 (ook andere jaren?) geven aan dat als de voorschotbijdragen de definitieve bijdragen te boven gaan het verschil aan de Eigenaars zal worden terugbetaald tenzij de vergadering anders besluit. (In onze Splitsingsakte is dat juist omgedraaid en ik begrijp uit andere vragen op dit forum dat onze SA daardoor overeenkomt met de praktijk: vaak wordt een exploitatie saldo automatisch aan het reservefonds toegevoegd.)

Wat zijn nu redenen om om het exploitatie saldo wel of niet uit te keren aan de bewoners?

Ik kan argumenten verzinnen vóór uitkering:

• iets te hoog begroten is makkelijk voor een bestuur. Het voorkomt de onaangename situatie dat er exploitatie tekorten ontstaan door krap begroten, die vervolgens aangevuld moeten worden.
• het Modelreglement werkt met voorschot- en definitieve bijdragen. Bij de energierekening is dat model van voorschot en eindafrekening bekend. Dus als het MR daarin voorziet, keer het dan ook uit.

Tegen uitkeren:

• het reservefonds is eigenlijk te laag en elk extraatje is welkom.
• te veel werk voor de administratie. Maar bij welk bedrag/percentage moet de administratie dan terugbetaling maar wel gaan regelen?
• als het overschot incidenteel is, waarom eenmalig uitkeren?

In ons geval gaat is het overschot ca. 9% van de maandelijkse bijdrage (eigenlijk 18% van de jaarlijkse posten, ruwweg 5o% van die bijdrage wordt namelijk toegevoegd aan het reservefonds). Ik heb aangenomen dat een exploitatieoverschot voor de redenering in de definitieve bijdrage verrekend wordt. Dat is bij ons niet zo.

[Rene]

Is het dit jaar 9% of elk jaar 9%?
En hebben jullie een MJOP?
Komt de dotatie naar het reservefonds enigszins overeen met het benodigde saldo per jaar in het MJOP?
Als het geen honderden euro’s per woning is/wordt, dan zou ik ‘t lekker in de pot houden. Eigenlijk zou je je servicekosten en reservefonds moeten aanpassen aan de inflatie elk jaar. Als je dan een overschot hebt en geen tekorten voorziet op korte termijn, dan kan je ook een keer een indexering overslaan. Dan loop je snel genoeg weer in en scheelt weer administratief werk.
De enige absolute rede is wat je gezamenlijk op de ALV de beste keuze vindt.

[DikOz]

Het overschot is niet elk jaar hetzelfde. De laatste jaren is het soms groter, en ook 1 keer minder, maar altijd positief. Ja wij hebben een MJOP (en een reservefonds).
De prognose van de jaarlijks benodigde toevoeging aan het reservefonds is zodanig dat er voor minimaal 10 jaar een positief reservefonds is, rekening houdend met de voorziene uitgaven in het MJOP over die periode. Of bedoel je iets anders met “Komt de dotatie naar het reservefonds enigszins overeen met het benodigde saldo per jaar in het MJOP?”
Dank je voor een extra reden het saldo niet uit te keren: de inflatie correctie. Dat van de ALV is natuurlijk waar, maar die ALV verwacht ook een voorstel. Ik zou als ALV lid dan vragen wat de voor- en nadelen zijn van het voorstel. Vandaar de vraag.

[kv66]

Misschien moet je eens kijken welke posten er nu eigenlijk voor zorgen dat er een overschot is. Dan kan je overwegen om die posten anders te begroten, bv opnemen in de meerjarenbegroting. Dan zitten die posten in de dotatie aan het reservefonds.
Hebben wij ook gedaan en nu hebben we ieder jaar een tekort; er is jaarlijks altijd wel een onvoorziene uitgave die onder een van deze posten valt. Op de ALV (vast punt op de agenda van de ALV) besluiten we dan het tekort ten laste van het reservefonds te laten komen. Iedereen blij en geen overbodige administratie.

[Rob]

kv66 wrote:

Op de ALV (vast punt op de agenda van de ALV) besluiten we dan het tekort ten laste van het reservefonds te laten komen. Iedereen blij en geen overbodige administratie.

Helaas zie ik dat in VvE’s wel vaker gebeuren.
Volgens mij staat er in alle reglementen toch echt dat de eigenaren een eventueel tekort moeten aanzuiveren.
Da’s naar mijn mening iets anders dan geld uit het reservefonds halen om het tekort weg te werken.
 

[kv66]

Maar Rob, het tekort wordt veroorzaakt door onderhoudszaken die je niet van tevoren kan voorspellen en bij ons dan als onvoorziene uitgaven geboekt worden. Voorbeeld: de lift stopt en de reparatie kost €150. In de meerjarenbegroting staat elk jaar een kostenpost “Lift algemeen en storingen” voor de lift van €500. Dan mag de ALV toch wel beslissen dat deze kosten ten laste van het reservefonds te laten komen?

[DikOz]

Verschuivingen vanuit de jaarlijkse begroting naar die voor het MJOP, ten laste van het reservefonds, vind ik geen goede oplossing. Het reservefonds is voor ‘andere dan de gewone jaarlijkse kosten’. Ik vind dat elke begroting i.h.a. een post onvoorzien moet hebben.  Daaruit kunnen die kleine onvoorziene kosten betaald worden.
Onvoorzien kan dan leiden tot een overschot, en ik zou dat overschot dus willen uitkeren. Dat maakt begroten voor een bestuur iets makkelijker: iets te hoog leidt tot een te hoge voorschotbijdrage, maar restitutie van een overschot naar de bewonder trekt dat weer recht. Dat lijkt mij sporen met het mechanisme van voorschotbijdrage en definitieve bijdrage.
Een hoge onvoorziene uitgave is per bovenstaande definitie automatisch een ‘andere dan gewone jaarlijkse kostenpost’ en ik vind dat die dan direct ten laste van het reservefonds kan komen. De toestemming voor de uitgave komt van de Vz van de vergadering, omdat zo’n uitgave altijd spoedeisend is: maanden wachten op een ALV kan niet.

[Rob]

Ik ben het geheel eens met de reaktie van @DikOz hierboven en ik vind dat een post die jaarlijks terugkomt in het MJOP niet op de meerjarenbegroting thuishoort maar op de jaarbegroting van de VvE.
 

[kv66]

Hallo Rob en DikOz

@DikOz schreef: ” Een hoge onvoorziene uitgave is per bovenstaande definitie automatisch een ‘andere dan gewone jaarlijkse kostenpost’ en ik vind dat die dan direct ten laste van het reservefonds kan komen”.
Waarom is de hoogte van een uitgave hoog of laag en al dan niet onvoorzien, bepalend voor wat je daarmee qua boekhouding gaat doen.
M.i is er eigenlijk maar één criterium om uitgaven, al dan niet direct, ten laste van het reservefonds te laten komen nl. dat er in het reservefonds een reservering voor die uitgavepost aanwezig is als uitvloeisel van de MJOB.
Als die reservering er niet is en je toch het reservefonds belast, kom je daar geld te kort.

@DikOz schreef:” Ik vind dat elke begroting i.h.a. een post onvoorzien moet hebben”.
Daar ben ik het niet mee eens. Als er al een post ‘onvoorzien’ moet zijn, is die op zijn plaats op de MJOB.
De post ‘onvoorzien’, het woord zegt het al, is per definitie niet te begroten.
Het vaststellen hoe hoog een post ‘onvoorzien’ moet zijn is de hoge academische kunst van het vak ‘nattevingerwerk’.
Als je zo’n post op een jaarbegroting zet, waarbij je aan het eind van het jaar afrekent, dan roep je het probleem over je af.

@DikOz schreef:” Het reservefonds is voor ‘andere dan de gewone jaarlijkse kosten’”.
Zolang niet gedefinieerd is wat die ‘gewone jaarlijkse kosten’ dan zijn, kan je ook niet definiëren wat de ‘andere’ kosten zijn.
Daarmee heb je grote vrijheid de jaarbegroting en MJOB in te richten naar je eigen wens. Wij hebben het zo gedaan dat onze jaarbegroting eenvoudig is.

@Rob schreef:” …….ik vind dat een post die jaarlijks terugkomt in het MJOP niet op de meerjarenbegroting thuishoort maar op de jaarbegroting van de VvE”.
Er is geen wetmatigheid dat een kostenpost op de MJOB met een jaarlijkse interval dan per definitie op de jaarlijkse begroting thuis hoort.
Hoewel beide het woord “jaarlijks” in zich hebben, heeft dat niets met elkaar te maken.
De door DikOz opgeworpen vraag wordt geregeerd, in ons geval, door MR1992 artikel 4, lid 3 en 4 als volgt:
3. Indien over enig boekjaar de voorschotbijdragen, als bedoeld in artikel 5 tweede lid, de definitieve
bijdragen te boven gaan, zal het verschil aan de eigenaars worden terugbetaald, tenzij de vergadering anders besluit.
4. Indien over enig boekjaar de definitieve bijdragen de voorschotbijdragen te boven gaan, moeten
de eigenaars dit tekort binnen een maand na de vaststelling van de exploitatierekening aanzuiveren.
De bevoogding druipt eraf. De ALV wordt wel capabel genoeg geacht om te beslissen over het overschot, maar de auteur van het MR vindt het te eng om de ALV te laten beslissen over het tekort.
Ik weet niet of onze splitser ook deze visie was toegedaan, maar hij/zij heeft, met vooruitziende blik, in onze AvS dit lid 4 als volgt gewijzigd:
4. Indien over enig boekjaar de definitieve bijdragen de voorschotbijdragen te boven gaan, moeten de eigenaars dit tekort binnen een maand na de vaststelling van de exploitatierekening aanzuiveren, tenzij de jaarlijkse vergadering besluit het tekort geheel of gedeeltelijk ten laste van het reservefonds te brengen
Maar uiteindelijk maakt het eigenlijk niet uit hoe je de jaarlijkse begroting en MJOB opzet en welke posten je op de ene of andere begroting zet. Als het doel maar is om ervoor te zorgen dat de uitgaven en opbrengsten ook over een lange termijn met elkaar in evenwicht zijn. Begrotingen zijn daarvoor het middel en geen doel op zich.

[Rob]

De meerjarenbegroting is niet meer dan een uitvloeisel van het MJOP waaruit moet blijken hoeveel geld gereserveerd moet worden voor gepland onderhoud in de toekomst.
Aan de hand van de meerjarenbegroting wordt eveneens bepaald hoe groot de jaarlijkse dotatie aan het onderhoudsfonds moet zijn om aan de verplichtingen op termijn te kunnen voldoen.
In MR1992 is te lezen:
“Van de gezamenlijke schulden en kosten –waaronder begrepen een naar tijdsduur evenredig gedeelte van de te begroten kosten als bedoeld in artikel 4 eerste lid – wordt jaarlijks door het bestuur een begroting voor het aangevangen of het komende boekjaar ontworpen en aan de jaarlijkse vergadering voorgelegd.”
Hierin is volgens mij dus wél al bepaald welke kosten er op de jaarlijkse begroting geplaatst moeten worden, namelijk de “gezamenlijke schulden en kosten” die in dat jaar verwacht worden inclusief een naar tijdsduur evenredig gedeelte van de onderhoudskosten die op meer jaren betrekking hebben.
Wanneer er kosten in de MJOB zijn die jaarlijks terugkomen kan het volgens mij dan ook niet anders dan dat die kosten in zijn geheel ook onderdeel uitmaken van het hierboven dik gedrukte en dus op de jaarbegroting van de VvE geplaatst dienen te worden.
Zoals gezegd wordt op basis van het MJOP geld gereserveerd voor (toekomstig) groot-onderhoud.
Ik vind het dus geen goede zaak wanneer men gelden uit dat fonds ook gaat gebruiken om tekorten op de begroting op te vangen.
Uiteindelijk moeten die kosten toch ook weer aangevuld worden om op termijn geen tekorten in het onderhoudsfonds te krijgen.
 

[DikOz]

@kv66 Gewoon jaarlijks, zie BW5 Artikel 126: “De vereniging houdt een reservefonds in stand ter bestrijding van andere dan de gewone jaarlijkse kosten.”  Voor mij vrij duidelijk en het BW staat boven de reglementen.
Gewone kosten zijn bijvoorbeeld  energie gemeenschappelijke zaken, verzekeringen, contracten preventief onderhoud, bestuurskosten, toevoeging aan reserve fonds, vervanging lampen en klein onvoorzien (goed in te schatten aan de hand van de laatste jaren).
Maar, onvoorzien op het MJOP is eigelijk dubbelop: het reservefonds heeft ook een buffer functie. En zo’n mjop-onvoorzien kan een bron zijn voor te hoge service kosten als onvoorzien niet (geheel) nodig blijkt en de formule voor berekening  van de toevoeging aan het reservefonds geen rekening houdt met stand van het reservefonds. Dat is bijvoorbeeld  het geval bij de formule: jaartoevoeging aan fonds = (voorziene kosten komende 10 jaar) / 10 .

[kv66]

Hallo Rob en DikOz
Ik krijg de indruk dat uit mijn bijdrage(n) naar boven komt dat wij zo maar (of oproepen) alle tekorten of uitgaven die het boekhoudkundig label ‘onvoorzien’ hebben gekregen op de jaarrekening, ten laste van het reservefonds laten komen en het reservefonds op die manier leegroven. Ik denk dat het tegendeel is waar.
Al die posten die het tekort op de jaarrekening veroorzaken worden bekeken of er in de MJOB een begrotingspost voor die uitgave is en er dus in het reservefonds middelen aanwezig zijn. Als die er is wordt die post ten laste vh fonds gebracht.
Als die begrotingspost er niet is op de MJOB of het begrote/gereserveerde bedrag is te laag, wordt gekeken of het ten laste brengen aan reservefonds het reservefonds onderuithaalt. Deze afweging is in zekere mate subjectief, dat realiseren we ons ook. Als we (het bestuur) tot de conclusie komen dat het reservefonds dit niet aan kan, stellen we de ALV voor die uitgave(n) niet ten laste van het reservefonds te laten komen.
Een voorbeeld om het te concretiseren. Op onze MJOB staat de post “rioolontstopping”.
Die hebben we 12 jaar geleden ingeschat op 1x in de 10jaar á €400 ex BTW. Zo je wilt, het is misschien wel een post ‘onvoorzien’ met een naam.
Elf jaren zijn voorbij gegaan zonder dat er iets gebeurde.
In het 12de jaar (2018) hebben we tweemaal de rioolreinigingsfirma moeten laten komen.
Tijdens de werkzaamheden kwamen ze erachter dat er ook nog een breuk zat in een rioolleiding in de kruipruimte.
Totale kosten €850 ex BTW. Ong. €400 van de €850 komt op het conto van de breuk.
Het bedrag van €850 wordt boekhoudkundig als een onvoorziene uitgave geboekt door onze beheerder.
Alleen onderhoudskosten die in de ALV zijn besproken en besloten worden door de beheerder rechtstreeks op het reservefonds (af)geboekt.
De kosten voor de verstopping (€450) zijn opgenomen in de MJOB; dus ten laste van het reservefonds ligt daar voor de hand.
Komende tijd moeten we gaan bedenken wat we met die €400 gaan doen voor de reparatie van de breuk, om de ALV een voorstel te doen; ten laste vh reservefonds of niet.
Rob schreef:” Wanneer er kosten in de MJOB zijn die jaarlijks terugkomen kan het volgens mij dan ook niet anders dan dat die kosten in zijn geheel ook onderdeel uitmaken……”
Posten op de MJOB die een jaarlijkse interval hebben komen natuurlijk op de jaarbegroting, alleen niet met die naam en toenaam, maar als onderdeel van de reservering voor het reservefonds.
Overigens is de post ‘lift algemeen en storingen’ de enige post met jaarlijkse interval op onze MJOB. Waarschijnlijk omdat we die 1 op 1 zo hebben overgenomen van de liftfirma.
Rob schreef:” Zoals gezegd wordt op basis van het MJOP geld gereserveerd voor (toekomstig) groot-onderhoud.”.
De term ‘groot-onderhoud’ komt in het MR1992 niet voor. Er wordt geen onderscheid gemaakt in groot, klein of wat voor soort onderhoud dan ook. Het is allemaal onderhoud.
Er wordt zelfs geen reservefonds gevormd voor onderhoud maar voor ‘andere kosten’ (MR1992 art 32, lid 1).
Rob schreef:” Uiteindelijk moeten die kosten toch ook weer aangevuld worden om op termijn geen tekorten in het onderhoudsfonds te krijgen”.
Helemaal mee eens, linksom of rechtsom de leden betalen.
Daarom maakt het m.i. niet zo veel uit waar je de kosten begroot, als ze maar begroot worden. Je moet ze daar begroten waar het voor jou het gemakkelijkste is. M.i. staat geen enkele regel dit in de weg.
Begroten op de jaarlijkse begroting levert het probleem van DikOz op. Begroten op de MJOB heeft dat nadeel niet of veel minder.
DikOz schreef:” Gewone kosten zijn bijvoorbeeld energie gemeenschappelijke zaken, verzekeringen, contracten preventief onderhoud, bestuurskosten, toevoeging aan reservefonds, vervanging lampen en klein onvoorzien (goed in te schatten aan de hand van de laatste jaren)”.
Interessante opsomming. De vraag is hoe kom je aan deze opsomming? Is dat omdat in het algemeen de jaarbegrotingen van VvE’s er zo uitzien of heb je ergens een lijstje gevonden wat onder ‘gewone kosten’ te verstaan is.
Vervanging van lampen is m.i. nu bij uitstek een post die op de MJOB thuishoort. Het gaat over kosten die het gevolg zijn van jarenlang gebruik van de lamp.
De interval en de kosten voor de vervanging zijn eenvoudig te berekenen uit brandduurlamp, brandtijd en het aantal lampen. Resultaat bij ons: een post op de MJOB voor lampen met een interval van 3 jaar.
En van lampen koop je er toch niet elk jaar een paar, althans wij doen dat niet, maar eens in de zoveel jaar in bulk.
DikOz schreef: ”….. klein onvoorzien (goed in te schatten aan de hand van de laatste jaren)”.
Moet dat niet gevolgd worden door de bekende zinssnede: ”Resultaten behaald in het verleden bieden geen garantie voor de toekomst”.
Maar als het goed is in te schatten, dan begrijp ik je initiële probleemstelling niet.
Er is bij jullie een overschot van ong 20% van de jaarbegroting (ex reservedotatie).
Misschien ten onrechte ben ik ervan uit gegaan dat dit elk jaar zo is, of tenminste dat dit geregeld voorkomt.
Dus is de vraag welke posten op jullie jaarbegroting veroorzaken dit overschot dan en waarom kan er geen begroting gemaakt worden die het overschot beperkt tot pak ‘m beet =< 5%.
DikOz schreef:” Maar, onvoorzien op het MJOP is eigenlijk dubbelop: het reservefonds heeft ook een bufferfunctie”.
Helemaal mee eens, onze MJOB heeft dan ook geen ‘onvoorzien’, maar kent wel vele posten met een naam voor reparatie c.q. correctief onderhoud.
En van de buffereigenschap van het reservefonds maken wij inderdaad gebruik voor uitgaven/kosten die niet met naam en toenaam op de MJOB staan.

[DikOz]

Ik denk dat we het op meer punten eens zijn dan oneens. En dat laatste is vaak een interpretatie verschil. Vandaar dat ik discussies als deze als geheel interessant vind. Voor mij gaat het er niet om wie gelijk heeft (als dat al zo kan zijn), maar wat kan ik van andere interpretaties leren.
De vervanging van lampen bijvoorbeeld vind ik een jaarlijks terugkerende post, maar als je naar de individuele lamp kijkt is dat hopelijk eenmaal per .. jaar.  Wij hebben dan ook geen voorraad, maar ik zal eens voorstellen dat wel te doen en kijken waar de post terecht komt.
Voor mij zijn de posten op het MJOP zo goed mogelijke schattingen en is er altijd voldoende geld om tegenvallers of onvoorzien op te vangen. Dat opvangen gebeurt dan door een herberekening van de jaarlijks benodigde toevoeging aan het reservefonds in het volgende begrotingsjaar.
Inderdaad is MR 1992 verwarrend wat betreft het reservefonds. Ook Rijssenbeek geeft een interpretatie van het doel van het ‘1992-fonds’. Maar gelukkig geeft het BW nu duidelijk aan dat er een fonds moet zijn voor andere dan gewone jaarlijkse uitgaven.

[Rob]

Zoals DikOz aangeeft is de VvE op grond van BW5:126 verplicht een reservefonds in stand te houden die naar mijn mening toch echt bedoeld is voor de uitvoering van groot-onderhoud.
Daarom sta ik ook niet achter de stelling “… Er wordt geen onderscheid gemaakt in groot, klein of wat voor soort onderhoud dan ook. Het is allemaal onderhoud.”
KV66 schreef “… Gewone kosten zijn bijvoorbeeld energie gemeenschappelijke zaken, verzekeringen, contracten preventief onderhoud, bestuurskosten, toevoeging aan reservefonds, vervanging lampen en klein onvoorzien (goed in te schatten aan de hand van de laatste jaren)”.
Interessante opsomming. De vraag is hoe kom je aan deze opsomming? Is dat omdat in het algemeen de jaarbegrotingen van VvE’s er zo uitzien of heb je ergens een lijstje gevonden wat onder ‘gewone kosten’ te verstaan is.”
In artikel 3 van MR 1992 is bepaald welke schulden en kosten voor rekening van de gezamenlijke eigenaars komen.
Daarin is o.a. te lezen: “… die welke gemaakt zijn in verband met het onderhoud of het gebruik van de gemeenschappelijke gedeelten of van de gemeenschappelijke zaken of tot het behoud daarvan; en welke verband houden met noodzakelijke herstellingswerkzaamheden en vernieuwingen van de gemeenschappelijke gedeelten en de gemeenschappelijke zaken,… “
In artikel 5 is bepaald dat er van de gezamenlijke kosten (artikel 3 dus 😉 ) een begroting gemaakt moet worden.
Sterker nog, daar staat niet dat je een meerjarenplan/begroting voor het onderhoud moet maken. 😉
Wat overigens natuurlijk wel héél verstandig is om te doen !!!
Maar KV66,  als  jullie er twee gescheiden begrotingen op nahouden kan het eigenlijk niet anders dan er ook sprake is van twee exploitatieoverschotten en/of tekorten.
Eén voor de ‘gewone’ kosten en één voor de onderhoudskosten.
Ik kan me namelijk niet voorstellen dat jullie begroting ‘gewone’ kosten op de cent af nauwkeurig is.
Maken jullie dan ook voor beiden een afzonderlijke keuze?
 
 

[Bob]

Kanttekeningen.
Wat mij betreft wordt er in de discussie (te) weinig rekening gehouden met de door AvS en de modelreglementen ontstane verschillen per VvE.
Waar wordt gesteld dat er geen MJOP/MJOB moet worden opgesteld klopt dit voor bijvoorbeeld MR1992, maar niet voor MR2006 waar een dergelijk plan en begroting dwingend wordt voorgeschreven.
Dat er moet worden begroot staat buiten kijf. Houd echter in het achterhoofd dat een begroting niet meer is dan een verwachting, en dat is iets wezenlijk anders dan een resultaat.
Open deuren:
Net als in het leven heeft iedereen ook in een VvE regelmatig andere verwachtingen. Verwachting is strikt persoonlijk en DE waarheid of juiste verwachting bestaat domweg niet.
De omvang van de bedragen waarover de leden uiteindelijk (moeten) besluiten hangt alleen maar af van hoever verwachting en resultaat (achteraf) uit elkaar blijken te liggen.
Ook dan geldt weer dat het te nemen besluit strikt persoonlijk van aard is, en afhankelijk van smaak (en daarover valt, zo weten wij allen, niet te twisten).
In een VvE is altijd vastgesteld welke kosten voor rekening van de VvE kunnen komen. Die opsomming is weliswaar limitatief maar kent ook mogelijke (afwijkende) interpretaties. Wat mij betreft zijn er maar twee soorten kosten te onderscheiden, namelijk de jaarlijkse en de meerjaarlijkse (niet jaarlijkse) kosten.
Welke soort we ook over praten, ze moeten statutair gezien ergens worden begroot, maar hoe precies is nergens dwingend voorgeschreven.
Tot slot bestaat er ook nog iets als ambitieniveau. Wensen de leden van de VvE alles in nieuwstaat te houden, of mag het wat minder? Wie de enig geldende waarheid kent mag het zeggen.
😉

[Auteur]

Berichten