[Anoniem]

Hallo allemaal,

Kan iemand die ervaring heeft mij vertellen wat goed werkende software is om het volledige beheer van een VvE mee te regelen. Ik weet dat Twinq op dit gebied het meest gebruikt wordt maar de demo is in ieder geval niet zo handig. Ik heb momenteel twee VvE in beheer maar wil dit in de toekomst graag uitbreiden.

Ik hoor graag van iemand die er meer van weet.

Bij voorbaat dank!

[William]

Hai,
Ik heb alleen ervaring met Twinq. De demo die je hebt gezien, is waarschijnlijk de ‘bestuurders en eigenaarskant’, en niet de versie die je als administrateur ziet.
Naar mijn mening is Twinq, uiteraard na een inwerkperiode, optimaal.
Het enige minpunt is dat het ‘planmatig onderhoud gedeelte’ per VvE op zich prima in elkaar zit, maar minder praktisch is voor een compleet portfolio aan VvE’s. Bijvoorbeeld: Als je wilt zien wat er in 2021 aan schilderwerk gepland staat, voor alle VvE’s, zul je dit handmatig naast elkaar moeten zetten. Maar zover ik heb gehoord, is er nog geen aanbieder die dit wel kan.

[Hilda]

Wie heeft ervaring met het software pakket Twinq?
Wanneer de jaarrekening via Twinq wordt opgesteld, zit daar een optie in van – begeleidende brief -.
Deze begeleidende brief schijnt een vaste opmaak te hebben met tekst.
Ik wil graag weten of het mogelijk is deze vaste opmaak aan te passen. Het zou fijn zijn wanneer de hele opmaak als brief gewijzigd wordt in een opmaak als notitie.

[William]

Hoi Hilda,
Deze brief/opmaak is zeker aan te passen naar wens. Volgens mij moet je dan even kijken bij ‘Huisstijl brieven’ of ‘Opmaak standaardbrieven’. Sowieso in het meest rechts tabblad aan de bestuurderskant in Twinq.

[Hilda]

Onze beheerder gebruikt het programma Twinq.
De jaarrekening begint met een begeleidende brief. In deze brief staat een Samenstellingsverklaring bij een jaarrekening.
Naar mijn mening hoort deze samenstellingsverklaring niet thuis in deze begeleidende brief omdat onze beheerder geen accountantskantoor is maar een Vastgoedbedrijf die ook het beheer van VVE’s doet.
Volgens onze contactpersoon is het niet mogelijk dat deze samenstellingsverklaring uit de begeleidende brief verwijderd kan worden.
Het schijnt dat de begeleidende brief aan- of uitgesnikt kan worden. Aangevinkt betekent dat de begeleidende brief met alle standaardinfo in de jaarrekeningen komt. Uitgevinkt betekent dat de begeleidende brief er niet bij ziet.
Ik wil graag twee dingen weten:
– klopt het dat wanneer wij wel de begeleidende brief in de jaarrekening willen, de samenstellingsverklaring er dan automatisch in moet
– hoort een dergelijke samenstellingsverklaring thuis in een jaarrekening die niet is opgesteld door een accountantskantoor

[RobvB]

Kort gezegd is een samenstellingsverklaring een (zeer) eenvoudige versie van een accountantsverklaring en wordt gebruikt voor eenmanszaken, kleine B.V.’s en dergelijke waar geen accountantsonderzoek met verklaring vereist is. Als een beheerder namens een VvE de administratie voert en een jaarverslag maakt zal deze middels een samenstellingsverklaring duidelijk maken dat de VvE verantwoordelijk is voor het jaarverslag en niet de beheerder.
Bij het kiezen van een pakket stel je eerst vast wat je wilt/kunt uitgeven en wat je nodig hebt, buiten het administreren. Tegenwoordig dus ook het inlezen van nota’s en bonnen, in een cloud kunnen werken en communiceren, up – en downloaden, en zo meer. De suggestie van de sleutelbeheerder is natuurlijk een hele goede, maar je kunt ook navraag doen bij beheerders wat hun ervaringen zijn met de diverse pakketten.

[Rob]

Ik blijf ervoor pleiten dat een VvE gebruikt maakt van een softwarepakket welke ook rekening houdt met de belangen van de individuele eigenaren, met name de inzage in de administratie.
Een softwarepakket dus waarbij het niet mogelijk is dat er onderscheid wordt gemaakt in functies binnen de VvE.
Een softwarepakket die het onmogelijk maakt dat een bestuurder kan bepalen wie er wel- of niet inzage mogen hebben als het gaat om de administratie van de VvE.
De voordelen van de mogelijkheden van een online administratie moeten ook benut kunnen worden door de individuele eigenaren !
In een rapport tbv een rechtszaak over inzage in de administratie schreef een VvE beheerder:
Citaat : “… [vvebeheerder 1] adviseert [vvebeheerder 2] om in dit uitzonderlijke geval alle leden inzage te verschaffen in de volledige administratie door alle leden toegang te geven via de module ‘Digitale Kascommissie’ van het online softwarepakket van TWINQ.”
Hoezo in dit uitzonderlijke geval ??????????

[RobvB]

Nou dan zijn we het helemaal eens en met een VVE beheerder die geen real time inzage biedt moet je niet in zee gaan.

[Rob]

RobvB wrote:

Nou dan zijn we het helemaal eens en met een VVE beheerder die geen real time inzage biedt moet je niet in zee gaan.

Dat zeg ik niet helemaal 😉
Ook een beheerder die geen online platform aanbiedt kan een prima beheerder zijn.
Het gaat er mij om dat, wanneer er wél een online platform aanwezig is, de functionaliteit van een dergelijk platform niet uitsluitend ten dienste moet staan van het bestuur en de kascommissie, zoals vaak het geval is, maar volledig ten dienste staat van alle eigenaren in die VvE.

[Gerard]

Ik gebruik nu sinds 1 jaar het pakket VVE123Public van de firma VVE Gemak.
De gehele administratie tot op factuurnivo is in te zien door alle leden.
Het betaalgedrag van de leden zelf is beperkt tot het eigen betaalgedrag, zodat elkaar onderling uitmaken voor wanbetaler niet aan de orde is.

Kosten van gebruik zijn gering.

[VvE-stem]

Rob wrote:

RobvB wrote:

Nou dan zijn we het helemaal eens en met een VVE beheerder die geen real time inzage biedt moet je niet in zee gaan.

Dat zeg ik niet helemaal
Ook een beheerder die geen online platform aanbiedt kan een prima beheerder zijn.
Het gaat er mij om dat, wanneer er wél een online platform aanwezig is, de functionaliteit van een dergelijk platform niet uitsluitend ten dienste moet staan van het bestuur en de kascommissie, zoals vaak het geval is, maar volledig ten dienste staat van alle eigenaren in die VvE.

En wat als je als bestuurder dan dagelijks vragen krijgt van tientallen eigenaren over diverse betalingen?
Dan kan je je werk als bestuurder/beheerder ook niet meer goed uitvoeren.

Ben het overigens deels wel met je eens hoor, en mijn ervaring is dat de meerderheid het maar weinig interesseert. En is mijn les daaruit dat niet altijd alles gedeeld hoeft te worden. Er wordt niet voor niets aan het eind van het boekjaar een jaarrekening opgemaakt welke door een KC worden gecontroleerd, zodat niet iedereen het hoeft te controleren.

[Rob]

Ik zou niet weten waarom eigenaren ineens tientallen vragen zouden gaan stellen, alleen omdat de betalingen online zichtbaar zijn.
Ongeïnteresseerde leden zullen dan ook naar mijn mening niet ineens wel interesse gaan tonen en wel geïnteresseerde leden gaan naar mijn idee ook geen vragen stellen als alles gewoon normaal verloopt en er geen gekke zaken spelen.

Ik begrijp de link nog niet tussen het niet alles delen en de mate van interesse binnen een vve.
Hebben de geïnteresseerde leden dan gewoonweg geen recht meer op inzichtelijke data in een portaal als een meerderheid geen interesse heeft.
Het maakt voor de inzichtelijkheid van de data toch niet uit of er veel of weinig leden kijken?

Persoonlijk heb ik, hoe spijtig ook, eerlijk gezegd helaas geen hoge pet op van veel kascommissies in een VvE.
Te vaak heb ik fouten gezien die niet nodig waren als er meer accuraat was gekeken.
Ik zou groot voorstander zijn van een systeem waarbij het verplicht zou zijn dat een VvE de financiële administratie online geheel online toegankelijk maakt voor de leden en de leden op basis van hun eigen onderzoek, dus zonder een kascommissie, zouden kunnen besluiten wel of geen goedkeuring aan de jaarrekening te geven.

[monaster]

KC en inzicht door alle leden hoeft geen conflictsituatie te zijn.

[Rob]

monaster wrote:

KC en inzicht door alle leden hoeft geen conflictsituatie te zijn.

Dat ben ik helemaal met je eens, het kán ook samen gaan.

[Gerard]

Zoals ik in december 2021 al schreef gebruiken wij bij onze VVE een softwarepakket wat een totaal inzicht online biedt voor alle leden.

De praktijk wijst uit dat het stellen van vragen mogelijk is, maar dat hier geen gebruik van wordt gemaakt. Sterker nog, als bepaalde zaken nodig zijn bij een gewenste verkoop van een appartement om aan de verkoopmakelaar ter beschikking te stellen, dan kan dat door de leden eenvoudigweg zelf gedownload worden.

Ik voer het administratieve beheer van de VVE ermee uit maar ben ook zelf een van de eigenaren binnen de VVE.

[Auteur]

Berichten