[HannesW]

Goedendag,

Ik heb sinds kort het beheer in handen van onze VvE. De VvE bestaat uit vijf leden. Aangezien er een aantal vaak / permanent in het buitenland zijn is het lastig om iedereen bij elkaar te krijgen.

Er zijn momenteel een aantal zaken waar over gestemd moet worden. Ik vroeg me af of het mogelijk is om deze stemming via de mail te doen. Nu en eigenlijk ook in de toekomst. Het maakt het allemaal een stuk gemakkelijker. Is dit gewoon mogelijk of zijn hier speciale regels voor?

Bedankt!

Hannes

 

 

 

 

[Colin]

Er is geen alternatief voor het stemmen in een algemene ledenvergadering. Dat veel eigenaren in het buitenland zitten is hun probleem. Het laatste dat jij als welwillende eigenaar moet doen is daar jouw probleem van maken.
Ik zou conform de voorgeschreven procedure een ledenvergadering uitschrijven. Als de in het buitenland verblijvende eigenaren de geagendeerde onderwerpen belangrijk genoeg vinden, dan zorgen ze in de vergadering maar voor een vertegenwoordiger met een volmacht en steminstructies. Ze hebben vast wel familie of vrienden, die kunnen inspringen.
Zo niet, dan moet je in de vergadering waarschijnlijk vaststellen dat het vereiste quorum niet is gehaald. Volgens de modelreglementen moet je dan binnen 6 weken een 2e vergadering bijeenroepen. Voor die vergadering is geen quorum vereist en kun je zo nodig in je eentje besluiten nemen. Probleem opgelost!

[Bob]

Hi HannesW,
Ben het niet eens met Colin. Er zijn mogelijk wel alternatieven, zoals bijvoorbeeld in MR 1992 art. 37 lid 4. Kijk even in de eigen akte van splitsing en het eventueel van kracht verklaarde MR (aangevuld in het HHR?) en mogelijk heb je daar een elegante oplossing voor “jouw” probleem.
MVG, Bob

[Colin]

Bedankt voor de rectificatie, Bob. Het genoemde artikel biedt inderdaad een alternatief dat het onderzoeken waard is. Het levert echter alleen rechtsgeldige besluiten op als alle eigenaren schriftelijk hun instemming kenbaar maken. Als die instemming in digitale vorm bij de VvE binnenkomt als een gescand ondertekend document is dat waarschijnlijk ook geen probleem.
Echter, bij 1 tegenstem of het uitblijven van een antwoord ben je weer terug bij af. Als beheerder moet je dus afwegen via welke weg je het beste resultaat kunt behalen. Ik denk dat het vooral afhangt van de onderlinge verhoudingen tussen de eigenaren, of de eigenaren eenvoudig benaderbaar zijn vanuit de VvE en in hoeverre de agendapunten regulier of controversieel zijn.
Laat nog eens weten hoe het afloopt met deze interessante casus uit de praktijk.
 
 

[Andrea59]

Inderdaad interessante casus. Al bestuurder zou ik het als volgt oplossen.
1. Contact per mail onderhouden met de eigenaren
2. Ook per mail laten stemmen
3. Als er geen unaniem besluit is, dan zou ik de eigenaren laten weten hoe er getemd is (bijvoorbeeld 4 voor en 1 tegen). Ik zou laten weten dat er een duidelijke meerderheid is en dan een vergadering uitschrijven, waarin gestemd wordt rekening houdend met de schriftelijke stemming. Ook zou ik verzoeken om de eigenaren die niet aanwezig kunnen zijn een volmacht te willen laten tekenen.
4. Het besluit wordt met behulp van de volmachten genomen of er wordt een tweede vergadering uitgeschreven, waarin alsnog het besluit genomen wordt.
Misschien omslachtig maar wel nodig als er belangrijke besluiten moeten worden genomen (bijvoorbeeld over de begroting en over het geplande groot onderhoud).

[Auteur]

Berichten