Vergaderstukken per e-mail versturen: wel of niet doen?

  • Dit onderwerp bevat 2 reacties, 3 deelnemers, en is laatst geüpdatet op mei 12, 20166:49 am door .
3 berichten aan het bekijken - 1 tot 3 (van in totaal 3)
  • Auteur
    Berichten
  • #2785
    Anoniem
    Deelnemer

      Het gebeurt steeds vaker dat een bestuurder de vergaderstukken niet meer per brief verstuurt, maar per e-mail. Althans, voor zover men over de e-mailadressen van leden beschikt. De overigen krijgen de stukken dan nog wel op papier. Vaak wordt ook nog enige druk uitgeoefend om alsnog een persoonlijk e-mailadres te verstrekken.

      Het argument is meestal dat dit goedkoper is, want minder kopieerkosten en dus ook ‘goed voor het milieu’. Maar klopt dit argument wel? Of gaat het eerder om gemakzucht van een beheerder die geen zin heeft om al die stukken te kopiëren, ordenen, stapeltjes te maken, nieten, vouwen en ter post bezorgen? En wat te denken van de aanbeveling aan de leden in de e-mail, dat “als u bepaalde stukken naar de vergadering wilt meenemen, u deze zelf kunt uitprinten”? Hoezo ‘besparing’? Want hier worden de papier- en printkosten verschoven naar de leden. Terwijl – in vrijwel alle contracten – de beheerder de taak heeft de stukken voor te bereiden en de papier- portokosten gewoon voor rekening van de VvE komen.

      En dan nog: Is digitale, papierloze verzending wel toegestaan?

      Ons eigen reglement is nog predigitaal, want stammend uit 1973. Daarin staat (art. 34, lid 6):

      De oproeping ter vergadering vindt plaats met een termijn van ten minste acht vrije dagen en wordt verzonden naar de werkelijke of […] gekozen woonplaats van de eigenaars, zij bevat de opgave van de punten der agenda alsmede de plaats van de vergadering.” (accentuering van mij, – M.)

      Geldt dit ook voor verzending per e-mail?
      Je zou haast denken van wel. Immers, digitale verzending is toch gewoon de moderne versie van de postduif? Blijft nog wel staan dat de oproeping (met agenda en overige stukken) naar de woonplaats moet, d.w.z. een fysiek (post)adres.

      Zijn er nog andere voordelen of nadelen aan de toenemende papierloze communicatie met de leden?
      Benieuwd naar jullie reacties.

      Vriendelijke groet,
      Matthijs

      • Dit onderwerp is gewijzigd 3 maanden, 4 weken geleden door .
      #2792
      William
      Deelnemer

        Hoi Mathijs,
        Ik vind dat je nu toch echt te ver gaat graven. Natuurlijk is het voor een beheerder veel gemakkelijker om de stukken per email te verstrekken dan per post, dit levert besparing op in zowel papier als tijd. Gemakzucht vind ik veel te negatief klinken, vanzelfsprekend probeert een beheerder zijn werk tegen zo min mogelijk kosten en tijd te doen. Dat doet elke professional.
        In mijn ervaring is het zo dat iedereen waar een emailadres van bekend is, de stukken standaard per mail krijgt, de rest per post. Mochten leden de stukken liever toch per post ontvangen, kan men dat doorgeven en worden de stukken uitgedraaid en alsnog fysiek verstuurd, geen enkel probleem. Leden kunnen ook aangeven dat hun emailadres uit de administratie wordt geschrapt.
        Andere voordelen; Het is sneller, voordeliger (ik heb al mensen gezien die met een tablet naar een vergadering komen) en gemakkelijker en sneller voor degene die de stukken verzendt.
        groetjes!

        #2797
        mvanw
        Deelnemer

          Hallo Mathijs.
          Bij ons word enkel de agenda, volmacht en uitnodiging verstuurd. De rest staat op de persoonlijke pagina van de bewoner in Twinq.
          Nadeel hier kan zijn, dat men niet de moeite neemt om de stukken in te zien of print.
          Voordeel via mail is sneller, goedkoper, en nooit meer discussie over wel of niet te laat verzonden aan de leden.
          En feitelijk zijn de kosten voor eventueel uitprinten en versturen,is hoe dan ook voor de leden. Bijlagen ed. zit bij ons niet in de beheers overeenkomst (is ooit voor een minimale variant gekozen).
          Echter nu kan men per bewoner kiezen dit wel of niet te doen.
          mvg

        3 berichten aan het bekijken - 1 tot 3 (van in totaal 3)
        • Je moet ingelogd zijn om een antwoord op dit onderwerp te kunnen geven.