[Manuel]

Dit jaar zit ik in de kascommissie van onze VvE. Onze administrateur vraagt ons om – na controle van de stukken – onze bevindingen + advies aan de ALV online in te vullen in Twinq, een x aantal dagen voor de ALV. Tijdens de ALV krijgen we de gelegenheid om deze verklaring voor te lezen/een toelichting hierop te geven.

Echter, wij willen liever ALLEEN rechtstreeks aan de vergadering verslag uitbrengen, omdat we een aantal onvolkomenheden zijn tegengekomen en niet voorafgaand aan de ALV in een discussie hierover terecht willen komen met de administrateur. Dit is nl. in het verleden gebeurd. Na het lezen van de online verklaring nam hij contact op met de kascie om dingen weg te wimpelen.
Voor de volledigheid: de onvolkomenheden betreffen slordigheden/onjuistheden en uitgaves door het bestuur waar geen mandaat van de ALV voor is gegeven. Het bestuur is onlangs afgetreden (wegens ander gedoe) en verwijst bewoners voor alle communicatie naar de administrateur.

Vraag: Zijn we verplicht om de online verklaring in te vullen of hebben we het recht om alleen rechtstreeks aan de ALV te rapporteren?

[RonaldL]

Zie ook

VvE kascommissie

De kascommissie wordt door de vergadering aangesteld en rapporteert aan de vergadering.

De administrateur staat hier buiten. Zelfs het bestuur staat er buiten.

[DikOz]

Eens met RonaldL, met de aantekening uit de referentie:
De VvE kascommissie controleert de jaarstukken die door het bestuur zijn opgemaakt.
Dus eerst naar het bestuur en daarna gaan de stukken incl. de jaarrekening naar de commissie.

• Deze reactie is gewijzigd 1 maand, 3 weken geleden door .

[Manuel]

Dankjewel Ronald. Dit vermoedde ik al. Fijn om het bevestigd te zien.

[Manuel]

DikOz wrote:

De VvE kascommissie controleert de jaarstukken die door het bestuur zijn opgemaakt. Dus eerst naar het bestuur

Wat bedoel je met ‘dus eerst naar het bestuur’?

[DikOz]

Sorry, de stukken incl. jaarrekening eerst naar het bestuur, dan naar de commissie.

[DikOz]

In het geval de stukken door een beheerder worden gemaakt.

[RonaldL]

Geen zaken cq problemen mixen:
Kascommissie rapporteert aan de vergadering.
Klaar.
Jaarrekening wordt opgesteld door het bestuur.
Klaar.
Een VvE dient een bestuur te hebben.
Uiteraard kan een bestuurslid te allen tijde opstappen of weggestuurd worden. Maar dat is niet helemaal vrijblijvend. Je mag niet de VvE ontredderd achterlaten, en je moet dan meewerken aan benoemen nieuw bestuur.

[Rutger]

Geen verplichting om administrateur of bestuur te informeren, verslag uitbrengen aan de vergadering. Aan de andere kant lijkt het mij ook niet bezwaarlijk om ze wel te informeren, dat helpt waarschijnlijk ook qua efficiëntie omdat zij zich kunnen voorbereiden. Je zou ook de leden voor de alv al schriftelijk kunnen informeren over de bevindingen. Dan kan iedereen zich voorbereiden

[Manuel]

DikOz wrote:

Sorry, de stukken incl. jaarrekening eerst naar het bestuur, dan naar de commissie.

Dank voor je uitleg. duidelijk.

[Manuel]

RonaldL wrote:

Uiteraard kan een bestuurslid te allen tijde opstappen of weggestuurd worden. Maar dat is niet helemaal vrijblijvend. Je mag niet de VvE ontredderd achterlaten, en je moet dan meewerken aan benoemen nieuw bestuur.

Aan het benoemen van een nieuw bestuur zullen ze wel meewerken, maar verder trekken ze overal hun handen vanaf.Ik heb het bestuur bijv. gevraagd om inzage in de notulen vd bestuursvergaderingen. Reden: het bestuur heeft uitgaven gedaan waar ze geen mandaat voor hebben. Als kascie-lid wil ik weten of er aanwijzingen zijn voor meer van dergelijke uitgaven. Het bestuur weigert echter om inzage te geven. Hun reactie per mail:
“Een kascommissie heeft als taak om de controle uit te voeren over de financiële administratie van de VVE. De financiële administratie van onze VVE is volledig uitbesteed aan [de beheerder].
Een bestuur van de VVE kan zelfstandig geen financiële handelingen verrichten. In de notulen van bestuursvergaderingen staat geen financiële informatie. Wij zien daarom geen enkele reden om de notulen van bestuursvergaderingen beschikbaar te stellen voor de kascommissie.
Een kascommissie moet zich voor haar taak alleen beperken tot alle financiële stukken die beschikbaar gesteld worden door [de beheerder]. Voor overige financiële vragen m.b.t. 2023 kun je bij [de beheerder] terecht.”

Ik heb ze laten weten dat het er niet toe doet hoe zij over eea denken en dat ze gewoon de wet moeten naleven. Die zegt dat het bestuur verplicht is alle door de kascommissie opgevraagde stukken te verstrekken. Maar dat blijven ze vertikken. Op mails wordt niet meer gereageerd. De laatste keer kreeg ik een auto-reply: “Het bestuur is afgetreden. Voor vragen kunt u terecht bij de beheerder.”
Die beheerder zegt: “Ik heb de betreffende notulen niet en ga er ook niet achteraan. En ik zie sowieso niet waarom de kascommissie ze wil hebben.” Een 1-2’tje tussen afgetreden bestuur en beheerder dus.

[Manuel]

Rutger wrote:

Geen verplichting om administrateur of bestuur te informeren, verslag uitbrengen aan de vergadering. Aan de andere kant lijkt het mij ook niet bezwaarlijk om ze wel te informeren, dat helpt waarschijnlijk ook qua efficiëntie omdat zij zich kunnen voorbereiden. Je zou ook de leden voor de alv al schriftelijk kunnen informeren over de bevindingen. Dan kan iedereen zich voorbereiden

In principe ben ik een groot voorstander van vooraf info ter beschikking stellen aan de leden zodat ze zich kunnen voorbereiden, maar…
Gezien de huidige situatie (zie bovenstaande reactie aan RonaldL) wil ik het bestuur en de administrateur liever niet van tevoren informeren. Ze krijgen dan alleen maar ruimte om vooraf zaken met elkaar af te stemmen en hun positie tov de ALV + de kascie. te versterken / de gelederen te sluiten.
En als ik de leden van de VvE wel wil informeren, loop ik tegen een paar dingen aan:
* Vergaderstukken worden altijd rondgestuurd door de beheerder. Dan is hij dus op de hoogte en het bestuur ook, terwijl ik dat niet wil.
* Als ik ze zelf rondmail aan de leden, kan ik de beheerder overslaan, maar ik kan het niet maken om de bestuursleden over te slaan. Zij zijn immers ook VvE-lid.

Dus… ik ga mijn bevindingen tijdens de ALV puntsgewijs presenteren op een scherm, zodat het voor de leden superduidelijk is (als ik het alleen maar mondeling opsom, zijn mensen in no-time de draad kwijt). En daarna overhandig ik het schriftelijke verslag aan de notulist, zodat het 1 op 1 aan de notulen toegevoegd kan worden.

Andere ideeën zijn welkom!

[Auteur]

Berichten