Wie kiest de winnende offerte, Bestuur of Vergadering?

  • Dit onderwerp bevat 6 reacties, 2 deelnemers, en is laatst geüpdatet op Geen reacties door .
7 berichten aan het bekijken - 1 tot 7 (van in totaal 7)
  • Auteur
    Berichten
  • #11412
    Nederlandvve.nl
    Sleutelbeheerder

    Ons bestuur heeft met de externe ingehuurde beheerder afgesproken dat deze voor groot onderhoud (boven de €2000) meerdere offertes aanvraagt. Deze gaan vervolgens allen met een advies van de beheerder naar het bestuur. Het bestuur beslist dan wie de opdracht krijgt.

    Onlangs is naar vore gekomen dat niet het Bestuur maar de Vergadering de winnende offerte moet kiezen. Ik vind dat niet praktisch (iedereen alle offertes, eenmaal per jaar beslissen)  en belangrijker ik vind het niet in overeenstemming met de verantwoordelijkheden van het bestuur, zoals:

    • MR 1992, art 38.1: De vergadering beslist over het beheer van de gemeenschappelijke gedeelten en de gemeenschappelijke zaken en rechten, voor zover de beslissing hierover niet aan het bestuur toekomt.
    • MR 1992, art 38.2 De beslissing over het onderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten en de gemeenschappelijke zaken berust bij het bestuur. Het bestuur kan echter geen onderhoudswerkzaamheden opdragen die een bedrag dat door de vergadering zal worden vastgesteld te boven gaan, tenzij het daartoe vooraf door de vergadering is gemachtigd.

    (wij hebben daar geen wijzigingen in de AvS). De machtiging hierboven wordt door het bestuur verkregen door de ALV-goedkeuring van de jaar- of meerjarenbegroting,  afhankelijk van waar de post begroot staat. De vergadering zou dan wel beslissen over posten  en bedragen, maar niet over de keuze van de winnende offerte.

    Wie kiest bij jullie, Vergadering of Bestuur?

    #11420
    kv66
    Bijdrager

    Kort door de bocht in mijn optiek : De vergadering.
    Maar de leden van die vergadering kunnen (geen tijd, geen expertise) in het algemeen niet die offertes volledige beoordelen.
    Het is dus de taak van diegene die de offertes evalueert om daarvan een (beknopt) overzicht te maken, waaruit voor het ALV lid inzichtelijk wordt of de aanbieders aan de eisen van het gevraagde voldoen en de kosten.
    Daarbij kunnen voor- en nadelen van die bedrijven toegelicht worden en als laatste op basis van die evaluatie een aanbeveling welke offerte de voorkeur verdient.
    Als het bestuur het aanvragen van offertes aan de beheerder heeft uitbesteed is de beheerder dus diegene die het overzicht maakt. Het bestuur kan daar natuurlijk de eigen inzichten aan toevoegen.
    Zo’n overzicht komt ter discussie/stemming in de vergadering, die het bestuur daarmee dus machtigt om die specifieke uitgave te doen.
    De meerjarenbegroting is naar mijn mening geen machtiging om die uitgaven dan ook maar te doen, met of zonder offertes resp. de ALV.

    #11423
    DikOz
    Bijdrager

    Kort door de bocht: duidelijk. Overschakelen van offertes naar overzichten voor de Vergadering lost echter 1 praktisch punt niet op. Offertes goedkeuren kan dan maar 1x per jaar gebeuren.
    Krijgt de Vergadering nog wel een MJOP/MJOB te zien? Is dat dan uitsluitend ter informatie? Er komt namelijk  geen machtiging/goedkeuring uit voort.
    Wij vragen overigens goedkeuring (= machtiging = budget) voor 2 jaar  aan de hand van posten op het MJOP/MJOB. Dit  om te kunnen schuiven als dit, bijvoorbeeld uit inspecties, nodig blijkt.

    #35027
    kv66
    Bijdrager

    Waarom maar 1x per jaar. Het bestuur kan net zoveel vergaderingen uitschrijven als er nodig zijn. Toegegeven, niet erg praktisch, maar wij hebben ook wel eens een extra vergadering uitgeschreven voor een grote niet voorziene uitgave, waarvan de uitvoering niet nog een half jaar kon wachten.
    Maar als je een MJOB hebt, dan zijn er echt niet zo veel verrassingen naar mijn mening en kan je rustig een half jaar voor de vergadering eens kijken wat er op de rol staat en daar naar handelen.
    Ik ben wel een beetje verward door je opmerking dat jullie voor twee jaar vooruit budget (=machtiging) hebben verkregen. Wat is dan nog het probleem. Heeft het bestuur dan niet tegelijkertijd mandaat gevraagd dat het aan het bestuur is om de keuze van de uitvoerder/uitvoering van die activiteiten te bepalen?
    En idd, de MJOB is alleen ter informatie. Uitvoering van de daarin opgesomde activiteiten zal altijd getoetst moeten worden aan de werkelijkheid.

    #11425
    DikOz
    Bijdrager

    Inderdaad, extra vergaderingen zouden kunnen, maar het is wel omslachtig, vind ik. En onnodig als het bestuur zelf kan beslissen.
    Wat je verwarring betreft: het was bij ons altijd zo dat het bestuur besloot over offertekeuze (behalve bij eenmalige of zeer grote zaken als zonnepanelen). Het bestuur kon ook beslissen doordat er een 2-jarig mandaat op basis van een proffesioneel MJOP/MJOB verkregen wordt voor globale posten en globale bedragen.
    Maar, en daar begon ik mee, er zijn nu stemmen, om precies te zijn 1, die jouw ‘kort door de bocht optiek’ willen gaan volgen. Omdat ik vind dat het bestuur kan beslissen, vroeg ik mij af hoe anderen hiermee omgaan: Vergadering of Bestuur beslist over offertekeuze. Bij jou is dat de Vergadering, duidelijk, dank je.

    #11428
    kv66
    Bijdrager

    Werpt een ander licht op de zaak.
    Er is 1 lid die twijfelt aan de huidige gang van zaken.
    Ik zou zeggen tegen dat lid: Goed punt (ben ik echt van mening). Zetten we op de agenda voor de volgende vergadering en tot zolang blijft het zoals het is. Blijkbaar is de huidige praktijk niet expliciet ooit in een ALV besloten. Als ie blijft zeuren, laat ie dan maar 10% van de stemmen verzamelen om een vergadering af te dwingen.
    Ik vind het wel bijzonder hoe jullie dat doen. Eigenlijk stellen jullie elk jaar twee begrotingen vast, eentje voor het komende boekjaar en eentje voor het jaar daarop en dat in een eindeloze doorlopende serie.
    Mij ontgaat een beetje het nut daarvan, maar het kan in jullie geval nuttig zijn.
    Maar wie beslist. Ik ben slecht in artikel exegese.
    In mijn ogen is het doel van al die regels om te voorkomen dat het bestuur er met de centen vandoor gaat en/of het bestuur opdrachten verleent aan ‘vriendjes’, al dan niet tegen verhoogd tarief.
    De ALV stelt de begroting vast en daarmee ook welke bedragen voor een bepaalde activiteiten.
    Gevoelsmatig zeg ik dan : Dat kan de ALV alleen maar als ze van de hoed en rand weet in alle aspecten, en kan beoordelen of het bestuur ‘netjes’ handelt. Vandaar dat ik kort door bocht van mening ben dat het aan de ALV is.
    Bij jullie stelt de ALV, begrijp ik, een budget(= max bedrag voor die activiteit) vast op basis van een (meerjaren) begroting, zonder dat er een aanvraag voor die activiteit is gedaan.
    Ik ga ervan uit dat dat besluit voor dat bedrag voor die activiteit op de juiste wijze is genomen en ook in de besluitenlijst is opgenomen.
    Daarmee geeft de ALV impliciet carte blanche voor het bestuur om die activiteit naar hun goeddunken uit te voeren, zolang het budget niet overschreden wordt. De keuze van een aanbieder is een afgeleide van dat besluit en is denk ik dan aan het bestuur.
    Maar ik ruil mijn mening zo weer in als er een echte exegese van de splitsingsakte boven water komt. Ben eigenlijk wel nieuwsgierig hoe andere forumleden hierover denken.
    Overigens, het is bij ons geen schering en inslag met extra ALV’s. In ons hele bestaan eenmaal gebeurd. En achteraf bekeken misschien wel te snel beslist indertijd voor een extra ALV. Mijn ervaring is dat vrijwel alles altijd kan wachten tot de volgende ALV.

    #11429
    DikOz
    Bijdrager

    Voor de goede orde, mijn oorspronkelijke vraag was beantwoord, het is 1-1! Voor mij zijn er 2 invalshoeken waarin wij verschillen.
    Onze VvE geeft een duizendje of twee uit aan een externe professionele partij om een merenjaren onderhoudsplan te maken. Zij weten precies, mede door een technische inspectie van het gebouw, welke posten wanneer te verwachten zijn en wat de kosten zijn (prijspijl inspectiedatum). Dat alles wordt samengevat in een samengevat en volledig MJOP. In dat MJOP staat bijvoorbeeld ook of zaken verschuifbaar zijn. Als nodig verschuiven wij dan ook over een periode van 2 jaar.
    Vervolgens maakt de penningmeester een meerjaren begroting MJOB en de vergadering ziet wat de gevolgen zijn voor de maandelijkse bijdragen. En dat voor de komende 3-5 jaar met enige zekerheid, en voor de resterende periode tot 10 jaar indicatief, maar wel voldoende om een bestuur tijdig te laten bijsturen als nodig.
    De vergadering krijgt dat geheel (MJOP en MJOB) ter goedkeuring voorgelegd en kan beslissen op een niveau dat de vergadering past (=budgetten, posten). Geen bedragen of posten op besluitenlijst, de vergadering hecht waarde aan het MJOP/MJOB en keuren dat goed.
    Ons eerste verschil is dat de vergadering aldus gevoelsmatig op expert-advies kan afgaan. Voor mij een stuk beter dan van de hoed en de rand weten van alles (=niets). Vergelijk de kascommissie: gaan alle leden de gehele financiële administratie bekijken of ga je gevoelsmatig af op het advies van de kascommissie?
    En het tweede verschil is al vaker op dit forum aan de orde gekomen: bestuurt een bestuur of loopt het bestuur aan de hand van de vergadering? Ik vind dat het bestuur bestuurt binnen de mogelijkheden die reglementen bieden. En voor zaken waar expliciet staat dat het bestuur beslist (MR 1992, art 38.2), moet het bestuur ook de mogelijkheid krijgen om te beslissen, zodat het bestuur verantwoordelijkheid kan nemen.
    En wat het begin van je bericht betreft, inderdaad heb ik gezegd: goed punt. Maar ook, laten we eens op Internet kijken wat men er van vindt in plaats van een half jaar wachten op een ALV met 3 min. spreektijd.
    En laten we ook even kijken wat het gevolg zou zijn voor het bestuur dat de vereniging bestuurt binnen het doel van de vereniging: het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de eigenaars. (1992) (ik vind dat MR 2006 en 2017 het doel ingewikkelder maken door een ‘en-constructie’).
    Ik heb exegese  even moeten opzoeken  🙂
    Overigens voor wie anti-fraude en vriendjes echt een punt is, kan alleen aanbevelen een goede echte accountantscontrole in te voeren.

7 berichten aan het bekijken - 1 tot 7 (van in totaal 7)
  • Je moet ingelogd zijn om een reactie op dit onderwerp te kunnen geven.