Reageer op: Beheerder verstrekt opdracht zonder mandaat vergadering

#3753
Matthijs_ZH
Deelnemer

    Bob & Rob: zeer bedankt weer voor jullie geweldige feedback!
    Het blijft voor mij verrassend hoe de juridische werkelijkheid op zulke verschillende manieren te interpreteren valt.
    Rob schreef:
    Een volmachtgever geeft de gevolmachtigde het recht om namens hem in de vergadering het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen. Het is dan de gevolmachtigde die de belangen van de volmachtgever moet behartigen. Wanneer deze gevolmachtigde niet duidelijk zijn stem als gevolmachtigde kenbaar maakt is dat aan henzelf te wijten.
    Dit gaat mijns inziens veel te ver, om van een gevolmachtigde te verlangen dat hij of zij de machinaties of manipulaties (of zelfs gewoon de slordigheid) van een bestuurder zou moeten blootleggen. Van de bestuurder (en/of voorzitter van de vergadering) mag worden verwacht dat deze ervoor zorgt dat tijdens elke stemming – hoe dan ook vormgegeven: op afroep, bij handopsteken, schriftelijk of op afstand – alle stemmen worden meegenomen. Het gewone lid is geen SBS- of Argos-journalist die dit soort afwijkingen moet opsporen en aan de kaak stellen.
    Wat betreft de nietigheid van het besluit: het vragen van een verklaring voor recht lijkt mij niet nodig, nu de administrateur heeft verzuimd die door mij ingeroepen nietigheid te bestrijden. Kans voorbij, lijkt mij dan.
    Ook schreef Rob:
    Uit jouw tekst begrijp ik dat jullie eigen vergadering daarmee te vroeg is geweest en er , met de woorden van Bob ;), dus sprake is van eigenmachtig optreden in strijd met de akte van splitsing.
    Ik denk van niet. Een wachttijd van een maand voordat je als leden zelf een extra vergadering mag uitroepen, is onverenigbaar met de eis van het reglement dat die vergadering binnen een maand na aanvraagdatum moet plaatsvinden. (Zie verder bij de opmerking van Bob.)
    Rob ten slotte over het procederen:
    Persoonlijk geef ik het reservefonds liever uit aan “onnodige” extra’s dan aan rechtszaken waar bijna nooit iemand beter van wordt, behalve dan de juristen in een chic advocatenkantoor in een kapitaal pand aan een historische, deftige laan ; -)
    Tja Rob, ik bedoelde met ‘snoeppot’ uiteraard het risico dat mensen of bedrijven hier stiekem van willen snoepen (fraude dus). Een claim van ruim 15.000 euro lijkt mij zeer de moeite waard, nu ik vermoed dat wij redelijk sterk staan. Uiteraard gaan we niet met dat dure advocatenkantoor in zee. Sterker nog, we hebben gezien het schadebedrag niet eens een advocaat (procureur) nodig, het kan gewoon bij de kantonrechter. En de kosten vallen mee als ik naar andere zaken kijk, zelfs als je verliest (meestal in de range tussen pakweg 800 en 2.000 euro).
    Dan schreef Bob over ons nogal obese reservefonds:
    Welke norm bedoel je hier? Naar mijn overtuiging bestaat er geen norm voor het gespaarde bedrag. Verklaar je nader.
    Je hebt gelijk: er is nog geen wettelijke norm. Beste maatstaf is een (goed uitgewerkt) MJOP, maar veelal wordt een norm gehanteerd van 0,5% tot 2% van de gecumuleerde WOZ-waarden of de herbouwwaarde van het complex. De politiek is echter bezig met verdere professionalisering van VvE’s, waarbij die normen worden aangescherpt (zie ook https://www.nederlandvve.nl/vve-nieuws/vaststellen-hoogte-reservefonds-een-controverse/). Hoe dan ook, ons fonds is 2 tot ruim 3 maal hoger dan de normen die tot nu toe, of in de nieuwe wet, worden gehanteerd.
    Bob schreef ook:
    Voorts weer even een puntje op de i met de juiste interpretatie van het artikel betreffende het door de leden (niet het bestuur) organiseren van een vergadering.
    Ik neem hier alleen het slot over van je (interessante) verhaal:
    Op DIE datum (X) is de wachttijd dus al voorbij. Ergo, de wachttijd bedraagt niet een maand, maar een maand minus de vereiste termijn (en 2 dagen). Direct de dag na datum X is duidelijk dat het bestuur de vergadering niet (op tijd) gaat/zal oproepen. Het bestuur gaat daarmee “voor de volle weigering”, en het pad voor de verzoekende leden is dan vrij, NIET eerder. 
    Ik twijfelde eerst even – ook door de eerdere opmerking van Rob – of wij het wel goed hadden gedaan; het is allemaal meer dan een jaar geleden dat dit plaatsvond. Maar nu ik dit zo teruglees, herinner ik het me weer. We hebben dit heel secuur gedaan.
    We volgden precies het voorschrift in het reglement, inclusief de acht dagen +2 dagen. Zoals Bob het hier beschrijft, is het ook gegaan. Het kiezen van de vergaderdatum van 6 juli was nog de enige mogelijkheid om de bijzondere ledenvergadering binnen een maand te organiseren, zoals voorgeschreven.
    Rob schreef nog, over onze door leden uitgeroepen vergadering:
    In de passage van jouw brief aan de bestuurder waarin het verzoek aan de bestuurder behandeld wordt lees ik afsluitend
    “Met vriendelijke groet,
    mede namens [naam] en [naam],
    [mijn naam]”
    Waarmee ik wil zeggen, slechts 3 eigenaren hebben het daadwerkelijke verzoek gedaan in tegenstelling tot de benodigde 14.
    Wat grappig dat jij dit opmerkt!
    Mevrouw de administrateur kwam, de dag voor de vergadering, met een brief aan de leden waarin hetzelfde bezwaar werd geuit.
    (Ik moet overigens zeggen dat ik eerder sprak – uit mijn hoofd – over ik meen 26 verklaringen of zo. Ik heb het even gecheckt, het waren er 19 terwijl er 14 vereist waren.)
    Mijns inziens faalt dit bezwaar. Mijn brief aan de beheerder was weliswaar ondertekend door drie leden van het ‘actiecomité’, maar in de bijlage zaten dus alle 19 ondertekende verklaringen.
    Die zagen er zo uit:
    Verklaring
    Inzake: het verzoek tot het houden van een extra, bijzondere, ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren XXX-straat 1 t/m XXX.
    Ik, ondergetekende en lid van de vereniging, heb kennis genomen van het verzoek van heden aan de administrateur om namens een groep leden van de VvE een extra ledenvergadering uit te roepen met betrekking tot het herstel van democratische verhoudingen binnen onze vereniging.
    Ik schaar mij daarom onder de aanvragers/verzoekers voor een nieuwe ledenvergadering om daarmee de mogelijkheid te steunen de onrechtmatig verstrekte opdracht t.a.v. de verlichting in de gemeenschappelijke kelderruimten, de trapportalen en portiekentrees – welke ten koste gaat van de VvE en dus van alle leden – terug te draaien.
    Ik hoop op deze vergadering aanwezig te kunnen zijn. Indien ik verhinderd ben, is het mijn intentie mijn stem via een volmacht over te dragen aan een mede-lid dat mijn vertrouwen geniet.
    Naam: ………………………………………………………….
    Eigenaar van XXX-straat nr. …………………………..
    Datum: …………………..
    Handtekening:

    Volgens mij is er niets mis mee om het op deze manier te doen. Het is onrealistisch om van gewone leden te verwachten dat zij – ieder individueel, zonder hulp – in staat en bereid zouden zijn om ieder voor zich een persoonlijk geformuleerde verklaring in te sturen. Ik zie ook nergens dat het reglement of de wet zo’n absurd hoge drempel vereist.
    Rob:
    Naar mijn idee mocht op grond daarvan de bestuurder het verzoek gewoon naast zich neerleggen en mochten de leden dus ook niet op eigen initiatief de vergadering op dat moment organiseren.
    Naar mijn mening zijn dus ook alle besluiten op de “illegale” vergadering nietig (dan wel vernietigbaar , dat weet ik zelf nu even niet meer ? maar ik denk nietig ! ) met alle mogelijke risico’s van dien !!
    Ook met betrekking tot het vervolgtraject. 

    Hier denk ik dus ietwat anders over.
    Goed dat je ‘het vervolgtraject’ noemt (de eventuele rechtszaak).
    Alle bemerkingen die jullie naar voren brachten over onze aanpak of strategie – die op sommige punten misschien best wel beter had gekund – nemen toch niet weg dat onze ALV als beslissende instantie hieraan goedkeuring heeft gegeven, waarbij alles binnen het kader van de wet en het reglement bleef?
    En of daarbij fouten/foutjes zijn gemaakt, telt nu toch niet meer? We hadden te maken met een zeer ‘taaie’ tegenstander, die zelf voortdurend in overtreding was en er juridisch een potje van maakte. Nu wij – via de ALV als hoogste besluitvormende instantie binnen de VvE – deze strijd hebben gewonnen, zou het toch wel vreemd zijn om dat hele besluitvormingsproces nog eens over te doen?
    Rob:
    Daarvoor citeerde je art.5:130BW.
    Daarin staat letterlijk “… dat het verzoek tot vernietiging binnen een maand na de dag waarop verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of heeft kunnen kennis nemen moet worden gedaan.
    Als jij de vergadering bijgewoond hebt, heb je op dat moment dus al kennis van het besluit genomen ongeacht of de notulen een dag, een week of maanden later verschijnen.
    Goed punt! Echter, de vergadering verliep onder het voorzitterschap van een incompetente en partijdige bestuurder (de beheerder) zodanig chaotisch, dat na afloop voor de leden niet duidelijk was wat er nu daadwerkelijk was besloten. Om dit te kunnen vaststellen was dus de ontvangst van de notulen essentieel.
    Over die notulen schreef Rob verder nog:
    En deze “… Onze eigen bijzondere ledenvergadering heeft de notulen van de beheerder niet goedgekeurd en deze – met algemene stemmen – vervangen door de door ons ‘gecorrigeerde’ notulen.” lijkt me helemaal uit den boze !
    De notulen moeten een weergave zijn van hetgeen in de betreffende vergadering besproken is, ook al zou die vol nietige/vernietigbare besluiten staan.
    Hoezo ‘uit den boze’?
    De beheerder die naast voorzitter tevens de rol van ‘notuliste’ vervulde (maar niets notuleerde en wel pas na een maand met ‘notulen’ kwam waar van alles aan mankeerde) heeft ook op dit punt wanprestatie geleverd. Wij hebben daarom in de bijzondere ledenvergadering een aangepaste tekst voor de notulen voorgelegd die volgens ons een juiste weergave was van hetgeen in de betreffende vergadering was besproken. De eigenares van het beheerkantoor en haar werkneemster die als voorzitter en notuliste had gefungeerd, waren op onze bijzondere vergadering aanwezig. Van de mogelijkheid tot een weerwoord, waartoe wij hen hadden uitgenodigd, hebben zij geen gebruik gemaakt. Waarna de vergadering de aangepaste notulen goedkeurde. Tja, het houdt een keer op.
    Dank ook Bob, voor je advies m.b.t. een eventuele rechtsprocedure. Is inderdaad iets om goed over na te denken. En dank ook voor je aanmoediging.
    Overigens heb ik nog wel een kaart(je) in de mouw 😉
    Bij het opstellen van de vordering hebben we er namelijk (bewust) voor gekozen om alles, maar dan ook echt álles, wat aantoonbaar was als schade op te nemen. Zoals ook alle kosten (extra vergadering, portokosten etc.) die samenhingen met het wegsturen van beheerkantoor en bouwadviseur. Het expertiserapport van de aansprakelijkheidsverzekeraar van de beheerder bestrijdt echter punt voor punt, onderwerp voor onderwerp, de juistheid van onze claims.
    De vraag is of ik hierop zou moeten antwoorden. Ik denk van niet, want die verzekeraar is natuurlijk geen relatie van ons maar van onze opponent. En dus feitelijk geen partij in het conflict. Toch zit ik eraan te denken om dat misschien juist wél te doen. Om op die manier wellicht tot een schikking te komen, waarbij bijvoorbeeld 9.000 i.p.v. 15.000 euro aan onze VvE wordt uitgekeerd. Het zou voor de tegenpartij weleens heel gunstig kunnen zijn om via een minnelijke schikking een procedure te vermijden. Want ze hebben het natuurlijk wel heel bont gemaakt met zo’n (bewuste!) overtreding van het reglement.
    Tot slot nog even een soort… ‘epiloog’. Wat is nu de moraal van dit verhaal?
    Ik zeg: als wij (enkele buren en ik) hier niet hadden ingegrepen, was er – ogenschijnlijk, voor de buitenwereld – niets aan de hand geweest. Er zou per eigenaar € 217 zijn verspild, maar niemand zou dat hebben gemerkt als wij hier geen stampij over hadden gemaakt.
    Aan Carla zou ik willen vragen: hoe groot of klein is jouw VvE, en dus hoe overzichtelijk, waardoor je kon zeggen dat dit soort zaken bij jou gelukkig niet aan de orde zijn?
    Ik heb eerlijk gezegd zo’n vermoeden dat er ten lande heel wat VvE’s zijn waar van alles aan de hand is dat het daglicht niet kan verdragen, maar wat grotendeels onopgemerkt blijft.