Reageer op: Bestuur, beheer en toezicht in de VvE

#3410
Matthijs_ZH
Bijdrager

Hi Bob,
Fijn dat je erop terug komt. Ik aarzelde namelijk of verdere uitdieping nog zinvol zou zijn. Want ik word langzamerhand nogal moe van al die begripsverwarringen. Vooral ook bij mijzelf.
Nu heb ik voor het eerst eens echt goed gekeken naar het Modelreglement 1972/1973 en zie ik dat het ophoudt bij artikel 42 (terwijl het reglement in onze eigen akte nog de artikelen 43 t/m 45 bevat). En juist in dat laatste artikel 45 is het ‘toezicht op het bestuur’ (= de administrateur) uitvoerig geregeld.
Het Modelreglement van de notarissen is online niet doorzoekbaar; pas na downloaden kon ik het pfd-document doorzoeken. En dan blijkt dat het woord ‘commissaris’ daarin niet voor komt! Terwijl ik er altijd vanuit ging dat dit wel zo was, en dat ons eigen reglement nauwelijks zou afwijken van het Modelreglement. Nu blijkt dus pas – en dat shockeert mij! – dat er in het Modelreglement helemaal geen toezichthoudende instantie bestaat – anders dan de jaarlijkese ALV – die de administrateur in de gaten mag houden. Ik vind dit ver-bijs-te-rend!
Nu zal ik jouw vragen (deels eerder ook door Rob gesteld) beantwoorden.
Was de “oude” beheerder wel (met een vergaderbesluit of al bij akte) benoemd tot bestuur?
In onze akte uit 1973 werd de omzetting vanuit de oude coöperatie naar een VvE geregeld (en daarbij dus ook de VvE opgericht). Maar ik neem aan dat je hier doelt op de vorige beheerder, die wij als ledenvergadering hebben opgezegd? Die was, net als de nieuwe beheerder, gewoon benoemd bij eenvoudige meerderheid van de vergadering. Tot wederopzegging. En met een contract, waarin de VvE en het administratiekantoor partijen zijn.
Ben jij zelf door de vergadering en per vergaderbesluit formeel benoemd tot VvdV en tevens bestuur (samen met 2 andere leden)?
Kort antwoord: ja en ja.
Gedegen antwoord: ja en ‘dat valt te bezien’.
In onze VvE is het al decennialang traditie dat het ‘bestuur’ wordt gevormd door wat de akte ‘de commissarissen’ noemt. En dan is er geen sprake van wat jij stelde over VvdV en voorzitter bestuur, gezien ons art. 45, lid 1:
* Het toezicht op het bestuur berust bij drie of vijf commissarissen. De vergadering beslist hoeveel commissarissen er zullen zijn.
* De voorzitter van de vergadering is ambtshalve lid en voorzitter van het college van commissarissen.
(Lees in ons geval: ambtshalve voorzitter van het ‘bestuur’)
Is de Raad van Commissarissen nog in functie?
Nu wordt eindelijk duidelijk waar het misverstand zit: wij ZIJN dus de raad van commissarissen (ofwel ‘het bestuur’, in de ogen van de leden).
Tegen welk “bestuur” is de schadeclaim gericht, en is dat “bestuur” eigenlijk wel volgens de regelen der kunst benoemd? (zie ook de vraag die Rob je twee dagen geleden stelde)
Tegen het vorige administratiekantoor, waarmee wij het contract vorig jaar hebben opgezegd. Die administrateur is een aantal jaren geleden benoemd op basis van een vergaderbesluit, niet zozeer als ‘bestuurder’ maar als facilitator.
Nu blijkt dus meer en meer dat de praktijk danig afwijkt van hetgeen er (ooit) in aktes en modelreglementen is opgeschreven, nog daargelaten wat daarmee precies werd bedoeld.
Wij hebben met onze nieuwe beheerder (door onze ALV unaniem verkozen uit drie kandidaat-kantoren) een ‘nieuw’ beheermodel ontworpen, kort gezegd:
* de ALV (hoogste orgaan) kiest een bestuur en kiest ook het beheerkantoor;
* het bestuur vertegenwoordigt tussen twee jaarvergaderingen door de ALV;
* daarnaast worden door de ALV – naast het bestuur – een kascommissie en een technische commissie benoemd;
* zowel het bestuur, als de administrateur, als de kascommissie en de technische commissie leggen ter jaarvergadering verantwoording af;
* het administratiekantoor is een dienstverlenende instantie die – namens de ALV – door het bestuur wordt aangestuurd en gecontroleerd.
Nu begrijp ik dus, dat deze (naar mijn idee effectieve en in elk geval zeer democratische) structuur kennelijk in strijd is met welk Modelreglement dan ook?
Nou, in dat geval komt er nog heel wat werk aan de winkel.
Maar Bob (e.a.): kijk ook eens naar hoe jullie zelf schrijven over ‘besturen’ en ‘bestuurders’ en ‘voorzitters’. Ook kantonrechters doen er vrolijk aan mee. Door te spreken over ‘bestuursleden’ en een ‘voorzitter van het bestuur’ wekken jullie de indruk dat er zo’n instantie zou bestaan als een (verkozen) meerkoppig bestuur. Terwijl het modelreglement gewoon zegt: de administrateur = het bestuur.
Vroeger was dat bij ons een mevrouw die al jarenlang in de flat had gewoond, daarna was verhuisd naar een nabije gemeente, maar nog een aantal jaren de administratie voerde tegen betaling van ca. f 3.000 per jaar. Was zij dan ‘het bestuur’?
Daarna kwamen er administratiekantoren om de boekhouding te doen en de incasso’s te verzorgen. Waren dat dan ‘besturen’? Zo ja, mag ik dan beleefd vragen hoeveel bestuursleden er waren, en wie de ‘voorzitter’ was? Onzin, kortom. Een puur dienstverlenend administratief/technisch bedrijf behoort geen rol te hebben als ‘bestuur’ van een VvE. Zo’n bestuur behoort uit een afvaardiging van leden te bestaan.
Althans, zo denk ik erover.