[Matthijs_ZH]

Bob, jij meent dat een ledenbestuur wel degelijk mogelijk is en deed deze interessante suggestie:
‘Dit is wat er mijns inziens in jouw VvE zou moeten/kunnen gebeuren.
De Vergadering benoemt jou en de 2 andere leden tot administrateur, dan zijn jullie het “ledenbestuur”. De vergadering besluit om ter ondersteuning van het bestuur een beheerskantoor te contracteren. De beheersovereenkomst beschrijft wat de beheerder, onder verantwoordelijkheid van het bestuur, voor de VvE moet doen.‘
Je bedoelt hier met ‘administrateur’ een pars pro toto: die functie staat niet voor één persoon, zoals het reglement zegt, maar een ‘instituut’ (vergelijkbaar met de ‘Nationale Ombudsman’, waar ook tientallen medewerkers zijn). Een (leden)bestuur bestaat echter uit VvE leden (of hun echtgenoten) en met een door de vergadering aangewezen voorzitter. En laat dat nou juist de omschrijving zijn van de commissarissen.
Daar kom je dus mee in de knel, als je vervolgens schrijft:
‘De Vergadering benoemt het in de AvS verplicht gestelde aantal commissarissen, en als ik de door jou geciteerde AvS goed heb gevat heb je met 1 van de 3 commissarissen ook meteen een VvdV, en de KCC is ook direct gevormd (onder voorbehoud van inhoud van de artikelen betreffende de RvC).‘
Het blijft hoe dan ook een hybride toestand. We hebben namelijk een contract met het ondersteunend kantoor, waarin staat opgesomd wat het kantoor voor onze VvE doet. Daarnaast staat echter in de akte vermeld wat de ‘administrateur’ (ofwel de bestuurder) allemaal geacht wordt te doen, en dat is geen pretje (een ‘bestuur’ van vrijwilligers zou hier bijna een dagtaak aan hebben). Zouden wij ons dus als (fictieve) ‘administrateur’ laten benoemen, dan zouden we een last op onze rug nemen die je echt niet van leden/eigenaren mag eisen (nog afgezien van de daarmee gepaard gaande verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid).
Helaas ontstaat er door jouw plannetje een extra ‘laag’, want ons reglement schrijft ook een ‘college van commissarissen’ voor, als toezicht op het bestuur.
Maar als wij zelf het bestuur worden (al dan niet onder één paraplu met het beheerkantoor) dan moeten er dus nóg meer leden actief worden (als commissarissen, dus ten minste drie). Ik zie dat echt niet gebeuren in onze VvE.
Ten slotte schreef je:
‘Zo hebben jullie alle 4 de organen gerealiseerd binnen de eigen VvE en voldoen aan alle regelgeving. De VvdV hoeft overigens de vergaderingen niet te leiden, voor te zitten en te notuleren, dat kun je de gecontracteerde beheerder laten doen.’
Of het in onze akte inderdaad om vier ‘organen’ gaat, zal ik nog eens opnieuw bekijken. Het leiden van de ALV gebeurt conform reglement door de VvdV, tenzij. Notuleren mag het kantoor doen, de leiding van de vergadering houd ik liever zelf in de hand (wij hebben onze bekomst gehad van een kantoor dat – nogal manipulatief – de vergaderingen voorzat).
Nu we er zo diep ingedoken zijn, valt het mij op dat aan de ‘administrateur’ c.q. ‘beheerder’, c.q. ‘bestuurder’ geen bijzondere eisen worden gesteld. Dit mag een lid van de VvE zijn, maar ook een (eventueel commerciële) buitenstaander. Echter wat betreft de commissarissen geldt wél dat zij (of hun echtgenoten) eigenaren binnen de VvE moeten zijn. Kortom: dit is feitelijk precies de omschrijving zoals die moet luiden voor een ‘ledenbestuur’.
Ik zou denken: noem het dan ook zo.