Betalingen uit reservefonds VvE

Betalingen uit het reservefonds van de VvE mogen niet zomaar gedaan worden. Hieronder treft u de regels aan over het doen van betalingen uit het reservefonds. Houd er altijd rekening mee dat in de splitsingsakte een afwijkende regeling opgenomen kan zijn. Raadpleeg dus altijd de akte en gebruik onze handleiding om de akte op de juiste manier te lezen.

Tussen de verschillende modelreglementen zijn geen heel grote verschillen in de bevoegdheden. Bij alle modelreglementen zijn rollen weggelegd voor (A) de voorzitter van de vergadering, (B) één VvE-lid dat door de vergadering wordt gemachtigd, (C) de vergadering. Ook speelt de financiële begroting vaak een rol. Voor het bestuur en de beheerder zijn in beginsel géén rollen weggelegd, tenzij deze naast beheerder of bestuurder ook voorzitter van de vergadering zijn. Aan het eind van deze pagina wordt nog een tweetal kritische opmerkingen gemaakt over toepassing van deze regels in de praktijk.

Modelreglement 1972, art. 31 lid 3 en Modelreglement 1973, art. 31 lid 3

“Over de in het vorige lid bedoelde gelden kan slechts door de voorzitter en één van de eigenaars, die daartoe door de vergadering zal worden aangewezen, en na bekomen machtiging van de vergadering worden beschikt, tenzij de gelden worden gebruikt in overeenstemming met een tevoren vastgestelde begrotingspost.”

Als de voorgenomen uitgave betrekking heeft op een post die al op de begroting staat, kunnen uitgaven gedaan worden door de voorzitter van de vergadering samen met een van de eigenaren. Deze eigenaar moet voor deze taak door de vergadering benoemd worden. Er is daarvoor dus een meerderheidsbesluit vereist.

Als de voorgenomen uitgave betrekking heeft op een post die niet op de begroting staat, dan zal de vergadering over de voorgenomen uitgave uitdrukkelijk volmacht moeten verlenen aan de voorzitter en aan het aangewezen VvE-lid. Het ligt bovendien voor de hand dat een dergelijk uitgave, die de begroting te boven gaat, vermeld moet zijn op de agenda van de vergadering die met de uitnodiging verzonden wordt.

Modelreglement 1983, art. 32 lid 3 en Modelreglement 1992, art. 32 lid 3

“Over de in het vorige lid bedoelde gelden kan slechts door de voorzitter van de vergadering en één van de eigenaars, die daartoe door de vergadering zal worden aangewezen, en na bekomen machtiging van de vergadering worden beschikt.”

De bepaling over het doen van uitgaven ten laste van het reservefonds is in modelreglementen 1983 en 1992 zodanig gewijzigd dat er voor de uitgave áltijd machtiging nodig is van de vergadering tot het doen van deze voorgenomen uitgave. De bepaling die bestond in modelreglementen 1972 en 1973 dat deze machtiging niet nodig is als het gaat om een betaling met betrekking tot een reeds vastgestelde begrotingspost is verwijderd in de nieuwere reglementen.

Kortom: de voorzitter is bevoegd de uitgaven te doen samen met een door de vergadering gekozen VvE-lid. Daarnaast moet de vergadering een besluit nemen tot het doen van deze uitgave.

Modelreglement 2006, art. 10 lid 4

“Over gelden van het reservefonds kan slechts door de voorzitter van de vergadering en één van de eigenaars, die daartoe door de vergadering zal worden aangewezen, en na machtiging daartoe van de vergadering, worden beschikt.”

De regeling in modelreglement 2006 is dezelfde als in modelreglementen 1983 en 1992. Het verschil zit echter in een andere bepaling, namelijk artikel 52 lid 5. Daarin is geregeld dat besluiten over het doen van de uitgave ten laste van het reservefonds moeten worden genomen met een gekwalificeerde meerderheid(in dit geval 2/3e) in een vergadering waarin minimaal 2/3e van het totaal aantal stemmen aanwezig is. De reden voor deze aanvullende eis is dat modelreglement 2006, in tegenstelling tot de oudere reglementen, geen ‘algemeen’ quorum meer kent.

Bijzonderheden

Opvallend is dat alle modelreglementen het zogenaamde ‘twee-handtekeningen-systeem’ kennen: dit is de meest harde en duidelijke eis om veiligheid binnen de VvE te waarborgen en fraude te voorkomen. Dit systeem wordt echter door geen enkele bank gehanteerd. Bovendien is het opvallend dat vooralsnog geen enkele certificerende instelling (zoals SKW) keurt op naleving van deze harde eis in de reglementen. Daardoor blijven misstanden zoals zich voordeden bij VvE-Beheerder AB&V mogelijk.

Een andere bijzonderheid aan de hiervoor beschreven regeling is dat het benoemen van het VvE-lid die samen met de voorzitter de uitgaven zal doen, niet vooraf op de agenda voor de vergadering hoeft te worden gezet. Dat komt omdat de bevoegdheid van de vergadering het VvE-lid te benoemen, voortvloeit uit de akte van splitsing (c.q. het daarin van toepassing verklaarde modelreglement). Net zoals bij hetontslag van bestuurders, hoeven dergelijke besluiten niet vooraf geagendeerd te worden en kunnen zij te allen tijde worden genomen. Vereist is wel dat de vergadering op de juiste manier is uitgeschreven.