Afwezig en ook niemand gemachtigd? Dan krijgt u een boete!

De opkomst op vergaderingen van Verenigingen van Eigenaars (VvE’s) blijft een hot issue, reden ook waarom wij onlangs een artikel publiceerden met 11 tips om de opkomst te vergroten. Dat dit artikel nodig was blijkt wel uit het feit dat het nog steeds voorkomt dat bestuurders letterlijk langs de deuren gaan om stemmen te ronselen of dat beheerders erop aansturen dat in de eerste vergadering niemand komt opdagen, zodat een tweede vergadering georganiseerd kan worden, waarvoor geen quorum geldt.

Boete bij afwezigheid

‘Dat kan anders’, zal beheerder X (*) gedacht hebben: deze beheerder heft namelijk boetes als mensen niet komen opdagen en geen machtiging afgeven; erg creatief van deze beheerder, maar in strijd met de reglementen.
Op grond van de VvE reglementen is iedere eigenaar namelijk bevoegd om op een vergadering aanwezig te zijn en stemrecht uit te oefenen. Daarnaast is elke eigenaar bevoegd zich door een derde te laten vertegenwoordigen. Bevoegd is wat anders dan verplicht. Een vergaderbesluit dat ertoe strekt van deze bevoegdheid een plicht te maken en op niet naleving hiervan een boete te heffen is nietig. De beheerder gaf desgevraagd aan dat hij ervan op de hoogte is dat het besluit in strijd is met de splitsingsaktes van de verschillende VvE’s en dat hij tevens bekend is met het verschil tussen bevoegd en verplicht.

Voorkomen of genezen?

Vanzelfsprekend is het vervelend dat men in de vergadering geen besluiten kan nemen omdat de leden van de VvE niet aanwezig zijn. Voor deze gevallen voorziet het splitsingsreglement in een oplossing: de tweede vergadering. In de tweede vergadering wordt iedereen nogmaals de gelegenheid geboden om aanwezig te zijn óf om iemand te machtigen. Het bestuur heeft de plicht om in de uitnodiging aan te geven dat ondanks het aantal aanwezige stemmen, besluiten genomen kunnen worden. Het resultaat van toepassen van de regeling van de tweede vergadering is mogelijk vervelend voor de mensen die wel aanwezig waren op de eerste, maar geeft iedereen wel een eerlijke kans om te komen en van een recht gebruik te maken.
Voor de juiste wijze van organiseren van de eerste en de tweede vergadering, kunt u de handleiding vergadering organiseren raadplegen.

De beheerder gaat zijn werkwijze niet aanpassen

De VvE-beheerder hebben we gevraagd wat hij gaat doen naar aanleiding van onze opmerkingen. Het antwoord is dat er niets gaat veranderen; de gevolgen van toepassen van de voorgeschreven regelingen zijn veel onwenselijker dan de onrechtmatige boete en daarnaast heeft nog nooit iemand bezwaar gemaakt of is iemand tegen oplegging van de boete gaan procederen, aldus de beheerder. Ook heeft de beheerder aangegeven dat de regeling wel degelijk effect sorteert.

SKW certificaat

Saillant detail is overigens dat deze beheerder in het bezit is van een SKW certificaat. Dit verbaast ons, aangezien het naleven van de relevante regels een vereiste is voor het kunnen ontvangen van het certificaat.

Conclusie

De modelreglementen bevatten duidelijke regels over hoe te handelen bij een te lage opkomst. Van een professioneel beheerder mag verwacht worden dat deze weet hoe ze toegepast dienen te worden en dit dus ook doet. Daarnaast mag van een professioneel beheerder verwacht worden dat deze niet opzettelijk (willens en wetens) besluiten laat nemen door de vergadering die nietig zijn en deze vervolgens ook nog toepast.

* De naam van deze beheerder is bij de redactie bekend