Afsluiten boekjaar van de VvE
Boekjaar 2014 is voorbij en we zitten inmiddels alweer in 2015. Voor Verenigingen van Eigenaars (VvE’s) betekent dit dat het oude boekjaar moet worden afgesloten en de VvE een nieuw boekjaar ingaat. Wat er allemaal gaat gebeuren en wat er door de VvE gedaan moet worden, wordt in dit artikel behandeld.
Opstellen jaarstukken (jaarrekening en balans)
Een van de eerste dingen die moet gebeuren is het opmaken van de jaarstukken door het bestuur van de VvE. Onder de jaarstukken valt in ieder geval de jaarrekening (ook wel ‘winst en verliesrekening’ of ‘exploitatierekening’ genoemd), een balans en een toelichting op de jaarstukken. Als de jaarstukken zijn opgemaakt, stuurt het bestuur deze naar de kascommissie van de VvE zodat deze ze kan controleren.
Opstellen begroting nieuw boekjaar
Tegelijkertijd met het opstellen van de jaarstukken maakt het bestuur een begroting voor het nieuwe boekjaar. Daarin staat wat de te verwachte kosten zijn en hoeveel de servicekosten in het nieuwe jaar daarom zouden moeten zijn. Daarbij wordt ook rekening gehouden met het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP), zodat het te verwachten onderhoud in de komende jaren kan worden betaald.
Vergadering organiseren
Binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar (vijf maanden indien modelreglement 1972 of modelreglement 1973 van toepassing is) moet een VvE-vergadering (ALV) worden georganiseerd. In die vergadering stellen de leden van de VvE de door het bestuur opgestelde jaarstukken en begroting definitief vast. Bij het vaststellen van de jaarrekening brengt de kascommissie advies uit. De vergadering kan daarna ook decharge verlenen aan het bestuur van de VvE. Ook zal de vergadering besluiten kunnen nemen over benoeming en ontslag van bestuurders, benoemen van een nieuwe kascommissie en andere commissies, eventueel overstappen naar een andere VvE-beheerder en het te verrichten onderhoud.
Relevante pagina’s
Klik hier voor een handleiding VvE-vergadering organiseren en klik hier voor een uitleg over met welke meerderheid besluiten moeten worden genomen.
Geachte,
In uw artikel geeft u aan dat er binnen 6 maanden na afsluiting van boekjaar een ALV georganiseerd moet worden om de jaarstukken en begroting vast te stelen.
In ons Splitsingsreglement (gebaseerd op MR 1973) staat bij artikel 32 vermeld dat de ALV binnen 5 maanden georganiseerd moet worden, wat afwijkt van uw artikel en het BW.
Wat is leidend voor onze VvE het Splitsingreglement of het BW?
Bedankt voor uw reactie.
Groeten,
Erik
Beste Erik,
De 6 maandentermijn is geen wettelijke bepaling, maar een bepaling die in de individuele (model)reglementen staat. In MR 1972 en 1973 is die bepaling inderdaad vijf maanden. Dat is nu ter verduidelijking ook in het artikel opgenomen.
Met vriendelijke groet,
Redactie Nederlandvve.nl
Geachte,
Hartelijk dank voor uw snelle reactie. Ik dacht dat de 6 maanden termijn in
BW2 stond, maar deze termijn staat los van het feit ‘wanneer’ de ALV uiterlijk gehouden moet worden.
Ik vind het altijd een beetje verwarrend, het BW bevat een andere inhoud (andere of aanvullende regels) dan onze Splitsingsakte. Je vraagt je dan soms af wat leidend is.
Groeten,
Erik
Geachte heer/mevrouw,
Ik zit in de kascommissie en sinds kort beschik ik over de online versie van de jaarrekening en andere financiele stukken.
De online versie die ik onder ogen heb gekregen, komt niet overeen met de papieren versie die naar de bewoners is gestuurd.
Ik kan me wel voorstellen dat de cijfers steeds online bijgewerkt worden.
En daarom die verschillen kunnen ontstaan.
Zou ik met deze verschillen, de jaarrekening kunnen goedkeuren?
Graag met spoed behandelen.
Mvg,
F. Sigari
Nee, dat kan niet. Er moet eenduidigheid zijn tussen papieren en digitale stukken. De stukken kunnen pas onder de eigenaren worden verspreid als er een definitief concept is. Dat concept wordt dan in de vergadering behandeld.
Is het vaststellen van de begroting volgend jaar een punt waarover gestemd wordt, cq moet het als punt op stembriefjes komen?
Wij wachten nog op het jaarverslag van 2015, 2016 wordt uitgesteld, wat kunnen de leden doen?