Handleiding VvE incasso

Om achterstallige servicekosten te incasseren kunt onderstaande handleiding VvE incasso gebruiken. Heeft u onderstaande stappen doorlopen en volgde nog steeds geen betaling? Dan kunt u de vordering uit handen geven aan een incassobureau. U kunt dit direct via Nederlandvve.nl doen door dit formulier in te vullen.

VvE incasso: stappenplan

  • HERINNERING – Stuur in geval van te late betaling een betalingsherinnering (klik hier voor een voorbeeld betalingsherinnering). Geef het VvE-lid een redelijke termijn om alsnog te betalen, bijvoorbeeld 14 dagen. Geef in de herinnering aan welke maand niet betaald is en wat de hoogte van de maandelijkse bijdrage is.
  • AANMANING – Als op de herinnering geen betaling volgt kunt u een aanmaning sturen (klik hier voor een voorbeeld aanmaning). Geef een redelijke termijn om tot betaling over te gaan. Deze termijn moet minimaal 14 dagen zijn. Ga na of de achterstand niet inmiddels hoger is geworden door het verstrijken van tijd: er kan immers nog een keer servicekosten verschuldigd zijn. U kondigt op de aanmaning aan dat – als geen betaling volgt – de wettelijke incassokosten in rekening zullen worden gebracht en dat dan bovendien de vordering ter incasso uit handen gegeven zal worden.
  • INCASSOBUREAU – Indien geen betaling volgt, kunt u de vordering uit handen geven aan een incassobureau. Deze heeft van u enkele gegevens nodig, waaronder: naam en adres van debiteur (het VvE-lid dat niet betaald), hoogte van de achterstand, hoogte van de maandelijkse bijdrage en kopieën van de verzonden aanmaning en herinnering. U kunt via Nederlandvve.nl uw vordering uit handen laten geven aan een incassobureau gespecialiseerd in het innen van VvE-vorderingen. Gebruik daarvoor dit formulier.

Incassobesluit

Bij bijna iedere VvE (tenzij modelreglement 2006 van toepassing is) is vereist dat er een incassobesluit is genomen voordat de VvE naar de rechter kan om de vordering te innen. Dat wil zeggen dat de vergadering van eigenaars machtiging verleent aan het bestuur om het incassobureau toestemming te geven de vordering bij de rechter te innen. Als een dergelijk mandaat niet is verleend, bestaat de kans dat de rechter de VvE niet-ontvankelijk verklaart. Onder het kopje documenten treft u meer informatie over het incassobesluit. Het verdient aanbeveling jaarlijks dit besluit door de vergadering te laten nemen. Als dit nog niet is gebeurd, moet dat in ieder geval voordat u het incassobureau inschakelt.

Trivia: Veel gehoorde argumenten om niet te betalen

  • “Ik ben het niet eens met het beleid van de VvE.” Dit argument doet niet ter zake en als iemand het ergens niet mee eens is, ontslaat dat deze persoon niet van zijn / haar betalingsverplichting jegens de VvE. Het betreffende VvE-lid kan de punten waarover hij / zij iets te klagen heeft in de vergadering kenbaar maken.
  • “Er wordt geen onderhoud verricht.” De bijdrage is niet alleen voor het verrichten van onderhoud, maar ook voor bijvoorbeeld het betalen van de verzekeringen en de elektriciteit. Het grootste deel is meestal een reservering voor groot onderhoud; een spaarpot voor in de toekomst te verwachten werkzaamheden. Indien de debiteur (degene met de achterstand) van mening is dat er onderhoud verricht moet worden, kan hij / zij dit aandragen in de vergadering van eigenaars.