Bob en Carla, dank voor jullie reacties!
Ik begin maar met de eerste van Bob.
Nee, het gaat in ons reglement om art. 39, lid 2 en 5. Mogelijk is het toch een modelreglement van een jaar eerder of later? De akte is ondertekend op 27 september 1974.
Wedervraag. Zijn er in de akte geen bedragen (2) vastgelegd betreffende artikel 40 lid 5? Wanneer zaken niet echt spoedeisend zijn is er mogelijk niet echt een probleem binnen de VvE, doch slechts een verlangen.
Jawel, bij ons is dat art. 42 lid 5. Kort gezegd: spoedeisende maatregelen > Nfl. 500 met machtiging van de voorzitter en > Nfl. 2000 een machtiging van de commissarissen benodigd.
Carla schreef: Zelf vraag ik mij af of dat echt nodig is. Vooral wanneer je kijkt naar art. 37, lid 6. Namelijk dat wat in lid 5 staat niet geldt voor uitgaven met betrekking tot posten die door de vergadering op de jaarlijkse begroting zijn geplaatst, voor zever deze posten met niet meer dan 10% worden overschreden, of voor uitgaven waarvoor een speciale reserve is gevormd.
Tja, die had ik inmiddels ook gezien in ons reglement, al staat het bij ons onder art. 39, lid 6. Zo gaan we het dus doen (vanavond, 25 april, dan is onze jaarvergadering). Er staat inderdaad voldoende gereserveerd in de begroting.
Bob (3e reactie) schreef ook: Ik kan me heel goed voorstellen dat “men” graag een hoger bedrag wenst te hanteren, maar zelf omrekenen naar heden kan niet. Realiseer je wel dat met het op de begroting plaatsen van een forser bedrag (the sky is the limit, het kan ook om €100.000,00 gaan) jouw/het probleem is oplost, maar je kunt je ook afvragen of dat (naar redelijkheid en billijkheid), en eventueel beslist door “maar” 14 stemmen, in lijn is met de intentie van het bedrag betreffende artikel 37 lid 5. Ergo, de mogelijkheid is zonder enige twijfel en/of reserve aanwezig, maar de vraag is of je dit echt wilt (of dit de bedoeling is)
Nee, dit is uiteraard niet de bedoeling. Net zomin als een extreme uitgave van € 100.000 mogelijk maken!
En het ‘probleem’ is dus al op te lossen binnen ons reglement uit 1974. Maar de onregelmatigheid, resp. dislogica blijft mij toch verbazen.
Immers, het gaat hier niet om het (al dan niet onrechtmatig) ‘verhogen’ van de per mandaat toegestane bedragen. Als je de bedragen uit 1973 nominaal (dus absoluut) blijft aanhouden, betekent het de facto dat die bedragen – naar mijn inschatting – met een factor 4 zijn verminderd! En dan is dat dus na ruim 40 jaar al lang niet meer in overeenstemming met de ‘intentie’ of de ‘geest’ van het oorspronkelijke reglement. Anders gezegd: dat reglement blijkt dus totaal tijdgebonden en niet ‘waardevast’, ofwel ‘inflatiebestendig’. Mag ik dat – in hindsight – een enorme blunder van de toenmalige opstellers noemen? De volgende vragen komen nu op:
* Zijn jullie dit met mij eens?
* Kleeft ditzelfde gebrek ook aan de daarop volgende modelreglementen uit latere jaren?
* Heeft de wetgever tot op heden nooit geprobeerd om deze lacune te repareren? En is er echt ook nooit geprocedeerd over dit punt, waardoor er jurisprudentie kon ontstaan? Ik kan mij nauwelijks voorstellen dat dit nog nooit is opgepakt.
* Als jullie het antwoord hierop niet weten, no problem, vertel mij dat dan gewoon. Dan ga ik verder zoeken, desnoods ook via een wob-verzoek.
* Net als onze VvE moeten er minstens tienduizenden (oudere?) VvE’s met dit euvel te maken hebben. Het lijkt er vooralsnog op dat in veel gevallen er nauwelijks kritisch wordt beschouwd, geanaliseerd en geoordeeld, wat ook niet te verwijten is aan de vele amateurs/eigenaren die zich met goede bedoelingen maar zonder voldoende kennis en inzicht als vrijwilligers inzetten voor hun VvE. Terwijl het gaat om reservefondsen van soms enkele tonnen. Kortom: een ware snoeppot voor potentiële fraudeurs…
 
 
 
 

Bob, Rob en Carla, zeer bedankt voor jullie antwoorden.
De ALV van afgelopen maandag verliep in goede harmonie. We komen er wel uit, via de begroting en de reservering voor ‘dagelijks onderhoud’. Ook hebben we een agendapunt ‘terugkerende besluiten’ waarin opgenomen de incassoregeling en (zoals Rob hierboven noemde) een jaarlijkse machtiging voor de administrateur. Ook al is die niet helemáál conform de akte.
Echter, mijn interesse gaat iets verder dan alleen onze eigen VvE. Dus ook de juridische en rechtstatelijke kant boeit mij.
Een splitsingsakte met (model)reglement is feitelijk het ‘wetboek’ van de vereniging. Vergelijkbaar met een ‘wet’ zoals vastgesteld door de Staten-Generaal. Echter als de nationale wetgeving anders blijkt uit te pakken dan bedoeld was, of de omstandigheden gewijzigd zijn, is er de mogelijkheid van een wetswijziging of een AMVB. Vreemd dat dat bij een ‘VvE-wet’ (met een veel beperktere impact) niet mogelijk is. Dan moet je een geheel nieuwe ‘wet’ componeren. Dus een nieuwe akte, en opnieuw naar de notaris…
Ai!
Kom ik nu toch ineens op een ietsjes ondeugende gedachte ; -)
Waarom zou de voormalige ‘Broederschap’, de branchevereniging van notarissen die het ‘Modelreglement’ bedacht heeft, in al die decennia van opeenvolgende nieuwe modelreglementen, nog nooit op het idee zijn gekomen om de daarin op te nemen mandaatbedragen ‘tijdbestendig’ te maken? Door deze te koppelen aan de prijsontwikkeling, zoals dat overal elders in de economische ruimte de standaard is?
Juist in de tijd dat het Modelreglement werd gelanceerd (jaren ’70) steeg de inflatie naar ongekende hoogten (hypotheekrentes van 8 tot 14 %) en was er dus alle aanleiding om zulke bedragen niet als absoluut en voor de eeuwigheid op te nemen, maar een voorziening te treffen voor noodzakelijke aanpassing.
Mogelijk ben ik wat (te) achterdochtig hoor, maar zou het kunnen zijn dat die doorgaans als nogal saai bestempelde beroepsgroep van notarissen destijds een exceptioneel creatieve brainwave heeft gehad? Om namelijk een ‘Modelreglement’ te concipiëren dat weliswaar op allerlei punten bij de tijd zou blijven in nieuwe updates, maar daarvan één onderdeel uit te zonderen: de mandaten voor de uitgaven door administrateur, commissarissen en ledenvergadering.
Zodat VvE’s, min of meer als vanzelf, regelmatig weer gezellig op de koffie zouden komen bij de notarissen?
 
 

Beste mensen,
Ik kom nog even terug op de discussie van een maand geleden. Dit n.a.v. de notulen van de (tweede) vergadering, waarin de afgesproken ‘jaarlijks terugkerende besluiten’ op het punt van de machtiging door de beheerder als volgt werd geformuleerd:
11. Terugkerende besluiten
De vergadering besluit na overleg het mandaat aan te passen als volgt:
Machtigen bestuur / beheerder voor het nemen en uitvoeren spoedeisende maatregelen (ter besluitvorming)
De vergadering mandateert [naam beheerder] voor het nemen en uitvoeren van spoedeisende maatregelen betreffende onderhoudswerkzaamheden die zij noodzakelijk acht (te denken valt aan; loodgieters- en rioleringswerkzaamheden), voor een maximaal bedrag van € 500,00.
Voor bedragen vanaf € 500,00 tot en met € 1.000,00 in overleg met de voorzitter van de vereniging.
Voor bedragen vanaf € 1.000,00 tot en met € 2.500,00 in overleg met het gehele bestuur van de vereniging.
Voor bedragen vanaf € 2.500,00 worden offerte(s) ter goedkeuring en besluitvorming voorgelegd aan alle leden al dan niet via een schriftelijke vergadering.
N.B. Bovengenoemde opdrachten kunnen alleen verstrekt worden wanneer het geld ook daadwerkelijk beschikbaar is op de rekening van de vereniging.
Let op de zin die ik blauw (dik cursief gedrukt – redactie vve-forum!) heb gemaakt.
Naar mijn idee verdraagt deze zich niet met het reglement, dat immers geen ‘schriftelijke vergadering’ kent (anders dan de regel dat aan een besluit gelijk staat de schriftelijke instemming van alle leden).
De passage lijkt mij ook overbodig omdat ik – mede dankzij jullie tips – inmiddels genoeg ‘ontsnappings-artikelen’ vond om het veel eenvoudiger te doen.
Zoals (in ons reglement van 1973) naast 39.2, 39.5 en 39.6 ook nog art. 42.5 (elders 40.5) dat zegt:
“Voor zover i.v.m. de omstandigheden het nemen van spoedeisende maatregelen, welke uit een normaal beheer kunnen voortvloeien, noodzakelijk is, is de administrateur zonder opdracht van de vergadering hiertoe bevoegd, met dien verstande dat hij voor het aangaan van verbintenissen een belang van f 500,- te boven gaande de machtiging nodig heeft van de voorzitter van de vergadering en voor het aangaan van verbintenissen een belang van f 2.000,- te boven gaande de machtiging van de commissarissen.”
Hierbij wordt géén bovengrens gesteld.
Daarom denk ik dat die hele zin (offertes en ledenvergadering bij bedragen > € 2.500) er gewoon uit kan. Een actuele casus als voorbeeld.
Stel dat door een extreme hagelbui het dak zodanig beschadigd raakt, dat het hemelwater bij een van de portieken ongehinderd naar binnen stroomt en grote schade veroorzaakt, niet alleen bij de de bovenste etage, maar ook de twee eronder. Hier dient uiteraard direct actie te worden ondernomen (in elk geval een noodvoorziening, maar ook structurele reparatie op korte termijn, om verdere schade zoveel mogelijk te voorkomen).
Ik kan me niet voorstellen dat je in zo’n geval een extra ALV uitschrijft, met alle oponthoud van dien, die sowieso de noodzakelijke uitgave zal goedkeuren.
En wat betreft art. 39.6 (elders 37.6): de beperking geldt niet m.b.t. “posten die in de jaarlijkse begroting zijn geplaatst, voor zover deze  posten met niet meer dan 10% overschreden worden, of voor uitgaven waarvoor een speciale voorziening is getroffen.”
Welnu, zo’n voorziening lijkt mij bij uitstek het reservefonds, genoemd in art. 33 lid 1.
Het lijkt mij daarom voldoende om als een van de ‘jaarlijkse besluiten’ op te nemen dat dit fonds tevens geldt als een voorziening om onverwachte, noodzakelijke en spoedeisende maatregelen te kunnen nemen. Het is immers onmogelijk een limitatieve opsomming te maken van alle onheilen die kunnen gebeuren plus de daarbij maximaal te besteden kosten.
Anderszins kan het ontbreken van een uitgavelimiet wel een risico opleveren. Misschien kan het nuttig zijn om hierbij ook een bepaling op te nemen dat beheerder en bestuur binnen bijvoorbeeld 14 dagen na verstrekking van de opdracht, de leden hierover per brief informeren?
Benieuwd wat jullie er van vinden.
Groet,
Matthijs