Ik ben benieuwd naar jullie mening over onderstaande situatie;
Ik ben eigenaar/bewoner van een appt in een wooncomplex van ±80 appartementen. Eind 2020 ontdekte ik lekkage-plekken – dit bleek een probleem met een gemeenschappelijke leiding wat dus zou worden opgelost door de VVE. Hiervoor moest een wand in mijn appartement te worden weggebroken om het probleem te kunnen verhelpen. Bij deze werkzaamheden om de lekkage te verhelpen, hebben de loodgieters nevenschade veroorzaakt aan het recirculatie-systeem (wat ervoor zorgt dat je niet op warm water hoeft te wachten na openen van de kraan). Het oplossen van deze fout heeft 1 volledig jaar geduurd met voor de bewoners (mijn boven en onderburen) veel overlast en een slecht functionerend warmwater systeem (±50 seconde tot warm water binnen kwam stromen). In die periode zijn 6+ pogingen gedaan door steeds deze zelfde slordige loodgieters die het probleem veroorzaakt hebben. Dit waren letterlijk pogingen: er werd niet grondig onderzocht waar het probleem 100% zeker zat, om dát gericht op te lossen, maar er werd lukraak geëxperimenteerd. Voor al deze pogingen moest ik thuisblijven en zag ik hun onprofessionele aanpak hierin – dus stelde regelmatig aan de technisch beheerder voor om beter met een andere partij het probleem op te lossen. Deze persoon vertelde dat de oorspronkelijke loodgieter deels als gratis als garantie-service het probleem zou verhelpen, waardoor het onvoordelig zou zijn een andere partij in te schakelen en die dan volledig te betalen.
De technisch beheerder heeft slechte inschattingen gemaakt dat onderdelen vervangen moesten worden, welke operatie uiteindelijk totaal niks bijdroeg aan oplossen van het probleem. (Uiteindelijk is het probleem opgelost; er bleek eenvoudig weg vervuiling te zitten in een stuk leiding bij een bewoner die lange tijd geen toegang kon verschaffen.)
Ik acht de kans zeer aanwezig dat wij als VVE financieel gedupeerd zijn door deze onprofessionele gang van zaken.
Ik wilde vervolgens dus inzicht in de financiële afwikkeling van dat probleem, om te controleren:
[*]Of we de besproken korting werkelijk ontvangen hebben.
[*]Of het gefactureerde bedrag in verhouding staat tot onprofessionele dienstverlening en de zeer amateuristische manier van probleem oplossen.
[*]Welke bedragen de technisch beheerder factureerde, gezien hij zelf fouten heeft gemaakt, en ons waarschijnlijk zowel de loodgieters uurkosten, kosten voor onderdelen en zijn eigen uren hiervoor, doorfactureerde, en de beheerder deze ook gewoon betaald heeft.
Al 12 maanden ben ik in bezig om via beheerder en bestuur inzicht te krijgen in deze facturen.
– Eerst via beheerder, die gaf aan ‘niet te kunnen beginnen aan individuele verzoeken als deze – dit zou moeten lopen via het bestuur’
– Toen bij bestuur. Een gezond bestuur zou natuurlijk ook interesse tonen voor deze case, en nieuwsgierig moeten zijn of dit zuiver verlopen is en er niet ten koste van onze kas ten onrechte bedragen zijn betaald. Zeer verrast was ik door hun antwoord – waaruit ik de indruk krijg dat niet alleen de beheerder zijn aannemers een hand boven het hoofd wil houden, maar óók ons interne bestuur probeert mijn vragen in de doofpot te kunnen stoppen (en zo wellicht de beheerder te vriend te houden?).
Mail voorzitter; Standpunt van de beheerder is jou bekend. Hij gaat niet in op individuele verzoeken en daar als bestuurscommissie begrijpen we dat. Je kunt jouw verzoek neerleggen bij de kascommissie. Zij krijgen alle facturen en beoordelen de uitgaven die de beheerder namens de VVE heeft verricht.
Ik heb het bestuur met de passage uit onze spitsingakte gewezen op de verplichting om mijn verzoek in te willigen.
Splitsingsakte, artikel 41.6;
“Het bestuur is verplicht aan iedere eigenaar alle inlichtingen te verstrekken betreffende de administratie van het gebouw en het beheer van de fondsen, welke die eigenaar mocht verlangen, en hem op zijn verzoek inzage te verstrekken van alle op die administratie en dat beheer betrekking hebbende boeken, registers en bescheiden.”
Het bestuur antwoord later (in een brief naar alle bewoners, nadat ik medebewoners erop gewezen heb dat het bestuur niet actief meewerkt aan mijn verzoek)
De bewoner heeft tevens aangegeven dat hij inzage wil hebben in de facturen betreffende de lekkage conform artikel 41.6 van de splitsingsakte. De bestuurscommissie heeft hem erop gewezen dat binnen onze VVE de kascommissie jaarlijks de financiële stukken ontvangt en daarover verslag uitbrengt aan alle leden in de ALV. De kascommissie geeft aan alle leden het advies af om wel of geen decharge te verlenen aan de beheerder voor de financiële afwikkeling van de boekhouding.
Vervolgens legde ik mijn verzoek neer bij de kascommissie. Zij reageerden:
Als kascommissie krijgen we in februari/maart een dik pak papier om te controleren, dus niet digitaal. We focussen ons op de financiële gegevens en op de uitgaven voor groot onderhoud (of deze overeenkomen met de offertes die door de ALV zijn goedgekeurd). Steekproefsgewijs kijken we of er opdracht is gegeven voor de kosten van regulier onderhoud, maar het aantal werkuren dat daarvoor gedeclareerd wordt, valt niet te controleren. […] de financiële stukken hebben we al lang geleden weer ingeleverd. […] Het spijt me dat ik je niet meer kan vertellen.
Al 1,5 jaar geleden heb ik mijn verzoek voor de eerste keer bij het bestuur neergelegd om hier inzicht te krijgen. Ze hebben blijkbaar precies zo lang de communicatie vertraagd dat de kascommissie de boekhouding waarschijnlijk al had ingeleverd op het moment dat het bestuur me doorverwees. Ik ben al 1,5 jaar van het kastje naar de muur gestuurd. Beheer én bestuur lijken een grote wens te hebben dat ik het opgeef – zodat deze zaken nooit openbaar hoeven worden… Een erg verwarrende en vervelende situatie dat we dus hierin zelfs niet op de steun van ons interne bestuur kunnen rekenen.
Met ditzelfde bestuur is nog iets anders merkwaardigs aan de hand;
Ik heb veel slechte ervaringen met onze VVE beheerder – veel beloftes niet nakomen, problemen slecht oplossen etc. Er waren signalen dat meer bewoners negatieve ervaringen hadden. Ik wilde een digitale enquête gebruiken om ervaringen van alle bewoners te leren. Ik legde dit voor aan het bestuur, (die merkwaardig genoeg zélf regelmatig evaluaties hebben met de beheerder, maar daarvoor nog nooit de mening van bewoners vroegen). Hun reactie;
Wij als bestuurscommissie staan niet achter de enquete. Wij vinden het nog te vroeg om nu een enquete te starten bij de medebewoners. De service van de huidige beheerder is een vooruitgang ten opzichte van de vorige beheerder.
Mijn reactie: het kan toch nooit ‘te vroeg’ zijn om te onderzoeken of een leverancier naar behoren werk levert, en al helemaal als er tekenen zijn dat veel bewoners ontevreden zijn? Hier heeft het bestuur nooit op willen reageren.
Ik heb vervolgens zelfstandig deze peiling verspreid via briefjes in brievenbussen (bij gebrek aan inzicht mail-adressen) en herinneringen op magneetborden. In een trappenhuis waar 2 van de 3 bestuursleden wonen, is de herinneringsbrief tot 3 maal toe binnen enkele uren na ophangen van het magneetbord weggehaald, waarna ik het uiteindelijk verscheurd in de vuilnisbak aantrof – vermoedelijk gedaan door bestuursleden. Hiermee saboteren ze dan een gezonde democratische peiling en censureren ze als bestuur hun eigen leden… Erg onsportief en verwarrend, want de intentie van deze peiling is een gezonde pro-actieve VVE en professioneel VVE-beheer én het vinden van nieuwe bestuursleden, gezien dit huidig bestuur binnenkort op gaat stappen.
Uitslag van de enquête, waar 50% van de bewoners aan deelnam, is dat de beheerder een 4 als gemiddeld rapportcijfer krijgt op basis van talloze lakse, schijnende verhalen waarin beheerder zijn verplichtingen absoluut niet nakomt. Waar rook was, bleek vuur (dus we kijken uit naar een andere beheerder, of zeer strenge voorwaarden voor huidige beheerder).
– Wat is jullie mening over dit alles? Begrijpen jullie dit dit na 1,5 jaar erg frustrerend en verwarrend is dat zelfs ons interne bestuur hier niet in meewerkt – zowel qua financiële transparantie, als qua censureren van een bewoners-enquête?
– Het klopt toch dat de passage in de splitsingsakte het bestuur absoluut wel verplicht om op mijn individuele verzoek te reageren met volledige transparantie? En dat ze dit niet kunnen afschuiven op ‘dat de kascommissie dit maar moet controleren namens ons’? (terwijl zij in principe niet inhoudelijk facturen induiken en mijn situatie niet in detail hebben meegemaakt – dus daar helemaal niet over kunnen oordelen)
– De termijn voor ‘inzicht geven in administratie’; dat hoort toch gewoon ‘naar redelijkheid’ binnen enkele weken te worden geregeld? Of kan een bestuur hierbij zeggen dat dit pas aan einde boekjaar kan worden geregeld? (terwijl een PDFs van een factuur natuurlijk op elk moment toegestuurd zou kunnen worden)
Ik hoop zelf dus van harte op binnenkort een andere beheerder, die via online systeem, continu inzicht geeft in alle facturen, zodat daar geen 1,5 jaar aan frustrerende communicatie voor nodig is.
