Beter was geweest als je een jaar geleden deze woning niet had gekocht. Van die misstap pluk je nu de zure vruchten met deze lastig casus. Een mini-VvE is altijd tricky als de andere eigenaren uitblinken in desinteresse en op vergaderingen schitteren door afwezigheid.
Wat betreft de externe beheerder. Dat is meteen duidelijk: veel te duur en bovendien weggegooid geld. Uit het feit dat de andere eigenaren een forse betalingsachterstand hebben, blijkt dat hij veel te laks is met invorderingsmaatregelen. Een wanprestatie. Dergelijke nalatigheid is onacceptabel, want een gezonde financiele huishouding is van levensbelang voor de VvE.
Het ontslaan van deze beheerder is echter om verschillende redenen nog niet zo eenvoudig. Ten eerste dient dit formeel een agendapunt te zijn, zodat alle eigenaren er kennis van kunnen nemen als ze de uitnodiging voor de vergadering van de beheerder ontvangen. Ook al kun je in de 2e vergadering in je eentje besluiten nemen, omdat er geen quorum meer geldt, het is niet mogelijk om vanuit het niets een onderwerp in de “groep” te gooien en daarover een besluit te nemen. Het moet op de agenda staan.
Maar dan… een beheerder die zijn eigen ontslag op de agenda moet zetten…hoe gaat die boodschap overkomen? Zakelijk geredeneerd zou het geen probleem mogen opleveren. De beheerder moet gewoon doen wat zijn opdrachtgever zegt.
Toch zou ik voorgaande situatie bij voorkeur vermijden. Hoe? Door buiten de beheerder om zelf een vergadering te beleggen met de 2 mede-eigenaren. Het beste is om toch met ze in gesprek te gaan en ze te overtuigen van je plan. Maak van deze vergadering ook notulen, waarin je de genomen besluiten vastlegt. Vergeet ook niet het contract met de beheerder na te lopen. Daar zal een bepaling in voorkomen over de wijze van opzegging, de opzegtermijn, enz. Daar zul je rekening mee moeten houden.
Stel dat dit allemaal lukt en de externe beheerder is verleden tijd, dan ben je er nog lang niet. Het zelf beheren van een VvE is wel iets waarmee je affiniteit moet hebben. Bij de start alleen al komt een hoop rompslomp kijken. Heeft de VvE een bestuur? Waarschijnlijk niet, dus zul jij in de eerdergenoemde vergadering als bestuurder moeten worden benoemd. Daarna moet je je inschrijven bij de KvK. Je zult het beheer van de bankrekening van de VvE in eigen hand moeten krijgen, inclusief tekenbevoegdheid. Het archief van de VvE moet je ophalen bij de externe beheerder en thuis gaan opslaan. Alle externe relaties van de VvE, zoals crediteuren, moeten een adreswijziging ontvangen, omdat jouw woning het correspondentieadres wordt. Het bijhouden van de administratie is in een mini-VvE niet veel werk, maar kennis van boekhouden is wel uiteraard wel handig. Ook het jaarlijks opstellen van een begroting en een jaarrekening is verplicht.
Als je door het voorgaande nog steeds niet bent afgeschrikt, is het tenslotte goed om stil te staan bij de consequenties voor de VvE als jij gaat verhuizen of nog erger, als je onverwachts wegvalt. Wie gaat het dan overnemen? Bij zelfbeheer manoeuvreer je de VvE in een kwetsbare positie, omdat je de continuiteit van het beheer niet kunt garanderen. Ik zeg niet dat dit een reden is om het niet te doen, maar iedereen moet zich wel bewust zijn van de risico’s.
Hier laat ik het even bij. Als je zover bent en alles staat op de rails, meld je dan maar weer op het forum. Ga ik dan verder in op het debiteurenbeheer en het aanpakken van de wanbetalende mede-eigenaren. Dat zijn de eenvoudig oplosbare problemen, waarover je je het minst druk hoeft te maken.
Sterkte en succes.
