[kv66]

Ha Rob,
Zover ik weet vraagt de notaris gegevens op van de VvE op grond van artikel 122 BW5. Daar staat dat door de notaris een door het bestuur afgegeven verklaring wordt gehecht aan de akte. Ik begrijp dan ook niet dat een notaris (nb een jurist) deze gegevens (rechtstreeks) opvraagt bij een beheerder en er genoegen mee neemt dat er geen paraaf oid van het bestuur opstaat. Ik krijg de indruk dat jij het normaal vindt dat dit geheel buiten het bestuur om kan plaats vinden. Dat vind ik dan weer raar.
De praktijk leert dat er overal fouten gemaakt worden, zo ook door onze beheerder. De opgave van onze beheerder aan de notaris was niet correct. Het was weliswaar geen grote afwijking, maar het moest toch gecorrigeerd worden. De beheerder is geen bestuurder en volgens de wet is m.i. dan het bestuur die de verkeerde opgave gedaan heeft of in dit geval misschien toch de beheerder of de notaris die de gegevens bij de verkeerde partij heeft opgevraagd? Wie het weet mag het zeggen. Als ik als bestuur dan “ergens” verantwoordelijk voor ben, wil ook wel graag weten wie, wat, wanneer dat “ergens” ontvangt en kan ik het paraferen of niet.
Het is niet anders dan ik in mijn werkzame leven gewend was; alle documenten van een project waar ik verantwoordelijk was gingen over mijn bureau en droegen mijn paraaf. Dan wist iedereen als het niet goed was waar ze moesten zijn. Dat de maker van dat document iets niet goed gedaan had was dan mijn probleem. Zo hoort het m.i. ook bij een VvE of welke vereniging dan ook; alles wat naar buiten gaat naar derden van of over de VvE gaat via het bestuur, die is verantwoordelijk.

[Rob]

kv66 wrote:

Ik begrijp dan ook niet dat een notaris (nb een jurist) deze gegevens (rechtstreeks) opvraagt bij een beheerder en er genoegen mee neemt dat er geen paraaf oid van het bestuur opstaat. Ik krijg de indruk dat jij het normaal vindt dat dit geheel buiten het bestuur om kan plaats vinden. Dat vind ik dan weer raar.

Hoi KV66, daar heb je een heel goed punt !!
Het bestuur is verantwoordelijk voor die verklaring en moet dus uiteraard ook op de hoogte zijn van de inhoud van daarvan.
Overigens denk ik dat je als VvE de beheerder echt wel aansprakelijk zou kunnen stellen als de VvE schade zou lijden doordat de beheerder een onjuiste verklaring zou hebben geleverd.
Wanneer de notaris de verklaring daadwerkelijk bij het bestuur zou opvragen zal het bestuur op zijn beurt ook weer contact op moeten nemen met de beheerder om deze gegevens boven water te krijgen.
Ook dan ben je afhankelijk van de gegevens die de beheerder op dat moment aanlevert en moet je er vanuit kunnen gaan dat die gegevens juist zijn !
 

[Rob]

Misschien is deze kwestie wel even leuk om te lezen in dit verband 😉
 

[kv66]

Rob schreef:” Het bestuur is verantwoordelijk voor die verklaring en moet dus uiteraard ook op de hoogte zijn van de inhoud van daarvan”. Ik krijg niet de indruk uit wat ik hier en daar lees, ook op dit forum, dat dit staande praktijk is. Eerder het omgekeerde is de ingesleten praktijk; de notaris, makelaar etc mailt of belt op, en de beheerder levert buiten het bestuur om. Vandaar dat wij bij het verwerkingsregister er een grendel voor gezet hebben. Ik heb niet de illusie dat met deze grendel het meteen goed gaat. Daar is de huidige praktijk te diep voor ingesleten. Heel waarschijnlijk is over niet al te lange tijd de eerste testcase in deze bij ons.
Rob schreef:” Ook dan ben je afhankelijk van de gegevens die de beheerder op dat moment aanlevert en moet je er vanuit kunnen gaan dat die gegevens juist zijn !”. Nee, daar moet je als verantwoordelijke niet vanuit gaan. Die gegevens moet je even controleren. Dat is je plicht als verantwoordelijke die de paraaf zet. Althans zo ben ik opgevoed in de loop der jaren al dan niet door schade en schande. De gegevens die de notaris nodig heeft is een overzichtelijk rijtje. Controle daarvan is geen heksenwerk. Bij ons al helemaal niet, omdat onze penningmeester er lol in heeft een soort schaduwboekhouding bij te houden waar deze gegevens zo uit komen rollen. Maar ook zonder dat is het misschien 10 min. werk.
Leuke link naar dat artikel.

[William]

“Ik krijg niet de indruk uit wat ik hier en daar lees, ook op dit forum, dat dit staande praktijk is. Eerder het omgekeerde is de ingesleten praktijk; de notaris, makelaar etc mailt of belt op, en de beheerder levert buiten het bestuur om.”
Vanuit de praktijk kan ik dit bevestigen. In 99% van de bij mij bekende VvE’s (met beheerder) is dit het geval.
Alleen ben ik het niet eens met je zinsnede ‘buiten het bestuur om’. In alle bij mij bekende VvE’s zijn de werkzaamheden rondom de overdracht, waaronder de verklaring, opgenomen in de beheerovereenkomst. Met andere woorden, het bestuur/de VvE draagt deze werkzaamheden letterlijk over aan de beheerder.

[DikOz]

kv66 schreef: “…… Vandaar dat wij bij het verwerkingsregister er een grendel voor gezet hebben. Ik heb niet de illusie dat met deze grendel het meteen goed gaat. Daar is de huidige praktijk te diep voor ingesleten. Heel waarschijnlijk is over niet al te lange tijd de eerste testcase in deze bij ons. ……”
Het verwerkingsregister gaat over persoonsgegevens, dat is slechts een deel van de informatie die in dit geval naar de notaris gaat. Stel dat de beheerder de rol van AVG gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke overeengekomen is en dat deze verstrekking in zijn register staat. Dan lijkt het mij voor de hand liggende denkfout dat de beheerder ook verantwoordelijk is voor de verstrekking als geheel, die dan in de beheersovereenkomst moet staan los van de AVG. Speelt zo’n verwarring bij jullie @kv66?
Overigens zou ik, ook van uit projectmanager/manager ervaring zoiets altijd overlaten aan de gedelegeerde, maar wel met een kopie naar de manager ter informatie. En daarna zou ik de gedelegeerde als nodig aanspreken op zijn verantwoordelijkheid de zaken goed af te handelen.

[Rob]

William wrote:

… Alleen ben ik het niet eens met je zinsnede ‘buiten het bestuur om’. In alle bij mij bekende VvE’s zijn de werkzaamheden rondom de overdracht, waaronder de verklaring, opgenomen in de beheerovereenkomst. Met andere woorden, het bestuur/de VvE draagt deze werkzaamheden letterlijk over aan de beheerder.

Ik deel hierin de mening van William.
Zo staat het feitelijk ook in het/de modelreglement(en).
“De vergadering kan besluiten de administratie – waaronder dient te worden verstaan het incasseren van alle ontvangsten en het doen van alle uitgaven, het voeren van de boekhouding in de meest uitgebreide zin en het verstrekken van de nodige specificaties en opgaven aan de eigenaars en het bestuur, zoals een en ander nader zal worden geregeld in de desbetreffende overeenkomst – op te dragen aan een door haar aan te wijzen administratief beheerder en onder de voorwaarden als door haar met die beheerder zullen worden overeengekomen.”
Naar mijn mening heeft de beheerder echt wel een eigen verantwoordelijkheid/aansprakelijkheid om zijn opgedragen taken op een goede en juiste wijzen uit te voeren.
Bij een ‘simpele’ verkoop zal de controle van de verklaring best wel meevallen inderdaad.
Als het gaat om gedwongen verkoop met incassokosten en gerechtelijke kosten enz. zal die controle voor de doorsnee bestuurder al een stuk ingewikkelder zijn, waarmee ik ook niet wil zeggen dat alle controle achterwege moet blijven.
Toch moet er ook een zeker vertrouwen zijn in de beheerder en zou je eigenlijk geen schaduwboekhouding moeten bijhouden om de beheerder te controleren.
Waarom maak je dan uberhaupt gebruik van een beheerder?
Volgens mij betaal je als VvE best veel geld aan de beheerder om de taken zoals opgedragen uit te voeren.
Ik ben ervan overtuigd dat beheerders echt niet wat aanrommelen in dergelijke kwesties.
 

[Rob]

Hoi KV66,
Aangezien ik merk dat jullie als bestuur goed de controle houden over de uitvoering  van de werkzaamheden van de beheerder (wat natuurlijk prima is 😉 )  ben ik wel nieuwsgierig geworden hoe jullie omgaan met de openheid vanuit het bestuur naar de leden van de VvE.
Gezien de schaduwboekhouding ga ik er van uit dat er een online platform aanwezig is.
Staat dat platform in jullie VvE dan ook GEHEEL open en inzichtelijk voor de individuele leden zodat zij op hun beurt het bestuur weer kunnen controleren ?
Of wordt de AVG dan ge(mis)bruikt om deze inzage te onthouden?
 

[kv66]

Tjonge, tjonge, tjonge, je let even niet op en er staat weer een sliert aan reacties. Ik wil de discussie niet smoren, maar krijg het gevoel dat het een herhaling van zetten wordt. Niettemin onderstaande.
William schreef:” Met andere woorden, het bestuur/de VvE draagt deze werkzaamheden letterlijk over aan de beheerder”. Het overdragen/delegeren van verantwoordelijkheden is een tricky business, zoals ons bedrijf tot schade heeft moet ervaren 20+ jaren geleden. Maar afgezien daarvan, het moet de notaris een worst zijn wat private partijen afspreken in een beheersovereenkomst. Als ik notaris zou zijn, zou ik alleen een gewaarmerkte verklaring van het bestuur accepteren. Je kan toch niet van een notaris verwachten dat die ook nog even gaat controleren of in de beheersovereenkomst wel is opgenomen dat de beheerder gerechtigd is zo’n verklaring af te geven. De huidige praktijk is, vind ik, aan alle kanten krom. Het werkt wel zolang het goed gaat en misschien gaat het wel in alle eeuwigheid goed, maar krom is het.
Rob schreef:”… in de meest uitgebreide zin en het verstrekken van de nodige specificaties en opgaven aan de eigenaars en het bestuur,….”. Je schrijft het al Rob : ”verstrekken…. aan eigenaars en bestuur”. Geen woord dat de beheerder iets aan derden zou kunnen/moeten verstrekken.
DikOz schreef:” Het verwerkingsregister gaat over persoonsgegevens”. Helemaal mee eens. De discussie gaat ietwat off topic, maar niet helemaal. De rest van die alinea kan ik niet helemaal volgen; maakt verder ook niet zo veel uit. Er is geen verwarring, de notaris moet een door het bestuur uitgegeven verklaring aanhechten. Daar is toch geen woord Spaans bij? De beheerder zou uit zichzelf moeten zeggen: “Dat is een taak voor het bestuur. Aub bestuur hier heeft U de gegevens die gevraagd worden, doe ermee wat U goeddunkt”.
Geheel off topic maar wel interessant Dikoz schreef:” Overigens zou ik, ook van uit projectmanager/manager ervaring zoiets altijd overlaten aan de gedelegeerde, maar wel met een kopie naar de manager ter informatie. En daarna zou ik de gedelegeerde als nodig aanspreken op zijn verantwoordelijkheid de zaken goed af te handelen”. Elk bedrijf heeft zo zijn eigenaardigheden. Maar juist documenten die een juridische impact zouden kunnen hebben, behoorden bij ons tot het domein van de ProjectManager/ProjectDirecteur. Niks kopie ter informatie aan PM, de PM tekende zo’n document met naam en toenaam en niet alleen ‘voor gezien’ maar voor ‘goed gekeurd’.
Rob schreef:” Toch moet er ook een zeker vertrouwen zijn in de beheerder en zou je eigenlijk geen schaduwboekhouding moeten bijhouden om de beheerder te controleren”. Zoals gezegd de penningmeester heeft daar lol in, hij hoeft het niet doen. Maar het is wel heel makkelijk voor ons allen. Ik vertrouw de beheerder blindelings. Dat wil echter niet zeggen dat de beheerder rechtstreeks aan derden gegevens kan verstrekken. Het is toch het bestuur dat de vereniging naar buiten vertegenwoordigd, niet de beheerder. Als je als bestuur niet in staat bent om zoiets te volgen/te controleren moet je je m.i. afvragen of je wel op de goede plek zit. Als je als bestuur tot de conclusie komt dat deze zaken te hoog gegrepen zijn voor een bestuurslid, dan moet je de ALV voorstellen om de beheerder als bestuurder aan te stellen en hem bv laten inschrijven als penningmeester bij de KvK.
Waarom een beheerder. Zekerheid, gezien onze leeftijden en het gebrek aan opvolging (zie onder). En het is in bepaalde opzichten makkelijker voor het huidige bestuur.

@Rob. Openheid van bestuur ook off topic, maar vooruit. Een lastige in ons geval, wij willen wel maar het lukt matig. Dat heeft te maken met de populatie van 75+. Er zijn eigenlijk maar twee mensen die beperkt overweg kunnen met ICT. In het begin kregen alle leden voor de ALV een dik pak papier met alle zaken. Het gesteun en gekreun was niet van de lucht. Wat moeten we met dat pak papier, daar begrijpen we niets van. Er is toen besloten om de papiervloed drastisch in te perken en dat de leden op elk moment van de dag (nou ja, niet midden in nacht) bij het bestuur kunnen aankloppen om inzage in en toelichting op de administratie te krijgen die op het beeldscherm voor staat. Wij hebben directe toegang tot de database van de beheerder en ook natuurlijk in de schaduwboekhouding van de penningmeester. Wij hebben geen website die door de VvE wordt beheerd. Kortom, vanuit het bestuur kunnen de leden alles zien en krijgen, zo nodig op papier. We hebben helaas tot nog toe niemand gezien. De beheerder heeft een website waar de leden kunnen inloggen. Daar is elke week de laatste balans beschikbaar, vergelijkende cijfers (budget vs werkelijk), een formulier met je eigen gegevens, verdeelsleutels, voorschotbijdragen lopend en voor het nieuwe jaar, jaarrekeningen, begrotingen, notulen etc., etc. De beheerder heeft kortgeleden nog maar eens mailing naar iedereen laten uitgaan om deze website onder de aandacht te brengen. Krijg niet de indruk dat het storm loopt. Een aantal documenten bv grootboekrekeningen, contracten zijn vanuit de beheerder standaard alleen voor het bestuur zichtbaar gemaakt. Kan het bestuur aanpassen. Weet niet de reden daarvoor. Moet ik nog eens opvragen bij de beheerder waarom dat is. Maar gezien het bovenstaande zit niemand daarop te wachten.
Vanuit de AVG is er geen enkele grond om geheimzinnig te doen, althans dat vind ik. Aan de andere kant moeten ook de leden er zich van bewust zijn dat gegevens van de VvE niet aan de grote klok gehangen moeten worden. Althans dat vind ik, ik weet jij er anders over denkt. Wij hebben een heel brave VvE die voor het bestuur een makkie is, 100% opkomst bij de ALV (een uitzondering daargelaten), altijd allemaal eens met de voorgestelde jaarlijkse begroting. Ik verzucht wel eens: “waren er maar eens een paar leden die in mijn nek staan te hijgen om te zien hoe er het er allemaal voor staat en wat het bestuur allemaal uitvre…”. In geen velden of wegen zijn die te bekennen. Moeten oppassen dat dit luxeprobleem geen valkuil wordt.

[Dichter]

Uit pure nieuwsgierigheid: over welke omvang van VvE’s hebben jullie het in deze discussie?
Ik ben een groot pleitbezorger van het (liefst zo sticht mogelijk) naleven van de regels en in ons bestuur met afstand het meest recht in de leer. Maar van de besproken problematiek herken ik vrijwel niets. Onze VvE heeft net iets minder dan 30 leden en wij maken geen gebruik van een externe beheerder.
In de discussie over de notaris herken ik helemaal niets. Er zijn de afgelopen jaren meerdere appartementen verkocht (appartementsrechten eigenlijk) en tot nu toe volstond in alle gevallen het beantwoorden van een e-mail van de notaris met wat gegevens over de VvE: hoe hoog zijn de servicekosten, hoeveel is er in kas, en heeft de verkopende partij schulden bij de VvE. Daarnaast werd gevraagd om de laatste notulen. Niks geen handtekeningen, waarmerken of wat dan ook. Het waren verschillende notarissen, dus van toeval lijkt mij geen sprake.
Nogmaals, ik ben heel erg van het naleven van de regels. Maar bij het lezen van de hier gevoerde discussie bekruipt mij het gevoel dat de zaak wel erg ingewikkeld gemaakt wordt (met name voor en door de bestuurders zelf). Vergeet niet dat we het over een VvE hebben. Niet over een organisatie met de omvang en privacy problematiek van bijvoorbeeld Facebook.

[Rob]

Zo off-topic was mijn vraag toch niet?
Helaas zijn er namelijk nog genoeg bestuurders/beheerders die de AVG niet alleen aangrijpen om geen gegevens aan derden te verstrekken maar ook om de eigenaars uit de VvE van informatie te onthouden.
Maar eerlijk is eerlijk, ik ben positief verrast door de wijze waarop jouw VvE met deze zaken omgaat.
Ik vind wel dat je als bestuur nooit voor anderen kan/mag denken m.b.t. de vraag of zij wel of geen waarde hechten aan ‘extra’ informatie.
Zoals je weet vind ik dat binnen de VvE vrijwel alles zichtbaar moet zijn.
Of een eigenaar van die mogelijkheid gebruik maakt is dan zijn eigen keuze.
Voor de huidige eigenaren kan het inderdaad zijn dat zij daar geen behoefte aan hebben.
Nieuwe eigenaren zouden die behoefte of interesse uiteraard wel kunnen hebben.
Maar als ik je goed begrijp worden die op hun wenken bediend, indien gewenst !
“… Een aantal documenten bv grootboekrekeningen, contracten zijn vanuit de beheerder standaard alleen voor het bestuur zichtbaar gemaakt. Kan het bestuur aanpassen.”
Ik blijf dat een vreemde en slechte zaak vinden 😉
“… Vanuit de AVG is er geen enkele grond om geheimzinnig te doen, althans dat vind ik. Aan de andere kant moeten ook de leden er zich van bewust zijn dat gegevens van de VvE niet aan de grote klok gehangen moeten worden. Althans dat vind ik, ik weet jij er anders over denkt.”
Dat is een verkeerde conclusie 😉
Ik vind ook dat je als eigenaar verantwoordelijk en discreet moet omgaan met de informatie van de VvE.
Ik vind wel dat iedereen, dus ook derden, recht heeft op alle informatie die noodzakelijk is, bijvoorbeeld bij de aankoop van een appartement.

Dichter wrote:

In de discussie over de notaris herken ik helemaal niets. Er zijn de afgelopen jaren meerdere appartementen verkocht (appartementsrechten eigenlijk) en tot nu toe volstond in alle gevallen het beantwoorden van een e-mail van de notaris met wat gegevens over de VvE: hoe hoog zijn de servicekosten, hoeveel is er in kas, en heeft de verkopende partij schulden bij de VvE. Daarnaast werd gevraagd om de laatste notulen. Niks geen handtekeningen, waarmerken of wat dan ook. Het waren verschillende notarissen, dus van toeval lijkt mij geen sprake.

Ik vond deze nuance van @dichter ook wel weer even leuk om te lezen.
En dat geldt zeer zeker ook voor zijn laatste alinea en slotzin  😉
 
 

[DikOz]

Dichter wrote:

Uit pure nieuwsgierigheid: over welke omvang van VvE’s hebben jullie het in deze discussie? …………….. tot nu toe volstond in alle gevallen het beantwoorden van een e-mail van de notaris met wat gegevens over de VvE: hoe hoog zijn de servicekosten, hoeveel is er in kas, en heeft de verkopende partij schulden bij de VvE. Daarnaast werd gevraagd om de laatste notulen. ……………..Vergeet niet dat we het over een VvE hebben. Niet over een organisatie met de omvang en privacy problematiek van bijvoorbeeld Facebook.

@Dichter Onze VvE : ca. 30 appartementen.
Wij zijn begonnen met de AVG en ik vroeg mij af of jullie al met de AVG regels werken. Die gelden voor Facebook, maar (helaas?) ook een VvE van 30 appt. Als jullie al zover zijn:

• Hoe staan de die notariszaken dan in jullie register van de verwerkingsactiviteiten?
• En wat is de notaris, een verwerker, met een overeenkomst?
• Hoe worden de persoonsgegevens beveiligd als je email gebruikt?
• Hoe gaat het met de persschoonsgegevens in de notulen, verstrek je die?

Zou mooi zijn wat voorbeelden te hebben, ook van anderen. Scheelt een hoop werk.

[Rob]

DikOz wrote:

Zou mooi zijn wat voorbeelden te hebben, ook van anderen. Scheelt een hoop werk.

Wat dacht je van deze verwerkersovereenkomst van beheerder VvE Metea 😉
Definitie “verwerker ” : een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;
De notaris is wel een verwerker van persoonsgegevens, maar doet dat niet ten behoeve van de VvE.
Hij doet dat ten behoeve van de verkoper en heeft daarvoor gegevens nodig van het bestuur van de VvE, en het bestuur van de VvE is op zijn beurt weer verplicht die gegevens te verstrekken.
Dus geen enkel nut om daar een overeenkomst mee aan te gaan lijkt mij zo.
Wat betreft de beveiliging van de email verplicht de AVG geen specifieke maatregelen, maar vraagt om maatregelen die passen bij het risico.
Je kan je ook afvragen wat het risico is in een VvE wanneer er een mailtje wordt verstuurd waarin een persoonsgegevens is verwerkt !
 

[Rob]

Hoi KV66,
Ik wil graag toch nog even terugkomen op “de schaduwboekhouding”
“… De gegevens die de notaris nodig heeft is een overzichtelijk rijtje. Controle daarvan is geen heksenwerk. Bij ons al helemaal niet, omdat onze penningmeester er lol in heeft een soort schaduwboekhouding bij te houden waar deze gegevens zo uit komen rollen.”
Ik lees in die zin dat jullie penningmeester op zijn PC? dus ook feitelijk bezig is met de verwerking van persoonsgegevens van leden van jullie VvE.
Nu jullie uiteraard heel kritisch zijn naar de overeenkomst met de beheerder t.a.v. de AVG en zijn verantwoordelijkheden daarin staat dat eigenlijk haaks op het bovenstaande.
Ook al doet hij dat wellicht als privépersoon, hij is nu eenmaal mede-bestuurder van de VvE.
Hoe verantwoorden jullie de werkwijze van de penningmeester m.b.t. de AVG ?
 

[kv66]

@Rob.
OK niet off topic. Maar zo nu en dan krijg ik die opmerking en ik sorteer dan ook maar vast voor.
Blij toe dat ik de verkeerde conclusie heb getrokken. Ben het helemaal met je eens. Dan zijn we het alleen maar oneens over welke informatie noodzakelijk is en het tijdstip in het (verkoop) proces waarop die noodzakelijke informatie verstrekt moet worden.
Jammer dat je mijn woorden:” Kan het bestuur aanpassen. Moet ik nog eens opvragen bij de beheerder waarom dat is” niet meeneemt is je beoordeling. Je conclusie: ´ Ik blijf dat een vreemde en slechte zaak vinden”, vind ik wat kort door de bocht. Ik kan het hier en daar best begrijpen dat niet alles op een voor alle leden toegankelijke website beschikbaar is. De info is gewoon te downloaden en ik vraag me af of iedereen daar prudent mee omgaat/kan omgaan. Voor je weet ligt het (elektronisch) op straat en daar heb ik een hekel aan. En in alle redelijkheid, ons grootboek telt 30+ pagina’s waar zelfs een zeer geïnteresseerde leek niet doorheen komt. Het gebruikte programma is nl geschreven door boekhouders voor boekhouders, is voor de overgrote meerderheid van VvE’s een volkomen overkill, en de output is navenant. Toegegeven, paternalistisch, opa weet het beter, maar de vraag die ik van jou niet mag stellen, stel ik toch: ”heeft het toegevoegde waarde om dit vrij te geven”. Ben er nog niet uit, maar dat heeft met AVG niets te maken. En voor het vragende VvE lid draai ik met plezier die 30+ pag uit de printer, ook al weet ik dat het 2 sec later kladpapier is/gaat worden.
Rob schreef: “Ik vind ook dat je als eigenaar verantwoordelijk en discreet moet omgaan met de informatie van de VvE”. De spijker op zijn kop en daar zit nu precies de angel. Wie bepaalt wat verantwoordelijk en discreet is. En als je dat al hebt vastgesteld hoe waarborg je dat dan.
Beetje filosofisch, als alle mensen zich verantwoordelijk en discreet gedragen hebben we helemaal geen wetten en regels nodig en met recht deze AVG niet.
Rob schreef:” Hoe verantwoorden jullie de werkwijze van de penningmeester m.b.t. de AVG”. Niet zo moeilijk, in ons VvE verwerkingsregister staat in welke systemen die gegevens zitten, wat er doel is, en wie de ontvangers zijn. Alleen leden in dit geval. Ik zie niet iets haaks op wat anders staan.

@Dichter
Wij zijn met 12 appartementen. Dat je niets herkent is volkomen begrijpelijk. Bij jullie klopt de notaris automatisch aan bij het juiste adres. Dan is waarmerken overbodig. Maar zodra een notaris, makelaar etc er lucht van heeft dat de VvE een beheerder heeft, wordt het bestuur als (ik overdrijf) onmondig, onnodig behandeld; althans zo komt het bij mij over. Bij ons klopt de notaris bij de beheerder aan, die geeft de informatie. Maar de notaris weet helemaal niet of de beheerder dat wel mag en of het bestuur het met de gegeven info eens is. Ergo, de notaris voldoet niet aan de wet die stelt dat het bestuur een verklaring moet afgegeven. Dat vind ik krom, en voor een notaris onbegrijpelijk, maar anderen hier vinden dat recht. Maar om het te nuanceren, ik lig er niet wakker van.

@dikOz
Ik wil je met plezier onze privacyverklaring etc doen toekomen. Weet alleen niet hoe je op dit forum een e-mailadres kan uitwisselen. Misschien kan de forum moderator (desnoods bij uitzondering) hier iets betekenen; DikOz mag mijn emailadres hebben.
Positie van notaris in de AVG zie opmerkingen van @Rob.
Beveiliging van data moet men altijd in relatie zien met de gevoeligheid van de gegevens en als die dan lekken wat er dan allemaal mee gedaan kan worden. En dat moet je dus zelf allemaal inschatten. En als je dat naar de mening van de AP verkeerd inschat hebt, ben je de klos, maar van tevoren vertellen hoe dat moet doen ze niet. Vandaar dat er allemaal horrorscenario’s worden opgedist en de mensen van de weeromstuit zelfs de naambordjes van het beltableau willen halen. Allemaal flauwekul. De gevoeligheid van de gegevens schat ik laag in, de kans dat een email in verkeerde handen komt als nihil, de gevolgen van lek als zeer beperkt. Ik beveilig niets aan emails, maar let wel op dat dat er in tekst van de mails zo weinig mogelijk gegevens komen. Dus niet als de naam alleen genoeg is, ook nog uit volledigheid het adres maar meegeven. Zal wel helemaal fout zijn, maar we zien het wel.
In de notulen staan (voor)namen en ook huisnummers. Ik zou niet weten wat daar het probleem is, althans zolang er verantwoordelijk en discreet door de leden met de notulen wordt omgegaan. En hoe je dat in hand houdt, ik weet het niet. Maar ik denk dat de AVG helemaal niet bedoeld is voor deze futiliteiten, maar inderdaad voor dataverzamelaars pus sang als de google’s en facebooks van deze wereld. Echter door de kern van wetgeving (die moet voor allen gelijk zijn) worden vooral kleine organisaties de dupe en maken zich ontzettend veel zorgen. Maar facebooks c.s. lachen zich een kriek en gooien er nog een paar honderd juristen tegenaan om door te gaan waar ze mee bezig zijn.
Maar maak je niet al te sappel, zolang de AP aan een dataverzamelaar als Uber voor het lekken van 174.000 NL-datasets een boete uitdeelt van rond €3 per gelekte dataset, maak ik me geen zorgen met max 12 datasets onder de hoede van de VvE. Die €36 euro betaal ik zelf nog wel. Voor de liefhebbers onderstaande links voor nog wat leesvoer.
https://tweakers.net/nieuws/146157/ruim-7000-klachten-ingediend-over-vermeende-schendingen-avg-sinds-invoering-mei.html
https://tweakers.net/nieuws/146225/autoriteit-persoonsgegevens-beboet-uber-voor-te-late-melding-datalek.html

[Auteur]

Berichten