Wij ontkomen er niet aan om een dergelijk systeem te hebben. Maar we volgen daarbij zeer strak de letters van de wet.
We hebben enige tijd geleden toevallig een eigenaar gehad die een procedure wilde starten voor het verwijderen van alle camera’s omdat het besluit niet goed genomen zou zijn. Daar hebben we toen met spoed een extra LV voor afgeroepen waarbij de feitelijke beslissingstekst uit het vorige besluit nogmaals is herhaald, voorzien van zienswijze en een voorbeeld van hoe dat in de afgelopen jaren is uitgevoerd. We hebben bijna unaniem het besluit genomen het eerdere besluit te handhaven, ook met de context van de zienswijze en uitvoering tot op heden. De betreffende eigenaar durfde zijn hand niet op te steken om tegen te stemmen.
Wij hebben als basis wel een uitgedokterd beleidsdocument wat aansluit op de wetgeving. Hieronder zal ik de tekst plaatsen. Let op als je dit over neemt en gaat sleutelen. Elke regel heeft een hele specifieke functie en is doordacht.
Wat ook belangrijk is is bewoording. Voorkom dat er verwarring ontstaat tussen toezicht (live meekijken) en controle/bewaking (achteraf controleren bij incidenten). In het eerste geval is een vergunning nodig en in het tweede geval niet. Met name duidelijkheid brengen in dit verschil zal mensen meer zekerheid geven over privacy.
Voor wat betreft het nemen van een beslissing, het moet inderdaad duidelijk uit de vergaderstukken blijken waar over besloten wordt. Anders kunnen mensen met een machtiging niet goed vooraf een steminstructie geven.
Verder viel me in het oude gedeelde van de posts op dat de TS niet aanwezig was op de ALV. Als bestuurslid vind ik het altijd zeer vervelend als mensen klagen maar niet de geeigende weg volgen en afwezig blijven op het moment dat je het gesprek aan kan gaan. Blijf altijd het gesprek aan gaan daar waar je de mogelijkheid krijgt. Zeker als er meer speelt is aanwezigheid op een ALV cruciaal. Met een goede voorzitter (van de vergadering) kan iedereen goed zijn verhaal doen. Communiceren via brieven en advocaten werkt frustratie in de hand en is zeker niet bevordelijk voor het zoeken naar een oplossing en is bovendien vaak kostbaar voor de overige eigenaren die een dergelijke discussie nutteloos vinden. Immers iedereen heeft een mening.
Succes met de situatie. En voor diegene die hier ook mee te maken hebben hoop ik dat onderstaande hulp kan bieden bij het goed implementeren van videobewaking binnen een VvE.
============
Beleid videobewaking
LET OP: De videobewaking valt onder de wet- en regelgeving zoals deze is beschreven in de “Handreiking Vrijstellingbesluit Videocameratoezicht” welke terug te vinden is op de website van het College Bescherming Persoonsgegevens (http://www.cbpweb.nl/hvb/pages/vwc36.aspx). De wet- en regelgeving is te allen tijde leidend en onderhevig aan wijzigingen.
Doel
Het bewakingssysteem heeft als doel:
– de bescherming van de veiligheid en de gezondheid van bewoners en bezoekers van ons
pand;
– de beveiliging van de toegang tot ons gebouw;
– de bewaking van het gebouw en zaken die zich in het gebouw bevinden;
– het vastleggen van incidenten.
Het systeem is niet bedoeld voor voortdurende controle van natuurlijke personen en zal niet als dusdanig gebruikt worden.
Toegang
De toegang tot het systeem is beperkt tot de leden van het Bestuur van de V.v.E. en diegene die belast is met de bewaking of de verstrekking van de opnames.
Toegestane ontvangers van de opnames
De opnames mogen alleen worden verstrekt aan: degenen, inclusief derden, die:
– belast zijn met de hierboven opgesomde werkzaamheden, of
– leiding geven aan de hierboven opgesomde werkzaamheden, of
– noodzakelijk zijn betrokken bij de hierboven opgesomde werkzaamheden;
– ambtenaren van de politie bij incidenten, indien de gegevensverstrekking noodzakelijk is
voor de goede vervulling van hun publiekrechtelijke taak.
anderen, indien:
– de betrokkene zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend voor de
gegevensverwerking, of
– de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht door
de verantwoordelijke, of
– de gegevensverwerking noodzakelijk is vanwege een vitaal belang van de betrokkene
(bijvoorbeeld een dringende medische noodzaak), of
– de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke
doeleinden. Voorwaarde hierbij is dat de verantwoordelijke ervoor zorgt dat de gegevens ook alleen voor deze specifieke doeleinden verder worden verwerkt.
Bewaartermijn
Er is geen minimum bewaartermijn voor opnames vastgesteld. De opnames zullen maximaal 4 weken bewaard worden. Met uitsluiting van incidenten waarbij een noodzaak is deze beelden langer te bewaren, in dat geval zullen opnames pas verwijderd worden na afhandeling van het betreffende incident.
Contact
Bij vragen en of verzoeken met betrekking tot dit beleid en/of de videobewaking kan contact op worden genomen met de beheerder van de V.v.E.
