Overboeken Reserve(s) & SKW-certificering

  • Dit onderwerp bevat 30 reacties, 4 deelnemers, en is laatst geüpdatet op Geen antwoorden door .
15 berichten aan het bekijken - 16 tot 30 (van in totaal 31)
  • Auteur
    Berichten
  • #3017
    Bob
    Deelnemer

    Hi allemaal,
    Om nog even in te gaan op de 4e post van Carla voor alle duidelijkheid even haar citaten in hun context (het complete door haar aangehaalde artikel 41 lid 3 MR1992).
    Het bestuur beheert de middelen van de vereniging, waaronder begrepen de gelden gereserveerd voor het periodiek onderhoud en de noodzakelijke vernieuwingen als bedoeld in artikel 4 eerste lid, onverminderd het bepaalde in artikel 32. De vergadering kan regelen vaststellen met betrekking tot het beheer van middelen van de vereniging.
    De vergadering kan besluiten de administratie – waaronder dient te worden verstaan het incasseren van alle ontvangsten en het doen van alle uitgaven, het voeren van de boekhouding in de meest uitgebreide zin en het verstrekken van de nodige specificaties en opgaven aan de eigenaars en het bestuur, zoals een en ander nader zal worden geregeld in de desbetreffende overeenkomst – op te dragen aan een door haar aan te wijzen administratief beheerder en onder de voorwaarden als door haar met die beheerder zullen worden overeengekomen.
    Met de context compleet merk ik op dat het bestuur beheert, en dat ook altijd blijft doen en wel onverminderd het bepaalde in artikel 32. Het artikellid geeft aan dat de administratie (hier wordt nadrukkelijk niet het woord beheer gebruikt) kan worden opgedragen aan derden. Daarnaast wordt ook nog eens omschreven wat onder administratie dient te worden verstaan.
    Vriendelijke groet, Bob

    #3018
    Bob
    Deelnemer

    Hi William,
    Ter bevrediging van mijn nieuwsgierigheid nog een vraagje.
    Je stelde:
    Bovenstaande werkwijze wordt door het SKW niet toegestaan. Feitelijk komt de beheerder dus in een situatie waarin geen overboekingen vanaf de spaarrekening gedaan kunnen worden, of men moet het SKW-certificaat opgeven.
    Maakte SKW op dit punt een kritieke, een niet-kritieke of een algemene opmerking? En kun je misschien met ons delen hoe die opmerking luidde?
    Vriendelijke groet, Bob

    #3019
    William
    Deelnemer

    Hoi Bob,
    Het betrof een kritiek opmerking/afwijking. Hoe de opmerking exact is, zal ik komende week even op moeten zoeken. Er stond in ieder geval geen oplossing is, die heeft men na een navraag ook niet gegeven.
    De opmerking betreft de eerder door mij besproken matige technische staat van een VvE, was een algemene opmerking.

    #3021
    Bob
    Deelnemer

    Hi William,
    Dank je voor de aanvulling. We gaan het volgende week zien.
    Je schreef:
    Overigens nog een (naar mijn mening belachelijke) maatstaf die bij de de door mij bedoelde herkeuring werd gebruikt: De beheerder werd op de vingers getikt voor de matige technische staat van een VvE, waarvan de beheerder alleen de financiële administratie doet. Het SKW had hier geen boodschap aan, en gaf aan dat de beheerder de verantwoordelijkheid heeft/had om het bestuur hierop te wijzen.
    In dat verband vraag ik me af of de procedure van de BRL conform onderstaande punt is gevolgd:
    Van het herhalingsonderzoek wordt binnen vier weken na de uitvoering door de certificatieinstelling een rapportage opgesteld. Deze rapportage wordt in concept voor commentaar aan de aanvrager toegezonden. Na (eventuele) verwerking van de opmerkingen van de aanvrager wordt de rapportage definitief gemaakt.
    Als het concept van het rapport heeft voorgelegen is er misschien, en natuurlijk volkomen terecht, een opmerking over gemaakt in die zin dat je beheerders niet moet beoordelen op zaken waarvoor zij door betreffende VvE niet zijn ingehuurd. Zo dat inderdaad is gebeurd ben ik ook wel een beetje benieuwd wat SKW op die terechte repliek/reactie te zeggen had.
    Voor wat betreft de kritieke opmerking zegt de BRL:
    In het geval de beheerder tevens tekenbevoegdheid heeft dient deze tekenbevoegdheid:
    ●conform het gestelde in het modelreglement doch in ieder geval zo mogelijk met een van de leden te zijn en
    ●gebaseerd te zijn op de beheerovereenkomst dan wel een besluit van de vergadering hieromtrent.
    Goed weekend, Bob

    #3026
    William
    Deelnemer

    Goedemorgen Bob,
    Zie hier de ‘kritieke’ opmerking in de eerste rapportage:
    ‘De beheerder heeft niet geborgd dat overboekingen van spaarrekening naar rekening-courant geschiedt met toestemming conform de akten door voorzitter i.c.m. lid alv.’
    In reactie hierop is geloof ik iets gestuurd in de trant van: ‘De beheerder heeft een doorlopende machtiging in het Kamer van Koophandel-register, bovendien is er in de beheerovereenkomst een clausule opgenomen die deze volmacht bekrachtigd, zolang de beheerovereenkomst loopt’.
    Overigens wordt er in elke ALV waarbij niemand zich aanmeldt, de beheerder nogmaals gemachtigd (door middel van een besluit) om overboekingen te doen van spaarrekening naar rekening-courant, tot het moment dat er wel iemand uit de VvE wordt aangewezen.
    De reactie van het SKW: ‘Zo mag het niet’.

    #3027
    Bob
    Deelnemer

    Hi William,
    Dank voor de extra informatie. Begrepen.
    Naar de letter van de BRL heeft SKW gelijk. Het blijft daarmee zoals ik al eerder schreef. Het moet uitvoerbaar zijn om tenminste één eigenaar te vinden die niets meer hoeft te doen dan, op de hoogte met het genomen besluit, en in lijn met een helder vergaderbesluit, een handtekening te zetten, samen met de voorzitter/beheerder. Dat is de minste moeite die ik me binnen een VvE voor kan stellen, en daar is vast iemand voor te porren/vinden.
    Maar het blijft natuurlijk ook zo dat waar niets is de keizer zijn recht verliest.
    Tot slot heeft de algemene opmerking geen enkele consequentie voor het verlengen van het certificaat. Hoe vreemd de opmerking ook is, buiten de beheerder ziet niemand dat, en die opmerking zou ik dan ook voor kennisgeving aannemen.
    Vriendelijke groet, Bob

    #3032
    Rob
    Deelnemer

    In alle modelreglementen is duidelijk aangeven hoe het beheer van de middelen en de beschikking over de gelden in het reservefonds is geregeld.
    Ieder besluit in de ALV om dat op een andere wijze te regelen lijkt mij in ieder geval nietig.
    Ik heb met grote regelmaat kritiek op het SKW certificaat, maar met deze casus krijg ik toch weer een beetje hoop 😉
    Eerlijk gezegd was ik blij te zien dat er binnen de SKW dus goed gelet wordt op de wijze waarop geld van de spaarrekening overgeboekt wordt naar de betaalrekening.
    Wanneer afwijking van die regels geen enkele consequentie zou hebben voor eventuele verlenging van het certificaat, zou ik dat een slechte zaak vinden en voor het certificaat nog minder waarde betekenen.
    Juist het SKW certificaat zou een waarborg moeten zijn voor de VvE en haar leden dat de beheerder geheel werkt volgens de regels zoals vastgelegd in de akte.
    Terecht heeft Carla aangehaald dat banken niet echt bereid zijn om zaken te doen met niet-bestuursleden en daarmee ontstaat er inderdaad een praktisch probleem bij de daadwerkelijke overboeking van die gelden.
    Dat de beheerder gemachtigd wordt voor de daadwerkelijke overboeking kan ik me dan nog wel enigzins voorstellen.
    Het lijkt mij persoonlijk handig als er een formulier in het leven wordt geroepen waarop de voorzitter van de vergadering en de door de vergadering aangewezen eigenaar zijn handtekening kan plaatsen voor accoord van een overboeking uit het reserverfonds.
    De beheerder zou dan uitsluitend de overboeking mogen doen wanneer hij in het bezit is van het getekende formulier.
    Daarmee is naar mijn idee één en ander in ieder geval administratief goed vastgelegd.
    Waarom zou de beheerder de VvE niet kunnen “dwingen” een eigenaar aan te wijzen?
    Hij zou de VvE kenbaar kunnen maken dat het zonder die benoeming onmogelijk is om geld van het reservefonds over te boeken naar de betaalrekening, met als gevolg dat opdrachtnemers niet betaald kunnen worden.
    Dat lijkt mij toch echt een probleem van de VvE, en niet van de beheerder.
    De beheerder voldoet dan nog steeds volledig aan de regels, en aan de eisen van het SKW certificaat op dat gebied.

    #3033
    Nederlandvve.nl
    Sleutelbeheerder

    Hoi Rob,
    Je zegt: ……” Het lijkt mij persoonlijk handig enz. …….” . Precies en dat formulier of als je wilt dat idee vervat in de beheerovereenkomst, daar kan je als bestuur voor zorgen.
    Dit is ook een aanbeveling van Rijssenbeek.
    Zij wijzen op de ‘ ontsnappingsroute ‘;-) m.n. vanwege het feit dat de bestaande regelgeving een potentieel onwerkbare situatie in zich draagt.
    Het komt er op neer ( in die aanbeveling ) dat de vergadering ( naar art. 5: 131 lid 4 BW ) kan/mag komen tot het besluit het bestuur  een beperking op te leggen. In het geval van William ( en bij ons ) zou dat betekenen dat de beperking wordt gegeven aan de administratief beheerder.
    Rijssenbeek doet daarbij de aanbeveling om zowel de banken als de KvK hiervan op de hoogte te stellen middels het doen toekomen van de bewijsstukken van de genomen maatregel.
    Het wordt dan een middel om oneigenlijk gebruik te voorkomen én je voldoet in elk geval aan het méér handtekeningen systeem.
    Verder spreek Rijssenbeek niet over uitsluiting van wie dan ook m.b.t. het mee tekenen. Ik kan mij voorstellen dat wanneer de VvE een geheel eigen bestuur heeft en alle zaken zelf regelt je geen medebestuurders daarvoor vraagt maar 1 of 2 leden. Echter wanneer de vergadering heeft besloten om de volledige procuratie aan de beheerder te verlenen het er niet meer toe doet wie of er mee tekent. Rijssenbeek spreekt dan ook over 1 of 2 personen. Én natuurlijk de reeds genoemde voorzitter.
    ( vermelde gegevens zijn ontleent aan het boek ‘De model-splitsingsreglementen toegelicht.’ Geschreven door mr. N.L.J.M. Rijssenbeek )
    p.s. Volgende week staat deze formule op de agenda, bij ons . 😉
    Met vriendelijke groet,
    Carla.
     

    #3034
    Rob
    Deelnemer

    Hoi Carla, begrijp ik goed dat het wel de bedoeling is dat het betreffende formulier bij iedere overboeking uit het reservefonds opnieuw door de voorzitter en aangewezen eigenaar ondertekend gaat worden?
    Da’s in ieder geval wel mijn insteek 😉
     

    #3035
    Nederlandvve.nl
    Sleutelbeheerder

    Wat mij betreft een juiste gedachten gang @ Rob. Het is, je begrijpt het al…… ook mijn insteek. 🙂
    Formulier kan dan, net als nu bij de facturen gestoken worden. Ook helder voor de kascontrole kommissie.
    Met vriendelijke groet,
    Carla.
     
     

    #3036
    William
    Deelnemer

    Bedankt voor jullie input! Godzijdank speelt dit slechts bij een enkele VvE’s, het merendeel werkt gewoon volgens de regels. Het toeval wilde dat men er precies een VvE uitzocht waar de leden min of meer passief zijn.
    Als er nog vragen zijn over de certificering en/of (her)keuring, laat maar weten, ik weet er nu alles van 😉 😀

    #3037
    Nederlandvve.nl
    Sleutelbeheerder

    Mooi bericht @ William.
    Toch wel lekker hè wanneer de trein op het goede spoor blijft rijden. 😉 Kost soms wat extra inspanning, maar daar worden we allemaal wijzer van. 😉
    Met vriendelijke groet,
    Carla

    #3045
    Rob
    Deelnemer

    ..Bedankt voor jullie input! Godzijdank speelt dit slechts bij een enkele VvE’s, het merendeel werkt gewoon volgens de regels.
    Hoi William, ik zou het dolgraag met je eens zijn, maar……
    ik ben juist bang dat er maar hééééél weinig VvE’s zijn waarin de overboekingen vanaf het reservefonds conform de akte is geregeld !
    Maar ik hoop natuurlijk dat ik er naast zit 😉

    #3046
    William
    Deelnemer

    Hoi Rob,
    Haha ja dat weet ik bijna wel zeker. Ik had het alleen even over de VvE’s in de portefeuille waar ik bij betrokken ben ;). Overigens gaan we in combinatie met Twinq een pilot starten om deze zaken ‘conform de akte’ door middel van de software juridisch correct te kunnen regelen.

    #3047
    Rob
    Deelnemer

    “…. Overigens gaan we in combinatie met Twinq een pilot starten om deze zaken ‘conform de akte’ door middel van de software juridisch correct te kunnen regelen.
    Kijk, dat vind ik nu mooie berichten 🙂

15 berichten aan het bekijken - 16 tot 30 (van in totaal 31)
  • Je moet ingelogd zijn om een antwoord op dit onderwerp te kunnen geven.