Fraude in VvE’s; veel voorkomend maar wel te voorkomen

Vrijwilligers stelen jaarlijks miljoenen euro’s meldt NOS in januari van dit jaar. Meestal is de penningmeester de dader. Ook Verenigingen van Eigenaars (VvE ‘s) lopen een risico: niet alleen de penningmeesters en andere bestuurders, maar ook professioneel VvE-beheerders zouden misbruik kunnen maken van de vaak aanzienlijke spaartegoeden van VvE’s. Fraude kan tijdig ontdekt worden door een goed functionerende kascommissie, maar ook de jaarlijkse VvE-vergadering speelt een rol in het constateren en voorkomen van fraude.
In dit artikel bespreken we enkele veel voorkomende soorten fraude en stippen we kort aan hoe het voorkomen kan worden. De voorbeelden komen niet voort uit een eventueel crimineel brein van de auteur, maar zijn voorbeelden die wij zelf werkelijk tegen zijn gekomen en waarover we via de VvE-vraagbaak en ons meldpunt zijn geïnformeerd.

Valse facturen

Een vaak voorkomende manier om geld van de VvE te verduisteren is door valse facturen te sturen. Een niet-bestaand bedrijf, een bedrijf dat met dit doel is opgericht of een malafide onderneming, stuurt een factuur naar de VvE voor werkzaamheden die niet zijn verricht. De factuur vermeldt bijvoorbeeld herstel lekkage of diverse timmerwerkzaamheden. Het bedrijf is vaak actief betrokken bij de fraude door samen te werken met de bestuurder die het brein is achter de actie. Ook kan het voorkomen dat facturen dubbel betaald worden (eenmaal door de ene en eenmaal door de andere VvE) waarna de bestuurder of beheerder verzoekt het door één VvE teveel betaalde bedrag terug te storten op zijn privé rekening.
Deze vorm van fraude lijkt op de welbekende fraude met spooknota’s en kan ontdekt worden door ervoor te zorgen dat er een dubbele administratie bestaat. Bijvoorbeeld dat naast het bestuur of de beheerder ook de voorzitter van de vergadering bijhoudt welke werkzaamheden zijn verricht, door welk bedrijf en wat de daaraan verbonden kosten zijn.

Valse jaarrekening

Om frauduleuze afschrijvingen te verbloemen wordt vaak de jaarrekening vervalst. Op de jaarrekening staan dan bijvoorbeeld bepaalde betalingen vermeld die in werkelijkheid anders zijn. Zo kan het zijn dat een voor een bestuurder betaalde privé-factuur of contante opname geboekt wordt als Kosten elektra. Ook komt het voor dat in de jaarrekening vermelde bedragen, bijvoorbeeld het banksaldo op de balans, niet strookt met de werkelijkheid. De frauduleuze afschrijving wordt dan buiten de boeken gehouden, maar het banksaldo moet dan vervalst worden zodat de getallen kloppend blijven.
>Om deze vorm van fraude te voorkomen, zal de kascommissie altijd ook de originele bankafschriften moeten controleren. Niet alleen de afschriften die het begin- en eindsaldo vermelden, maar ook alle tussenliggende afschriften.

Valse bankafschriften

Om kascommissies en kritische VvE-leden om de tuin te leiden, komt het voor dat bankafschriften vervalst worden. Vaak worden dan kopieën overgelegd omdat dan minder snel te zien is dat er sprake is van een vervalsing: kopieën zijn namelijk vaak zwart-wit, hebben geen bedrukte achterzijde, et cetera. Om dit te voorkomen, of te ontdekken, zal de kascommissie altijd om de originele bankafschriften moeten vragen en mag zij geen genoegen nemen met kopieën. Als er desondanks twijfel bestaat kunnen bij de bank gewaarmerkte afschriften opgevraagd worden.

‘Zand-in-de-ogen-fraude’

Een manier om de kascommissie en andere VvE-leden om de tuin te leiden is door te doen alsof de VvE een verrichte betaling werkelijk moest doen. Zo komt het voor dat VvE-bestuurders hun eigen WOZ-belasting en andere eigenaarsbelastingen uit de VvE kas betalen waarna ze vertellen dat de VvE vanzelfsprekend ook belasting moet betalen. De factuur ontbreekt dan meestal in de administratie. Ook komt het voor dat de VvE betalingen doet aan een incassobureau of tussenpersoon van een creditcard-maatschappij in verband met een vordering op de bestuurder of beheerder in privé. Aan de betalingstransactie is dan – net zoals bij bestellingen op internet via iDeal – meestal niet direct te zien wie de schuldeiser is en de fraudeur doet alsof er niks aan de hand is. Vaak wordt tijdens een vergadering desgevraagd opgemerkt dat het uitgezocht moet worden.
Deze vorm van fraude kan voorkomen of ontdekt worden door altijd iedere betalingstransactie aan de hand van een originele factuur, beschikking of incasso-brief te controleren. Bij twijfel kan door middel van handig Google-en de naam van het bedrijf achterhaald worden of de tenaamstelling van de factuur.

Eenvoudige diefstal

Als laatste voorbeeld noemen we de ‘eenvoudige’ diefstal. Zo komt het voor dat bestuurders met de bankpas van de VvE duizenden euro’s pinnen in het casino of simpelweg grote bedragen naar hun eigen rekening overmaken. Deze fraude wordt vaak snel ontdekt maar kan desondanks grote gevolgen hebben.
Deze vorm van fraude is te voorkomen door te werken met het verplichte twee-handtekeningensysteem en door het maximaal met de pinpas op te nemen bedrag op €0,00 te zetten.

Kascommissie

Helemaal voorkomen van fraude is nagenoeg onmogelijk. Wel is het mogelijk om ervoor te zorgen dat frauduleuze praktijken geen jaren voortduren. In dat kader is allereerst van belang dat de jaarstukken ieder jaar door de kascommissie gecontroleerd worden. Wordt deze regel door de VvE aan de laars gelapt, dan kan het goedkeuringsbesluit vernietigd worden door de rechter. Tijdens VvE-vergaderingen kunt u constateren of de gang van zaken en controle door de kascommissie correct is geweest. De kascommissie zelf zal altijd scherp moeten blijven op de mogelijkheid van fraude en kan gebruik maken van dit artikel om alert te worden en te blijven.

Dit bericht is geplaatst op  woensdag 22 januari 2014.

Reacties


Discussiëren over dit onderwerp? Ga naar het VvE-Forum op VvE-Forum.nl

10 reacties over “Fraude in VvE’s; veel voorkomend maar wel te voorkomen

  1. Jan Harmes schreef:

    Bij onze Vve wekt het frauduleus bestuur ook samen met de beheerder. Beheerder “wist”niet dat een kascommissie verplicht was, wil gedechargeerd worden maar op de stukken die ik krijg staat de balans gedateerd op 28 december en zijn daarna nog boekingen gedaan enz.
    Wat te doen??

  2. Colin schreef:

    Een beheerder die niet weet dat een kascommissie verplicht is, zou onmiddellijk ontslagen moeten worden. Als individuele eigenaar krijg je dit alleen voor elkaar als je dit voorstel voor de agenda van een ledenvergadering aanlevert en daarvoor genoeg medestanders weet te mobiliseren.

  3. Ellen schreef:

    In mijn VvE is bedrog en valstheid in geschrifte schering en inslag. Niet gemeenschappelijke kosten worden wel berekend. Kascommissie krijgt geen inzage in volledige administratie, dan na inschakelen advocaat. Er blijken geen contracten, offertes en schoonmaakovereenkomsten en s-schema’s te bestaan volgens de voorzitter. Het bestuur bestaat uit slechts 1 voorzitter. Dezelfde man is ook beheerder en voorzitter van de vergadering en probeert iedere controle te vermijden. De 18 leden krijgen geen offertes ter stermming, notulen worden niet naar waarheid verslagen etc. etc. Voorzitter geeft geld uit uit het reservefonds die niet terug te lezen zijn in de Jaarrekeningen etc. Ik word hier moedeloos van, de ‘verdeel en heers’ methode wordt toegepast.
    Rest mij uitsluitend de weg van rechtszaken.

  4. Marliek schreef:

    Hoi Ellen,

    Inzage kun je afdwingen via de kantonrechter. Bovendien moet jouw VvE een verplichte kascommissie hebben bestaande uit twee leden van de VvE. Bestuurder én tegelijkertijd voorzitter zijn mag alléén bij een meerkoppig bestuur.

  5. Marliek schreef:

    Bovendien, de vergadering van eigenaren is het hoogste orgaan. De bestuurder is in dienst van jullie. Zijn al die leden naïef ofzo?

  6. Ellen schreef:

    inderdaad, alle leden slapen door ouderdom of domheid en geven de voorzitter alle vertrouwen. Ik ben de enige die vragen stelt. De rechtelijke uitspraken worden niet toegepast. Ik heb mijn flat verkocht en heb een hele dure les geleerd. Er is geen recht in VVE-land.

  7. Hannes schreef:

    Wij huren het kasko van een woningbouwvereniging en beheren de inbouw als huurdersvereniging (meer dan 120 leden) en doen als vereniging het onderhoud en de huuradministratie. Sinds 2006 doet het verenigingsbestuur alsof zij het pand (inbouw) bezit en winstgevend aan het maken is en strijken onbekende sommen (zwart) geld op als servicekosten, bonussen en loon. Corrupt bestuur dus, maar de leden slapen en willen niets doen. Als lid krijg ik geen inzage in de loonadministratie van de bestuursleden. Hoe kan je fraude binnen een verenigingsbestuur (juridisch) aanpakken? Door een fraude accountant? Hoe organiseer je dat als lid van de vereniging/klokkenluider zonder direct geroyeerd en op straat gezet te worden? Het bestuur en de leden zijn onwillig.

    1. Hannes schreef:

      Zelfde situatie als bij Ellen

  8. Zorg dat je als VvE een SKW certificaat bekomt conform BRL5013, en neem een beheerorganisatie die SKW certificaat conform BRL5016 kan tonen. Alle interne VvE procedures alsmede de methode van werken van de beheerder worden dan getoetst aan de Akte van Splitsing en het Model Reglement en aan de wet en regelgeving volgend Burgelijk Wetboek.

  9. Anoniemuis schreef:

    Zelfs in een kleine VvE (3 leden) wordt gefraudeerd. Hoe: koop een appartement waar groot onderhoud gepland staat (bijv fundering, dak, gevel). Wordt dikke maatjes met VvE-lid die het (eveneens) niet zo nauw neemt, zodat je een meerderheidsstem hebt. Contracteer bevriende aannemers waar je een deal mee kan maken (factuur verhogen en het verschil cash laten uitbetalen). Roep steeds tegen het VvE-lid in de minderheid, dan ga je maar naar de rechter, als er voor de zoveelste keer een loopje wordt genomen met de reglementen van de VvE (geen besluiten toch doen, creatief notuleren, informatie achterhouden, etc). Daar sta je dan.
    De kantonrechter is nog laagdrempelig uit proces-economisch oogpunt (vernietigbare besluiten). Vaker heb je de rechter nodig (vernietiging van besluiten) en zonder advocaat kan dat niet. Het kost je veel tijd, geld en energie en het bederft het woongenot dermate dat je geen andere optie hebt dan te vertrekken.

Reageren op dit artikel kan hieronder.
Wilt u discussiëren of heeft u een vraag? Surf dan naar VvE-Forum.nl

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Alle velden gemarkeerd met * moeten worden ingevuld.